Identification de l’emploi
Division : Systèmes d’information (SI)
Supérieur immédiat : Directeur associé, Systèmes d’information
Statut : Permanent, temps plein (35h/ semaine)
Période d’affichage : Du 19 mai au 5 juin 2022
Entrée en poste : Dès que possible

À propos du CCA
Le Centre Canadien d'Architecture (CCA) est un centre international de recherche et un musée fondé sur la conviction que l'architecture est un sujet d'intérêt public. Attentif aux mouvances culturelles contemporaines, le CCA s'appuie sur sa grande collection, ses expositions, ses programmes et ses activités de recherche pour être la voix prépondérante dans l'avancement des connaissances et dans la promotion de la compréhension du public. Le CCA est également à la source des nouvelles idées et des débats sur l'architecture, sur son histoire, sa théorie, sa pratique et son rôle dans la société d'aujourd'hui.

Sommaire de l’emploi
Les responsabilités de ce poste comprennent la coordination de l'ensemble des échéances des projets des systèmes d’information (SI). Plus spécifiquement, le poste comprend la coordination du suivi des projets, au sein de la division SI et des divisions du CCA, l'inventaire et l'échange d'informations, ainsi que le suivi budgétaire. Le candidat doit également assurer la coordination avec les fournisseurs de la division SI, les divisions du CCA et répondre aux besoins évolutifs de l'organisation. Le candidat sera également appelé à participer à l'organisation et à la réalisation d'activités de formation relatives aux systèmes d’information.

Principales responsabilités de l’emploi
Coordination et projets

Préparer et assurer la distribution et le suivi de la planification et des calendriers des projets des systèmes d'information de chaque division du CCA
Effectuer le suivi des projets avec le Directeur associé, SI et les autres divisions dans la préparation des budgets, des échéanciers, des mises à jour, des présentations et des communications pour les systèmes d’information
Coordonner le budget annuel et la planification financière de la division des systèmes d’information, y compris les factures, les contrats et les ententes avec les fournisseurs.
Préparer les chartes de projet, la définition du champ d'application, la planification des ressources et la feuille de route en discussion avec le directeur associé, SI.
Coordonner et participer à la préparation des appels d'offres, des documents et des contrats, et gérer les ententes contractuelles pour les projets SI
Réviser les documents légaux (ententes, contrats, approbations, etc.) nécessitant la signature du directeur associé, SI, et apporter les corrections nécessaires au préalable
Gérer les paiements et les factures des fournisseurs, les ententes commerciales, la coordination avec la division Administration et innover en matière de suivi et contrôle
Travailler en collaboration avec le directeur associé, SI, et d'autres divisions pour mettre en œuvre et contrôler des processus de travail efficaces et organiser les opérations de la division, tout en documentant les procédures, les politiques et en développant des guides de meilleures pratiques
S'assurer d'être à jour sur l’avancement des projets de la division

Tâches administratives

Assister le directeur associé, SI, dans les opérations quotidiennes et dans le contrôle et le suivi des budgets des projets de la division
Coordonner les questions administratives avec le directeur associé, SI, et traiter les dossiers confidentiels liés à la planification budgétaire
Rédiger et/ou collaborer à la production de divers rapports, procès-verbaux, mémos, documents et correspondance institutionnelle ainsi qu'à la préparation de présentations visuelles et de résumés exécutifs
Organiser des réunions divisionnaires et inter divisionnaires, compiler les documents nécessaires et les distribuer aux participants
Travailler en collaboration avec les coordinateurs administratifs de l'organisation sur les différents projets de l'institution
Tenir à jour une base de données des intervenants de divers fournisseurs
Soutenir l'intégration des nouveaux membres du personnel dans la division en assurant la liaison avec la division Personnes et Culture
Tenir à jour le dossier d'abonnement au SI et procéder aux renouvellements à l’échéance

Qualifications requises pour l’emploi

Niveau de scolarité : Baccalauréat en administration ou dans un domaine pertinent ou formation en gestion d'organismes culturels, en coordination de projets ou tout autre diplôme connexe.
Certification PMP or Prince 2 est un atout
Nombre d’années d’expérience requis : 3 à 5 ans en coordination de projet ou dans un rôle administratif et de planification
Maîtrise du français et de l'anglais écrits et parlés, capacité à rédiger et à réviser des documents et des contrats
Compétence en matière de chiffres et de statistiques
Capacité à illustrer les données financières de manière schématique et simplifiée
Excellente connaissance d'Excel et de MS-Office, de la suite Adobe, de In Design, ou équivalent
Connaissance de la méthodologie de gestion des projets, du budget et des échéanciers
Capacité à travailler sous pression et à gérer des délais serrés
Rigueur et souci du détail
Grande attention portée aux documents sensibles et confidentiels
Flexibilité pour évoluer dans un environnement de travail multiculturel et international

Veuillez soumettre votre candidature (CV et lettre de présentation, en français ou en anglais) via le formulaire par courriel, au plus tard le 5 juin 2022, à l’attention de la division Personnes et Culture du Centre Canadien d’Architecture, 1920, rue Baile, Montréal (Québec) H3H 2S6. Seuls les candidats retenus seront contactés. Veuillez ne pas téléphoner.

Le CCA a une politique d’équité en matière d’emploi et encourage la diversité. Le CCA invite toute personne possédant les compétences mentionnées dans l’affichage de poste à soumettre leur candidature. L’utilisation du genre masculin n’a pour but que d'alléger le texte et comprend tous les genres.

Pour connaître toutes les opportunités d’emploi au CCA, visitez notre site web au www.cca.qc.ca