Tel le scénario d’un mauvais film — mais réaliste — sous-exploitant le talent d’une pléiade d’acteurs de renom (bonjour Contagion de Steven Soderbergh, présentement trending sur Netflix), la pandémie du coronavirus terrifie et fait des ravages sans précédent à notre ère. Des mesures drastiques ont été prises par nombre de pays, assénés par le virus qui sévit depuis plusieurs semaines sur les 5 continents. Ce qui semblait lointain il y a peu de temps est venu frapper à nos frontières. Coup dur pour toutes industries confondues : zoom sur le secteur événementiel, qui doit composer avec annulations et reports d’événements allant jusqu’en 2021.
« What a f*ckin’ year this week has been »
Plus rien ne va dans l’industrie événementielle. C’est avec de sincères regrets que des organisations ont été forcées à annuler des événements et, ultimement, congédier leur personnel. Les Championnats du monde de patinage artistique a été l’un des premiers happenings d’envergure à devoir abort the mission et le Cirque du Soleil a licencié 95 % de ses troupes. Plus près de notre industrie, The One Club a transposé sa Creative Week en ligne, C2 Montréal a reporté son événement à l’automne, les galas Idéa de l’A2C sont reportés à l’automne, les Lions de Cannes sont aussi reportés en octobre et la Semaine numériQC est reportée en 2021 — bref, ça tombe comme des mouches. Triste saison printanière et estivale en vue ?
Micah Desforges, fondateur et CEO de Tribu Expérientiel, a dû réduire ses effectifs et revoir les projets à venir de la boîte, puisque tous les événements de mars à mai ont été annulés ou reportés à 2021. En effet, la boîte a été amenée à faire des mises à pied temporaire et ne garder que le core interne afin de travailler sur la relance et épauler ses clients. Dès que la crise est survenue, l’équipe de Tribu s’est attelée à la tâche pour prendre des nouvelles de ses collaborateurs. « Nous avons pris contact avec nos clients, partenaires financiers et fournisseurs pour leur offrir notre soutien », mentionne-t-il.
Micah Desforges, fondateur et CEO de Tribu Expérientiel
Immersive Productions a quant à elle conservé son équipe, qui était constituée de 4 personnes. Événements sur la glace, reportés ou annulés oblige, Joannie Bergeron, productrice et fondatrice de la boîte événementielle, a cependant été contrainte de mettre sur pause ses collaborateurs proches et pigistes. « On est en mode adaptation constante, indique-t-elle. Les annulations et les reports impliquent beaucoup d’incidences sur tout ». Comme Tribu, Immersive Productions a appelé sa clientèle pour prendre le pouls de la situation. « La première étape était d’appeler tous nos clients pour faire l’état des lieux et prendre le pouls, savoir comment l’humain allait en premier, poursuit-elle. La deuxième étape était de fournir des key points et un échéancier de prise de décisions afin de permettre aux clients de s’accrocher à une structure simple et efficace tout en les accompagnant émotionnellement ».
Joannie Bergeron, productrice et fondatrice, Immersive Productions
L’agence Mosaic abonde dans le même sens que ses pairs. Dès que la crise s’est abattue, ses premières manœuvres étaient de s’assurer que tout le monde était en sécurité et apte à travailler de sa demeure. « Avoir une fréquence de contact autant avec nos clients qu’avec nos employés est primordial pour rester au fait de leur réalité et voir si sans la situation actuelle nous pouvons faire quoique ce soit pour aider, relate Anthony Pelletier, directeur, service-client et opérations. En marketing, il est important de ne pas avoir l’air opportuniste pour nos clients dans une période de crise et de demeurer pertinent ».
Anthony Pelletier, directeur, service-client et opérations, Mosaic
Prête à toute éventualité, « que ce soit un retour en avril ou plus tard », l’agence convoite un prompt retour à la normale. « Nous avons hâte de reprendre le cours normal de nos activités, car nous avions un beau momentum pour l’année à venir avec une présence dans tous les événements sportifs et musicaux à Montréal », continue-t-il. Idem pour Immersive Productions : « ça devait être une bonne année dans un contexte de croissance », se désole-t-elle.
Questionné si Mosaic a eu à remercier une partie de son personnel, Anthony nous assure que non. Du moins, pour l’heure actuelle : « Nous ne sommes pas à l’abri de cela considérant l’incertitude qui nous guette par rapport aux événements d’envergure. Toutefois, nous tenons et voulons conserver notre talent en place ».
Jean-Félix Lamarche, chef de son pour une compagnie montréalaise de cirque contemporain, admet que ses collègues et lui avaient de la difficulté à voir
« l’ampleur de la chose », mais très rapidement, ils ont compris que « ça allait durer longtemps ». Il avoue que lorsque le gouvernement Legault avait annoncé la fermeture de toutes les salles de spectacles et de tous rassemblements, c’était le désarroi et la panique dans son domaine. « J’ai croisé une dizaine de collègues qui capotaient parce que tous leurs gigs se faisaient canceller les uns après les autres. Tout le job planifié pour un mois, voire même plus, annulé en quelques heures. C’était l’angoisse totale », se remémore-t-il. Celui qui devait être en tournée à long terme se considère chanceux d’avoir des économies et des chèques de paie qui lui reste à encaisser. Son plus grand défi actuellement ? « Ne pas trop s’emmerder… mais à long terme, se trouver un boulot ».
Le moral, comment va-t-il lui ?
« Ça va “bien”, parce qu’on a 70 % d’événements reportés versus 30 % d’annulés. On y va un jour à la fois et on mise sur la communication constante, la franchise et l’authenticité des échanges », confie Joannie.
Jean-François Grenier, vice-président, service client chez Mosaic, mise sur l’importance de l’ouverture d’esprit et prendre les choses au quotidien. « Le moral est bon dans les circonstances. En expérientiel, on veut être proactif et prévoir l’impensable, mais dans le contexte actuel, il faut être réactif et être prêt à toutes les éventualités pour le bien-être de nos gens et de nos partenaires ».
Jean-François Grenier, vice-président, service client chez Mosaic
« Mosaic a aussi mis sur pied différentes initiatives pour garder le moral : cours de gym virtuel, Netflix party, 5@7 Zoom meeting, concours interne pour stimuler les troupes et surtout garder contact. Ça fonctionne et c’est l’occasion de témoigner de beaucoup d’originalité ! », partage Anthony.
Pour rassurer son équipe, Micah a fait des appels individuels pour annoncer la nouvelle, envoyé des courriels hebdomadaires sur le suivi des projets et avancement de la situation. « On a aussi un groupe Facebook pour des discussions plus légères et garder contact. On a justement organisé un cyber vins et fromages jeudi en vidéoconférence ! ».
« Ces temps plutôt exceptionnels amènent une solidarité et un esprit d’équipe que nous n’aurions probablement jamais vu, en raison du télétravail et que nous sommes tous dans la même réalité. En pleine synchronicité. On se voit dans nos maisons, tous en mou et avec les clients qui ont leurs enfants dans la même pièce. Étonnamment, ça rapproche tout le monde ! », ajoute Jean-François Grenier.
« S’en sortir sans sortir »
Que nous réserve l’après-crise, car il va forcément y en avoir une ? « Notre équipe planifie l’après depuis le jour 1. La planification des projets est faite avec un échéancier, donc l’équipe pourra reprendre ses tâches aussitôt que nous aurons les confirmations de la reprise des activités. Nous restons en contact avec nos partenaires et fournisseurs afin de comprendre leur réalité et nous adapter au besoin. Avec la plus grande précaution, nous gardons espoir que les activités reprennent cet été », mentionne Anthony.
« On est en plein dans ce genre de discussions avec nos collaborateurs et notre équipe toujours en poste. L’important est de garder nos gens au courant, en santé, et préparer la relance. On participe à plusieurs web-conférences et on pense lancer une session de brainstorm hebdomadaire via vidéoconférence ouverte à tous dans le milieu de l’évènementiel. À suivre », révèle le fondateur de Tribu Expérientiel.
« De mon côté, on a eu des reports jusqu’en décembre. Il y aura forcément des répercussions à l’automne, qui sera fort occupé à cause des productions déjà prévues au calendrier en plus de celles décalées, expose Joannie. On a des plans B-C-D, jusqu’à la dernière lettre de l’alphabet s’il le faut, déjà mis en place pour l’automne ». La fondatrice d’Immersive Productions ajoute qu’au jour le jour, son équipe et elle font des brainstorms créatifs. « On en profite pour s’inspirer, se former, etc. C’est un temps qu’on n’a habituellement pas, alors profitons-en pour être créatif et structurer la business ».
Chez Mosaic, l’agence a adopté une approche « dans le doute, let’s over communicate ». « Ainsi, on fait des rencontres d’information plus étoffées, on partage la situation telle qu’elle est et avons pris l’engagement de tout faire pour conserver nos équipes intactes, poursuit Anthony. Pour cela, nous développons des projets qu’on a appelés des “missions internes”. Il s’agit de projets qui sont toujours mis de côté, car on focalise sur nos mandats. Pour les rôles qui sont affectés par la diminution temporaire des affaires, on en profite pour écrire nos études de cas, développer de meilleures pratiques d’archivages, mieux s’équiper pour présenter nos expertises émergentes, refondre notre modèle de gestion du matériel, etc. Ça fonctionne non seulement dans le but de conserver nos talents, mais tout le monde trouve cela stimulant ».
« En ce moment, j’ai vraiment peur que le milieu culturel au complet soit chamboulé dans le monde entier et qu’il y ait carrément moins de job sur le long terme. Frontières fermées, créations de show cancellées, festivals annulés. Même après la crise sanitaire, c’est la crise économique qui va frapper le milieu et ma plus grande angoisse est d’être obligé de changer de métier », conclut Jean-Félix.
Nous ne ressortirons certes pas indemnes de ce traumatisme collectif, et rien n’augure une vie comme « avant », mais souhaitons-nous tous que #ÇaVaBienAller.
