Coordonnateur ou coordonnatrice pigiste, Communications événementielles – 48 HEURES VÉLO 
Durée du contrat : du 1er avril au 30 septembre 2026 (6 mois) 
Service : Communications stratégiques 
Relève de : Directrice, Communications stratégiques 
Lieu : Télétravail + en personne du 17 au 20 septembre 2026 à l’Aérocité internationale de Mirabel 

1. Aperçu du contrat 

Make-A-Wish | Rêves d’enfants Canada recherche un coordonnateur ou une coordonnatrice pigiste, Communications événementielles d’expérience pour appuyer la planification, le développement et le déploiement des communications de l’édition 2026 du 48 HEURES VÉLO. La personne occupant ce poste devra produire des communications claires, invitantes et conformes à l’image de la marque, coordonner le contenu et les éléments de production événementielle, et favoriser la mobilisation des participant·es, partenaires et parties prenantes. Ce rôle exige un excellent sens de l’organisation, une grande autonomie et une bonne capacité à travailler dans un environnement événementiel au rythme dynamique et soutenu. 

2. Portée et livrables 

A. Planification des communications et gestion de projet 

  • Mettre au point le plan de communication de l’événement et le tenir à jour au long de la période de six mois. 
  • Participer à des réunions périodiques de planification avec les équipes internes; prendre en considération les commentaires et modifier l’échéancier, au besoin. 
  • Coordonner la création, l’approbation et la distribution du contenu avec l’équipe nationale des communications. 
  • Assurer la liaison entre les ambassadeurs et ambassadrices, les enfants et les familles de rêve, les présidents et présidentes d’honneur et les partenaires externes. 
  • Produire et mettre à jour le matériel destiné aux participant·es, y compris :  
    • Le guide de participation 
    • Les outils et ressources de partenariat 
    • Le matériel sur l’événement destiné au personnel et aux partenaires 
    • Veiller au respect de l’image de la marque dans l’ensemble du matériel et des communications. 

B. Production événementielle (déroulement et soutien à la régie) 

  • Planifier le déroulement détaillé du segment principal du spectacle « 8 à 9 », notamment :  
    • Développer le concept et la trame 
    • Recommander des familles de rêves (en collaboration avec l’équipe des rêves) 
    • Préparer les profils des familles ainsi que les notes, les signaux et le minutage pour la personne animatrice 
    • Créer des versions adaptées aux parties prenantes externes et internes 
  • Rédiger et peaufiner le contenu des discours pour :  
    • Les membres du personnel 
    • Les enfants et les familles de rêve 
    • Les partenaires, les invités spéciaux et les invitées spéciales 
  • Créer une présentation PowerPoint bien soignée pour le segment du « 8 à 9 »
  • Préparer le déroulement et les notes d’allocution pour le cocktail 
  • Assurer la régie technique sur le site de l’événement (du 17 au 20 septembre)

C. Création de contenu 

  • Créer du contenu bilingue et inspirant pour les infolettres, les pages Web, les mises à jour aux donateurs et donatrices et les communications aux participant·es (rédaction, édition, formatage). 
  • Appuyer la création de contenu pour les réseaux sociaux, au besoin (textes, éléments visuels, prise de photos et enregistrement de vidéos). 
  • Assurer la conformité du contenu lié à l’événement avec le ton, la voix et l’image de marque de Make-A-Wish | Rêves d’enfants Canada. 

D. Mobilisation des participant·es, partenaires et familles 

  • Préparer et breffer les familles de rêve, participant·es, ambassadeurs et ambassadrices :  
    • Communications avant l’événement 
    • Séances de préparation en groupe et individuelles pour les passages sur scène 
  • Recruter, breffer et coordonner les photographes et les vidéographes :  
    • Séances d’information avant l’événement 
    • Liste bilingue de prises de vue et document détaillant les moments clés 
    • Supervision et direction sur place 
  • Appuyer la création et la gestion des concours à l’intention des participant·es, notamment le choix des prix. 

E. Responsabilités relatives à la langue française 

  • Superviser les besoins de traduction et coordonner le travail avec l’équipe de traduction. 
  • Veiller à la publication du contenu bilingue en temps opportuns, à l’interne comme à l’externe. 

F. Analyse et production de rapports 

  • Produire un rapport de communication après l’événement qui comprend des indicateurs de rendement clé.
  • Repérer le contenu et les histoires de collecte de fonds qui ont obtenu les meilleurs résultats. 
  • Formuler des recommandations pour améliorer les communications de l’édition 2027. 

3. Exigences pour le poste 

  • Capacité à travailler sur place, à Mirabel, du 17 au 20 septembre. 
  • Maîtrise du français et de l’anglais (à l’oral et à l’écrit). 
  • Grande autonomie et proactivité; capacité à gérer le site de l’événement de manière indépendante. 
  • Forte capacité à rester calme, à s’adapter et à trouver des solutions pendant le déroulement de l’événement. 
  • Expérience en communications, en production événementielle, en régie ou dans un domaine connexe. 

4. Échéancier des livrables (général) 

Avril 

Plan de communication; mise à jour de Donor Drive; premières versions du matériel destiné aux participant·es et aux partenaires; premières ébauches du contenu. 

Mai-juin 

Création de contenu; mise à jour du guide de participation; planification du travail de traduction; plan du déroulement du spectacle; recrutement des photographes et des vidéographes. 

Juillet 

Premières ébauches des discours; version finale du déroulement du spectacle; version 1 de la présentation PowerPoint; préparation des séances d’information pour les participant·es. 

Août 

Versions finales du matériel de communication; révision des versions 2 et 3 de la présentation PowerPoint; approbations des parties prenantes; séances d’information avant l’événement. 

Septembre (pré-événement) 

Versions finales des scénarios; préparation technique; version finale de la présentation PowerPoint; coordination photo et vidéo. 

Septembre (sur place du 17 au 20) 

Direction de l’événement sur le site; soutien à la régie; signalisation; coordination. 

Fin septembre 

Rapport d’analyse après l’événement; recommandations pour 2027. 

5. Charge de travail estimée

En moyenne : Environ 20 à 25 heures par semaine (peut varier selon les échéanciers). 

Période de pointe : Jusqu’à 40 heures la semaine de l’événement (du 15 au 21 septembre). 

6. Rémunération et conditions 

Les personnes retenues doivent avoir une entreprise enregistrée et facturer leurs services directement à Make-A-Wish | Rêves d’enfants Canada. Taux horaire entre $45-$50.

Cette offre d'emploi n'est plus disponible.