Détails du poste

Lieu de travail : Québec (trois jours / semaine en présentiel)
Supérieur immédiat : Directeur de l’administration
Horaire : Temps plein (35-40 h/semaine)

Description de poste
Sous la supervision du Directeur de l’administration, l’adjoint(e) administratif(ve) agit comme pivot organisationnel de l’entreprise. Vous assurerez un soutien administratif stratégique à la direction tout en étant responsable de la gestion quotidienne du bureau, du bon fonctionnement des opérations internes et de la coordination administrative entre les équipes, les fournisseurs et les partenaires externes.

Tâches principales
Soutien à la Direction générale (30%)

Gérer l’agenda de la direction générale (planification de réunions, priorisation, suivis);
Participer à la prise de notes des réunions de direction et de gouvernance et assurer le suivi des décisions, actions et échéances qui en découlent;
Supporter la direction générale dans l’avancement de dossiers, rappels, et toutes autres communications qui requièrent un suivi;
Appuyer la coordination d’événements internes (formations, activités d’équipe, réunions trimestrielles, club social, etc);
Rédiger, relire et mettre en forme divers documents administratifs, ententes de partenariat, rapports internes ou communications officielles;
Maintenir à jour les modèles de contrats et de politiques de LPDV;
Maintenir un haut niveau de confidentialité et de professionnalisme;

Soutien à l’administration et finances (30%)

Effectuer la conciliation bancaire en collaboration avec le contrôleur;
Participer au suivi de la facturation, à la préparation des dépôts, et à la mise à jour des registres financiers;
Soutenir la direction dans la préparation de rapports administratifs et de suivi de dossiers;
Gérer les demandes internes de dépenses, remboursements, rétrofacturations et approbations;
Répondre aux appels téléphoniques, aux courriels entrants et aux demandes générales des clients et partenaires du département administration;

Gestion du bureau (20%)

Assurer le maintien d’un environnement de travail sain au bureau et effectuer les suivis nécessaires en cas de non-respect des pratiques établies;
Assurer le bon fonctionnement quotidien du bureau (fournitures, équipements, espace de travail);
Veiller à un environnement de travail professionnel, organisé et fonctionnel;
Gérer les relations avec les fournisseurs (services, entretien, télécommunications, technologies, etc.);
Superviser les contrats de services liés au bureau et en assurer le suivi administratif;
Coordonner la logistique des réunions internes, événements d’équipe et rencontres externes;
Assurer une présence au bureau de Québec et s'assurer que le matériel est en ordre et accueillant pour les employés, les clients et les visiteurs;

Soutien au développement des affaires (20%)

Préparer et envoyer les contrats de services et ententes avec les clients;
Assurer un suivi administratif des comptes clients (documents, signatures, informations à jour);
Aider à la mise à jour des bases de données (CRM, outils de gestion interne, base de données des organisateurs);
Soutenir les initiatives de marketing (envois postaux, suivi de partenaires, mise à jour de listes de contacts);
Toutes autres tâches selon les besoins

Compétences et aptitudes

Capacité à travailler en équipe;
Sens de l’organisation pour soi et pour les dirigeants qu’il/qu'elle supporte;
Professionnalisme et respect de la confidentialité;
Capacité à maintenir un environnement de travail sain;
Capacité à communiquer clairement les attentes au bureau;
Bilingue (français et anglais) à l’oral et à l’écrit.

Exigences pour le poste

Diplôme en administration, bureautique, comptabilité ou autre domaine connexe.
Expérience pertinente (2 ans ou plus) dans un rôle administratif polyvalent.
Excellentes habiletés de communication orale et écrite (français impeccable).
Maîtrise des outils bureautiques (Google Workspace ou Microsoft 365, Excel, CRM, QuickBooks ou équivalent).
Rigueur, discrétion et grand sens de l’organisation.
Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément dans un environnement dynamique.
Intérêt pour l’industrie du divertissement, de la culture ou des technologies (un atout).

Salaire
À discuter selon expérience

Bénéfices

Un horaire flexible;
Un environnement de travail collaboratif et stimulant;
Des opportunités de développement professionnel et de formation continue;
Une politique de vacances généreuse;
Des congés sans solde possible à tout moment, selon les besoins;
Une conciliation travail-famille;
Un programme d’avantages sociaux sur mesure;
Un service de télémédecine;
Un programme d'aide aux employé·e·s;
Un programme de REER;
Une allocation de télétravail;
Billets d'événements partenaires gratuits;
Club social.

Lieu de travail
La personne sera appelé·e à travailler à notre bureau de Québec situé au 688 Charest est.

L’employé·e a la flexibilité de travailler de son domicile ou au bureau. Il devra par contre se rendre au bureau un minimum de 3 jours par semaine.

À propos de Lepointdevente.com
Lepointdevente.com est une plateforme de billetterie et de gestion d’inscriptions en pleine croissance, reconnue pour sa robustesse technologique et son expertise dans l’industrie de l’événementiel.

Nous menons actuellement plusieurs chantiers technologiques structurants et souhaitons renforcer notre capacité à livrer, finaliser et faire converger les efforts de nos équipes techniques.

Pour postuler
Si ce défi vous intéresse et que vous correspondez au profil recherché, veuillez faire parvenir votre curriculum vitae via le formulaire.

Nous remercions à l’avance tous les candidats.es de leur intérêt. Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.