Cimaise est présentement à la recherche d’un nouveau collaborateur motivé et dynamique pour joindre les rangs de son équipe de Montréal à titre d’Adjoint administratif de projets. Poste permanent localisé en bordure du canal de Lachine et du Marché Atwater en mode hybride (3 jours au bureau, 2 jours en télétravail), la personne sélectionnée travaillera en collaboration avec l’équipe et les chargés de projets de la firme d'architecture au quotidien.

Responsabilités

A titre d’adjoint administratif de projets, la personne sélectionnée sera appelée à soutenir les chargés de projets dans leurs tâches en assurant le suivi des dossiers administratifs des différents projets en cours de réalisation :

Assister les surveillants des travaux dans leurs tâches administratives de chantier ;
Entrées, suivi et mise à jour de données relatives à la coordination des projets (certificat de paiement, directives, avenants, suivi des quittances, etc.) ;
Effectuer un suivi avec les divers intervenants quant aux documents manquants ;
Préparer des correspondances et des rapports, en assurer le formatage ;
Procéder aux ouvertures de dossiers de projets dans le système ;
Revoir des documents contractuels, en vérifier l’orthographe et en assurer la distribution ;
Rédiger les comptes rendus de réunion et notes de visites de chantier selon les directives du surveillant de chantier ;
Assister l’équipe d’architecture lors d’émissions de documents (impression, préparer les envois) ;
Apporter le support nécessaire aux membres de l’équipe lorsque requis ;
Planification de rencontres, incluant la logistique associée ;
Assurer l’accueil et l’intégration des nouvelles ressources ;
Accueillir les visiteurs, répondre et acheminer les appels téléphoniques, courriels, courrier, etc. ;
Classer, associer et archiver les documents (physique et numérique) ;
Effectuer les commandes de papeterie et fournitures de bureau.

Compétences recherchées

Être à l’aise avec les chiffres, les calculs simples et Excel ;
Dynamisme, autonomie, rigueur et sens de l’organisation ;
Leader positif auprès des collègues de travail et des intervenants ;
Initiative, professionnalisme et souci du détail ;
Curiosité et désir d’apprendre ;
Habileté à travailler sur plusieurs projets et capacité de travail sous pression.

Exigences

Diplôme d’études en administration et/ou bureautique ou expérience équivalente ;
Expérience de 2 à 3 ans dans un poste de soutien administratif ;
Excellente maîtrise des logiciels Word, Excel, Outlook et Acrobat ;
Excellente maîtrise du français (oral et écrit) ;
Une connaissance intermédiaire de l’anglais et du milieu de l’architecture et de la construction peut être un atout.

Avantages

Salaire compétitif en fonction de l’expérience ;
Café, chocolat et fruits frais à profusion ;
Câlin de notre gros toutou tous les matins (on a un chien au bureau!) ;
Horaire de travail de 35h/semaine ;
Programme d’assurances et REER collectifs ;
Un environnement dynamique et créatif ;
Bureau de Montréal situé près du marché Atwater en bordure du canal de Lachine ;
Métro Place St-Henri à 7 minutes de marche

Toutes les candidatures seront évaluées avec intérêt !

Faire parvenir votre curriculum vitae et lettre de motivation via le formulaire.