Rôle
Le ou la titulaire du poste apportera un soutien administratif, technique et logistique à différents niveaux pour notre équipe-conseil ainsi qu’un soutien à la réception. La personne recherchée doit avoir de bonnes aptitudes en gestion de temps et en organisation du travail, et faire preuve de rigueur et de minutie.
Principales responsabilités
- Gérer les agendas et diverses réservations
- Faire certains suivis de courriels
- Préparer des documents dans différents formats (Word, Excel, PowerPoint)
- Rédiger de courts textes (courriels, etc.)
- Réviser divers textes, laïus et bilans sommaires
- Mettre à jour différentes banques de données (listes de clients/invités, biographies etc.)
- Coordonner les envois et les colis
- Préparer les ouvertures de mandats et les bons de commande
- Vérifier et consolider les cartes de crédit
- Gérer les entrées et les approbations de temps, de dépenses et de factures
- Fournir un soutien logistique lors de nos événements (activités de développement professionnel, conférences, activités sociales, etc.)
- Remplacer (en présentiel) notre réceptionniste pour les vacances annuelles, les congés de maladie et les lunchs. Les principales fonctions à la réception sont liées à l’accueil des clients et des fournisseurs, la gestion des envois par messager, le suivi des demandes au service de gestion de l’immeuble et la réception des appels
- Effectuer toute autre tâche administrative liée au bon déroulement de l’entreprise
Exigences
- Diplôme en secrétariat ou en techniques de bureautique
- Trois ans d’expérience comme adjoint(e) administratif(-ive) ou expérience pertinente
- Maîtrise de la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit
- Connaissance fonctionnelle de l’anglais
- Maîtrise d’Office 365
- Connaissance de Teams et de SharePoint, un atout
- Expérience en agence ou en services professionnels, un atout
Qualités personnelles recherchées
- Esprit d’équipe et de collaboration
- Sens aigu de l’organisation et des responsabilités
- Capacité à travailler efficacement sous pression
- Proactivité, engagement et flexibilité
- Souci du détail et rigueur dans le travail accompli
Avantages et conditions
- Emploi permanent
- Formule hybride (3 jours en présentiel, 2 jours en télétravail – sauf dans le cas des remplacements à la réception)
- Bureaux fermés entre Noël et le Jour de l’an
- Congés de maladie
- Assurances collectives après 3 mois
- Accès au programme de transport en commun pour les entreprises jusqu’en août 2023
- 70 % de rabais sur l’abonnement annuel à Bixi
- Programme de bonis pour performance exceptionnelle de la Firme après 6 mois
- Téléphone cellulaire mis à votre disposition
- Activités sociales