• Publiée le 19 janvier 2012
    La Fondation de l'Hôpital de Montréal pour enfants

    Coordonnateur(trice) événements spéciaux La Fondation de l'Hôpital de Montréal pour enfants

    (English version below)
    La mission de La Fondation de l’Hôpital de Montréal pour enfants est de soutenir l’excellence des soins prodigués aux jeunes patients de l’Hôpital de Montréal pour enfants, du Centre universitaire de santé McGill. Depuis 1973, grâce au soutien de ses généreux donateurs, qui contribuent soit directement ou par le biais de ses quelque trois cents événements annuels, la Fondation supporte l’avancement de l’enseignement et de la recherche, l’achat d’équipements médicaux de pointe, ainsi que la réalisation d’un grand nombre de programmes au Children.

    La Fondation est présentement à la recherche d’un(e): Coordonnateur (trice) événements spéciaux

    Description du poste
    Poste: remplacement de congé de maternité à temps plein – contrat de 1an et demi
    Rémunération: concurrentielle, excellents avantages sociaux
    Date d’embauche: immédiate

    Sous la supervision de la Directrice principale des événements spéciaux et des groupes communautaires, le ou la Coordonnateur(trice)événements spéciaux joue un rôle de première importance dans l'organisation et le suivi d’événements-bénéfice majeurs à la Fondation, en plus d’assister et de conseiller les organisateurs bénévoles d’événements organisés au bénéfice de La Fondation de l’Hôpital de Montréal pour enfants. Ce travail sera basé sur le développement de solides relations de travail avec les organisateurs et les bénévoles.

    Ses principales responsabilités comprennent entre autres:
    • Créer et développer d'excellentes relations de travail avec les organisateurs d’événements-bénéfice, les différents comités et bénévoles.
    • Offrir du support aux organisateurs à chaque étape du processus d’organisation d’événements
    • Représenter la Fondation lors d’événements (y compris les soirs et les week-ends)
    • Étudier les propositions d'événements, conseiller et appuyer les instigateurs, fournir le matériel promotionnel et les informations nécessaires aux organisateurs et bénévoles
    • Travailler en étroite collaboration avec les comités de bénévoles et les organisateurs d’événements tiers, et selon les besoins et le niveau d’implication dans l’événement:
    ­ -Planifier, animer, assister aux réunions
    ­ -Rédiger les procès-verbaux et en faire les suivis
    ­ -Établir les objectifs, échéanciers, budgets
    ­ -Développer et/ou appliquer les stratégies de partenariats et commandites
    ­ -Assister/former les organisateurs tiers
    • Voir à la minimisation des coûts par dollar soulevé pour tous les événements.
    • Participer au déploiement des stratégies de communications et marketing pour supporter le succès et la notoriété des événements et de la Fondation.
    • Traiter les dons et faire les suivis administratifs nécessaires afin de s’assurer que les sommes reçues sont acheminées vers les programmes choisis
    • Faire l’analyse post-mortem des événements: retombées des dons, suggestions de modifications à apporter s’il y a lieu, satisfaction des intervenants, potentiel de croissance, etc.
    • Préparer la correspondance nécessaire telles les lettres de sollicitation et de remerciement, et autres documents pertinents
    • Contribuer à l’amélioration continue du département à travers les processus et outils de travail de l’équipe des événements spéciaux et l’apport de nouvelles idées de développement.
    • Maintenir une excellente relation avec le personnel de l’Hôpital de Montréal pour enfants.

    Qualifications professionnelles
    Le candidat doit:
    • Avoir fait ses preuves en tant qu'organisateur professionnel d'événements spéciaux, idéalement au sein de fondations ou d’organismes sans but lucratif – minimum 5 ans d’expérience
    • Avoir la capacité de gérer plusieurs projets simultanément (grande aptitude à planifier et à prioriser) et de travailler dans un environnement exigeant et sans cesse en développement
    • Solide habileté en développement de réseaux de contacts, mobilisation d’équipe et capacité à motiver les bénévoles et organisateurs
    • Avoir la capacité à travailler de façon autonome aussi bien qu’en équipe
    • Démontrer une grande flexibilité et sens de l’adaptation.
    • Être détenteur d’un baccalauréat ou équivalent, majeure en gestion et/ou marketing un atout
    • Grande aisance dans l’utilisation de la suite Microsoft Office, accompagnée d’une solide connaissance des bases de données (connaissance de Raiser's Edge un atout)
    • Maîtriser le français et l’anglais à l’oral et à l’écrit, et aisance à parler en public.

    Pour poser votre candidature
    Nous vous invitons à faire parvenir une lettre de présentation ainsi que votre curriculum vitae à: info@fhme.com avant le 10 février 2011.

    Toutes les candidatures reçues seront traitées de façon strictement confidentielle.
    Veuillez noter que seules les personnes rencontrées en entrevue recevront une réponse.

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    Special Events Coordinator

    The mission of the Foundation is to support excellence in care at The Montreal Children’s Hospital of the McGill University Health Centre. Since 1973, thanks to the support of its generous donors who give either directly or through one of the 300 community events held each year, the Foundation has facilitated the advancement of teaching and research, the purchase of cutting edge medical equipment, and the creation of many programs at The Children’s.

    The Foundation is currently seeking to fill the position of Special Events Coordinator

    Job Description
    Position: Maternity leave replacement; full-time, 18-month contract Salary: Competitive, with excellent benefits Starting date: immediately

    Reporting to the Director of Special Events and Community Groups, the Special Events Coordinator plays a key role in the organization of major Foundation fundraisers in addition to assisting and advising third party event volunteer organizers with a view to building solid donor relationships.

    Main responsibilities include but are not limited to the following:
    • Creating and developing excellent working relationships with third party event organizers, and various volunteer committees
    • Supporting third party event organizers during event organization
    • Representing the Foundation at events (including during evenings and weekends
    • Reviewing event proposals, advising and assisting organizers, and providing organizers and volunteers with necessary information and promotional material
    • Working closely with volunteer committees and organizers of third party events in the following areas, as needed:
    ­ -Planning, conducting and attending meetings
    ­ -Writing up minutes and doing follow up
    ­ -Establishing objectives, deadlines and budgets
    ­ -Developing and/or applying partnership and sponsorship strategies
    ­ -Assisting or training third party event organizers
    • Minimizing cost per dollar raised for events
    • Applying communication and marketing strategies for sustained success of the Foundation’s events
    • Processing and overseeing follow-up of gifts to ensure they are correctly designated
    • Carrying out post-event analyses: spin-off effects of donations, possible improvements, participant satisfaction, growth potential, etc.
    • Attending to correspondence, including solicitation letters, thank-you letters, and other relevant documents
    • Contributing to the continued enhancement of the Special Events Team through improvement of processes and tools, and injection of new ideas
    • Maintaining excellent working relations with staff at The Children’s.

    Qualifications
    The candidate should possess:
    • A proven track record as a professional event organizer, ideally within a foundation or non-profit organization – at least 5 years
    • The ability to manage several projects simultaneously (capacity to plan and prioritize), and meet the demands of a continuously growing environment
    • Superior networking and motivational skills
    • Ability to work both independently and as part of a team
    • Capacity to be flexible and adapt to new situations
    • A bachelor’s degree or equivalent; a major in management or marketing would be an asset
    • Excellent computer skills (Microsoft Office) and knowledge of fundraising databases (familiarity with Raiser’s Edge would be an asset)
    • Proficiency in both spoken and written French and English and facility with public speaking.

    To Apply for this Position
    Please send your CV and a letter of introduction to info@mchf.com before February 10, 2011. All applications will be treated as confidential. Please note that only those selected for an interview will receive a response.