Sommaire du poste : Sous la responsabilité de la coordonnatrice administrative, l’adjoint.e à l’administration effectue des tâches liées à l’administration générale, à la comptabilité et au soutien à la direction administrative dans un objectif de fonctionnement efficace des activités de l’entreprise.

Principales responsabilités

Assurer l’accueil au bureau, la prise d’appels téléphoniques et la gestion de la boîte courriel général;
Effectuer différentes tâches de soutien liées aux activités de l’entreprise (par exemple, feuille de travail, validation des taxes, calendrier de paiements, demandes de permis de réunion, etc.);
Adresser des communications spécifiques en lien avec les activités du Festival (par exemple, lettre d’invitation et de remerciement, demande de soutien financier, etc.);
Assurer la responsabilité de toutes les étapes entourant la réalisation des rabais-restaurants;
Gérer et assurer l’approvisionnement du matériel de bureau (par exemple : papeterie, café);
Recruter les chauffeurs et planifier leurs activités et leurs déplacements afin de combler les besoins de l’équipe;
Effectuer les réservations d’hébergement des invités durant la période du Festival;
Participer aux rencontres d’équipe ainsi qu’aux rencontres avec le supérieur immédiat et effectuer les suivis appropriés;
Rédiger les comptes rendus des réunions d’équipe hebdomadaires;
Tenir à jour le classement des documents administratifs;
Assurer le support informatique auprès de l’équipe interne tel que le support des équipements, la mise à jour et les sauvegardes des données;
Accomplir toute autre tâche qui lui sera confiée par la coordonnatrice administrative.
Effectuer certaines opérations comptables pour le Festival international de la chanson de Granby et le Réseau national des Galas de la chanson;
Valider, coder et saisir les factures des fournisseurs dans le logiciel comptable Avantage;
Préparer les chèques pour les fournisseurs, les faire approuver, les faire signer et les expédier;
Préparer la facturation des comptes clients en collaboration avec le supérieur immédiat;
Préparer les dépôts bancaires;
Effectuer la gestion de la petite caisse;
Collaborer à la préparation du dossier annuel de la vérification comptable;
Accompagner le supérieur immédiat dans les demandes de subventions et de parachèvements;
Imprimer et classer les rapports fiscaux de fin d’année.
Collaborer à la rédaction et aux suivis des ententes de partenariats;
Coordonner le dossier des entreprises partenaires « Amis du Festival » en collaboration avec la direction;
Collaborer avec les membres de l’équipe interne afin de répondre aux besoins et à la réalisation des activités de l’organisme;
Collaborer aux tâches administratives reliées au recrutement (par exemple, préparation et diffusion de l’offre d’emploi);
Procéder à l’ouverture et la fermeture des dossiers administratifs des employés;
Rédiger les procès-verbaux de la Fondation du Festival de la chanson de Granby;
Agir en tant que conseillère professionnelle auprès de la coordonnatrice administrative;
Contribuer au maintien d’un climat de travail positif, mobilisant et propice à la réalisation des activités de l’entreprise (par exemple, proposer des idées d’activités).

Qualifications requises

DEP en comptabilité ou formation équivalente;
Avoir un minimum de trois ans d’expérience pertinente;
Maîtrise de la Suite Office;
Connaissance du logiciel comptable Avantage (un atout);
Maîtrise parfaite de la langue française à l’oral et à l’écrit (5/5);
Détenir un permis de conduire valide

Compétences recherchées

Approche centrée sur le service à la clientèle;
Rigueur et souci de la qualité du travail accompli;
Capacité de gérer efficacement son temps et ses priorités;
Autonomie et suivis des résultats;
Flexibilité et disponibilité durant la période du Festival en août;
Intégrité, discrétion et respect de la confidentialité;
Capacité d’analyse et de synthèse;
Esprit vif, ouvert et créatif;
Capacité de travailler harmonieusement en équipe multidisciplinaire;
Bonne gestion du stress;
Capacité de travailler dans un environnement en constant changement.

Notre offre !
Faire partie d’une équipe passionnée et dynamique, axée sur la recherche et le développement de l’artiste et de projets innovateurs dans le respect du patrimoine culturel. Notre équipe est guidée par des valeurs fondamentales d’intégrité, de détermination, de communication, de qualité et de plaisir.

Faites-nous part de votre intérêt en acheminant votre CV et une lettre de motivation via le formulaire au plus tard le 1er juin 2022.

Seuls les candidats (es) sélectionnés (es) pour une entrevue seront contactés (es). www.ficg.qc.ca