Silent partners Studio est à la recherche d'un.e coordinateur.trice de studio expérimenté.e et organisé.e pour notre studio de Montréal. Le.a coordinateur.trice de studio veille au bon déroulement des activités quotidiennes du studio en gérant les processus administratifs, la mise à jour des statuts RH, la logistique interne, la coordination des pigistes, l’assistance aux déplacements et le fonctionnement des bureaux.

Ce poste joue un rôle central dans l’organisation de la production et des opérations du studio, en veillant à ce que la communication soit fluide, que les ressources soient suivies, que les factures et la documentation soient traitées dans les délais, et que l’environnement du studio reste propre, fonctionnel et accueillant.

Le.la coordinateur.trice de studio assure une vue d’ensemble sur les effectifs, la logistique des projets et les systèmes internes, tout en soutenant la direction dans la continuité des processus, la coordination et les besoins opérationnels quotidiens.

Rôle et responsabilités
Opérations du studio

• Coordonner les opérations quotidiennes du studio afin de garantir un environnement de travail propre, organisé et efficace;
• Gérer les fournitures de bureau, les achats et les relations avec les fournisseurs;
• Coordonner l’entretien, les réparations, les services de nettoyage et les besoins liés aux locaux;
• Réceptionner et distribuer les livraisons et les envois;
• Entretenir les espaces communs, les salles de réunion, la cuisine et les fournitures d’accueil;
• Accueillir les invités, les clients, les pigistes et les nouveaux membres de l’équipe;
• Gérer les boîtes de réception administratives partagées et les communications générales du bureau.

Production (Coordination des ressources et des flux de travail)

• Suivre et mettre à jour la disponibilité des artistes et des pigistes;
• Passer en revue les projets en cours et s’assurer que les absences et les présences sur site sont bien prises en compte dans le statut RH;
• Surveiller les dates d’expiration des contrats des pigistes et communiquer les renouvellements nécessaires;
• Participer à la rédaction des contrats de services et à l’intégration des pigistes;
• Apporter un soutien à la mise en place des projets, notamment en ce qui concerne les dossiers, les canaux de communication et les systèmes;
• S'assurer que les membres de l'équipe ont accès à tous les outils, fichiers et ressources nécessaires;
• Apporter un soutien à la planification des ressources et au suivi des factures dans Asana;
• Garder une vue d'ensemble des pénuries de personnel, des problèmes de charge de travail et des besoins à venir;
• Assister les équipes de production dans la logistique des déplacements sur site;
• Vérifier les accords de service finalisés et identifier les factures manquantes dans l'outil de suivi des factures;
• Assurer le suivi auprès des équipes de production et de comptabilité concernant les soumissions en attente.

Soutien entre les divers départements

• Assurer la liaison opérationnelle entre les équipes de production, de conception, techniques, d’exploitation et de direction;
• Aider la direction à affiner les processus, les modèles et la documentation des équipes;
• Soutenir la mise en œuvre et la maintenance des systèmes de flux de travail internes;
• Coordonner les réunions de l’équipe de production;
• Rédiger et envoyer la note hebdomadaire du studio en collaboration avec le responsable de la communication;
• Soutenir les processus d’évaluation des pigistes;
• Répondre aux candidatures spontanées;
• Mettre à jour les profils des pigistes dans Asana;
• Planifier et coordonner les réunions d’évaluation;
• Contribuer à identifier rapidement les obstacles, les informations manquantes ou les goulots d’étranglement dans les flux de travail.

Soutien administratif et des logiciels

• Assurer la vérification de l’enregistrement quotidien des heures par les designers;
• Veiller à ce que les statuts RH sur Asana soient clairs et entièrement à jour;
• Harmoniser les agendas des dirigeants lorsque cela est nécessaire;
• Ajouter les tâches liées au télétravail et signaler les incohérences;
• Calculer les heures de récupération des employés et mettre à jour les banques d’heures de congé;
• Apporter un soutien au rapprochement comptable, au suivi des factures, à leur envoi et aux relances;
• Assurer le soutien logistique lié à l’intégration et au départ des collaborateurs;
• Tenir à jour les dossiers des pigistes, clients et fournisseurs;
• Aider à organiser les procédures opérationnelles standard (SOP), les modèles, les outils de suivi et la documentation des processus.

Qualifications

• 2 à 4 ans d'expérience dans un poste de coordination de projet et/ou de production visuelle ;
• Maîtrise du français et de l'anglais à l'écrit et à l'oral ;
• Maîtrise de la suite MS Office (Word, Excel), de l'écosystème Mac ainsi que de Google Suite (Gmail, Google Sheet, Drive), Slack, Frame IO, Dropbox, Asana.
• Connaissance de la production de contenu, de la postproduction vidéo et des technologies des nouveaux médias et de leurs atouts ; 
• Expérience dans la constitution d'équipes avec des ressources internes ainsi qu'avec notre réseau externe ; 
• Capacité démontrée à mener plusieurs tâches de front, à travailler sous pression et à faire partie d'une équipe.
• Disponible pour travailler en dehors des heures de bureau ;
• Intérêt marqué pour les arts de la scène, la conception de contenu créatif, les arts numériques et les nouvelles technologies. 

Compétences et expérience

• Excellentes compétences en matière d'organisation et de gestion ;
• Faire preuve d'un leadership positif ;
• Débrouillardise, autonomie et forte capacité d'apprentissage ;
• Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois et à établir des priorités de manière efficace ; 
• Flexibilité face au changement ; 
• Très bien organisé.e et soucieux.se du détail ;
• Réflexion stratégique pour identifier et résoudre les problèmes
• Solides compétences interpersonnelles pour assurer la collaboration avec les membres des différentes équipes et les fournisseurs externes.
• Capacité à faire preuve de discrétion et de discernement.
• Autonomie et capacité à travailler de manière indépendante en suivant des instructions générales
• Être proactif, flexible et dynamique et posséder de solides compétences organisationnelles
• Capacité avérée à rester calme sous pression
• Comprendre et apprécier le travail en équipe
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite ;
• Forte éthique de travail.

Conditions de travail

• Poste en présentiel
• Contrat à durée indéterminée à temps plein
• Couverture d'assurance collective incluant un service de télémédecine après 3 mois
• Droit aux congés payés dès la première année d'emploi
• Environnement de travail créatif, dynamique et au rythme soutenu
• Code vestimentaire décontracté
• Collations et boissons quotidiennes
• Date d’entrée de fonction : dès que possible

Date limite de dépôt des candidatures : dimanche, 19 juillet 2026