Coordonnateur·trice des événements

Montréal
Temps plein
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À PROPOS DE NOUS
La Fondation OSMO est un organisme à but non lucratif dont la mission est de soutenir la croissance, le développement et le rayonnement mondial de l’écosystème des startups de Montréal. En 2011, la Fondation OSMO créé la Maison Notman, un campus de 30 000 pieds carrés qui offre une infrastructure physique et une communauté aux innovateurs et entrepreneurs montréalais. À chaque année, la Maison Notman accueille plus de 8,000 visiteurs à travers les nombreux événements qu’elle accueille où qu’elle organise. 

COORDONNATEUR.RICE DES ÉVÉNEMENTS ET RESPONSABLE DU DÉVELOPPEMENT
La coordonnatrice ou le coordonnateur des événements gère l’ensemble du processus événementiel à Notman. Son rôle consiste notamment à répondre aux demandes d’événements reçues par l’organisme et informer les clients. Le.la coordonnateur.trice des événements organise et coordonne la logistique événementielle et l’accueil du public en veillant au bon fonctionnement des services auxiliaires tout en optimisant et en formalisant les processus et pratiques.  Il.elle travaille avec l’ensemble de l’équipe pour continuellement améliorer l’offre de service et rester compétitif en se tenant au courant des tendances de l’industrie et connaître le paysage concurrentiel. Il.elle joue un rôle clé en identifiant de nouveaux partenaires potentiels dans la location de nos espaces. Ainsi, le.a coordonnateur.rice contribue au succès amorcé par OSMO pour positionner la Maison Notman dans l’écosystème événementiel.

RESPONSABILITÉS CLÉS:

  • Répondre aux demandes d’événement, informer les clients potentiels sur l’offre de Notman et réserver les événements sur la plateforme de gestion de salles;
  • Émettre les contrats, effectuer la facturation, veiller au règlement final de chaque dossier et mettre à jour le calendrier d’événements;
  • Maintenir et mettre à jour les bases de données pour tous les événements (inscription, CRM, sondage post-évènements, etc.)
  • Gérer la logistique de l’évènement (coordination avec le service traiteur, le service de bar, les fournisseurs et les employés de soutien)
  • Préparer l’information et les consignes liées à l’organisation de l’évènement, s’assurer qu’elles soient comprises et appliquées auprès des équipes.
  • Assurer une prestation de services de qualité répondant aux besoins des utilisateurs : identifier les objectifs, élaborer et réaliser les plans d’opérations;
  • Effectuer du démarchage pour développer de nouvelles clientèles;
  • Contribuer à la création de contenu promotionnel destiné aux médias sociaux;
  • Négocier les ententes tout en maximisant les revenus ;
  • Établir des relations d’affaires à long terme avec les organisateurs d’événements et les fournisseurs ;
  • Gérer l’inventaire du mobilier évènementiel ainsi que de l’entretien et la qualité de celui-ci;
  • Participer au montage et démontage des événements
  • Offrir du dépannage et du soutien technique de base aux clients et au personnel pour le matériel de vidéoconférence et le matériel audiovisuel;
  • Autres tâches connexes.

PROFIL & QUALIFICATIONS RECHERCHÉS

  • Expérience en ventes et bonne habileté à négocier 
  • Solides compétences en matière de service à la clientèle.
  • Souci du détail et grand sens de l’organisation et de la résolution de problème
  • Facilité à travailler dans des environnements où le rythme est soutenu et où les projets sont en constante évolution. 
  • Capacité à travailler en collaboration et efficacement avec les membres de l’équipe et les différents partenaires.
  • Excellente capacité de communication orale et écrite en anglais et en français. 
  • Esprit d’équipe et dynamisme.
  • Facilité à la communication interpersonnelle et bon jugement.
  • Bienvenue aux personnes de 55 ans et plus, minorités visibles, immigrant.e.s!

FORMATION ET EXPÉRIENCE REQUISE

  • Diplôme d’études collégiales ou AEC en hôtellerie, événementiel ou vente, ou expérience équivalente
  • 2 années d’expérience en vente
  • 2 années d’expérience dans le domaine événementiel
  • Bilinguisme : anglais avancé
  • Bonne connaissance du milieu événementiel

Avantages et conditions d’emploi

  • Salaire concurrentiel + commission
  • Vacances débutant à 4 semaines (incluant la période des fêtes)
  • Assurances collectives avantageuses
  • Ordinateur portable et allocation cellulaire
  • Lieu de travail stimulant et inspirant
  • Poste à temps plein, occasionnellement  les soirs et fins de semaine

INTÉRESSÉ(E) PAR LE DÉFI?
Envoyez-nous votre CV!

Pour postuler, envoyez votre candidature via le formulaire avant le 30 mai 2022.

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