Adjoint·e administratif·ve de projets

Montréal
Temps plein
Cette offre d'emploi n'est plus disponible.

Cimaise est présentement à la recherche d’un nouveau collaborateur motivé et dynamique pour joindre les rangs de son équipe de Montréal à titre d’Adjoint administratif de projets. Poste permanent localisé en bordure du canal de Lachine et du Marché Atwater en mode hybride (3 jours au bureau, 2 jours en télétravail), la personne sélectionnée travaillera en collaboration avec l’équipe et les chargés de projets de la firme d'architecture au quotidien.

Responsabilités

A titre d’adjoint administratif de projets, la personne sélectionnée sera appelée à soutenir les chargés de projets dans leurs tâches en assurant le suivi des dossiers administratifs des différents projets en cours de réalisation :

  • Assister les surveillants des travaux dans leurs tâches administratives de chantier ;
  • Entrées, suivi et mise à jour de données relatives à la coordination des projets (certificat de paiement, directives, avenants, suivi des quittances, etc.) ;
  • Effectuer un suivi avec les divers intervenants quant aux documents manquants ;
  • Préparer des correspondances et des rapports, en assurer le formatage ;
  • Procéder aux ouvertures de dossiers de projets dans le système ;
  • Revoir des documents contractuels, en vérifier l’orthographe et en assurer la distribution ;
  • Rédiger les comptes rendus de réunion et notes de visites de chantier selon les directives du surveillant de chantier ;
  • Assister l’équipe d’architecture lors d’émissions de documents (impression, préparer les envois) ;
  • Apporter le support nécessaire aux membres de l’équipe lorsque requis ;
  • Planification de rencontres, incluant la logistique associée ;
  • Assurer l’accueil et l’intégration des nouvelles ressources ;
  • Accueillir les visiteurs, répondre et acheminer les appels téléphoniques, courriels, courrier, etc. ;
  • Classer, associer et archiver les documents (physique et numérique) ;
  • Effectuer les commandes de papeterie et fournitures de bureau.

Compétences recherchées

  • Être à l’aise avec les chiffres, les calculs simples et Excel ;
  • Dynamisme, autonomie, rigueur et sens de l’organisation ;
  • Leader positif auprès des collègues de travail et des intervenants ;
  • Initiative, professionnalisme et souci du détail ;
  • Curiosité et désir d’apprendre ;
  • Habileté à travailler sur plusieurs projets et capacité de travail sous pression.

Exigences

  • Diplôme d’études en administration et/ou bureautique ou expérience équivalente ;
  • Expérience de 2 à 3 ans dans un poste de soutien administratif ;
  • Excellente maîtrise des logiciels Word, Excel, Outlook et Acrobat ;
  • Excellente maîtrise du français (oral et écrit) ;
  • Une connaissance intermédiaire de l’anglais et du milieu de l’architecture et de la construction peut être un atout.

Avantages

  • Salaire compétitif en fonction de l’expérience ;
  • Café, chocolat et fruits frais à profusion ;
  • Câlin de notre gros toutou tous les matins (on a un chien au bureau!) ;
  • Horaire de travail de 35h/semaine ;
  • Programme d’assurances et REER collectifs ;
  • Un environnement dynamique et créatif ;
  • Bureau de Montréal situé près du marché Atwater en bordure du canal de Lachine ;
  • Métro Place St-Henri à 7 minutes de marche

Toutes les candidatures seront évaluées avec intérêt !

Faire parvenir votre curriculum vitae et lettre de motivation via le formulaire.

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