POSTE : Coordonnateur ou Coordonnatrice, Ventes de réunions et de congrès, marché international/canadien
DÉPARTEMENT : Vice-présidence Ventes et Services aux congrès
STATUT : Permanent – Temps plein
DATE : Décembre 2021
Fonction Principale
Relevant de la Chef d’équipe, marchés canadien et international, vous collaborez et assistez l’équipe des ventes en assurant la coordination entre les actions menées par les gestionnaires et les besoins des membres et partenaires.
Responsabilités et Taches
- Exécuter plusieurs tâches administratives afin de supporter l’équipe des ventes (courriels, lettres et documents divers, expédition de documents, classement, etc.)
- Préparer, réviser et compléter les documents relatifs aux activités de vente avec soin et précision ;
- Identifier les besoins du client, y répondre personnellement dans la mesure du possible ou acheminer la demande à ses gestionnaires ou au service responsable ;
- Offrir un support à l’organisation des activités commerciales (invitations, réservations, confirmation de participation, communications avec les clients) ;
- Assurer les suivis d’appels et de courriels des gestionnaires en leur l’absence ;
- Transmettre l’information requise aux clients et aux membres ;
- Partager l’information pertinente aux services concernés ;
- Effectuer la saisie de nouveaux comptes de clients et partenaires dans la base de données, préparer les occasions d’affaires et documents types requis par ses gestionnaires ;
- Mettre à jour toute information reçue des hôtels et des clients (bloc de chambres, tarifs, historique, etc.), fusionner les documents types, préparer les occasions d’affaires et la soumission/candidature dans les délais requis par le client ;
- Connaître de façon adéquate les services offerts et les caractéristiques particulières des membres, en participant aux invitations de nos membres lorsque requis ;
- Maintenir à jour les dossiers et la base de données ;
- Assurer un soutien aux collègues coordonnateurs lorsque nécessaire ;
- Participer aux réunions des ventes lorsque requis ;
- Participer aux réunions d’équipe (coordonnateurs).
Exigences académiques et expérience
- Diplôme d’Études collégiales (DEC) dans une discipline appropriée ;
- Expérience de deux ans minimum reliée à ce poste ;
- Excellente connaissance de l’industrie hôtelière ou des congrès, un atout.
Compétences et Habiletés
- Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit (environnement de travail bilingue) ;
- Maîtrise de la Suite Office (Outlook, Word, PowerPoint) et connaissance des bases de données ;
- Bonne gestion des priorités ;
- Bonne résistance au stress et travail sous pression ;
- Rigueur et souci du détail ;
- Bon sens de l’organisation et de l’initiative ;
- Professionnalisme et courtoisie, aptitudes au service à la clientèle, attitude positive ;
- Esprit d’équipe.
À moins d'indication contraire, le genre masculin est utilisé sans aucune intention de discrimination et dans le seul but d'alléger le texte.
