Gestionnaire de bureau / Office Manager

Montréal

QUI SOMMES-NOUS ?

Au Québec, plus de 20% des jeunes ont de grands défis d’apprentissage tout au long de leur parcours scolaire : lecture, écriture, calcul, motivation, mémoire, concentration, organisation, communication, émotions, etc.

L’institut des troubles d'apprentissage veut soutenir le développement du plein potentiel de tous ces jeunes. Pour ce faire, nous outillons ceux qui ont un impact majeur au quotidien auprès de ces jeunes, soit leurs parents et leur éducateurs. 

Nous souhaitons d’une part, rendre les parents plus habiles à soutenir leurs jeunes et d’autre part, rendre les écoles plus inclusives dans le but de favoriser l'apprentissage de tous les élèves, peu importe leurs défis.

DÉTAIL DU POSTE: Gestionnaire de bureau / Office Manager

Sous la responsabilité du directeur des opérations, le ou la Gestionnaire de bureau est responsable de l’administration, de la gestion financière et des ressources humaines de l’Institut des troubles d’apprentissage. Le candidat travaille en collaboration avec l’ensemble de l’équipe de l’Institut à la bonne gestion des projets et du personnel dans le but de mener à bien l’organisation des projets à réaliser.

LES PRINCIPAUX MANDATS ET RESPONSABILITÉS:

Gestion administrative des projets (50% du temps):

  • Avec l’équipe des communications, bâtir différents canevas utiles à la gestion des opérations (canevas de rapports, de lettres, de contrats, etc.)
  • Voir aux convocations des rencontres, la rédaction des procès-verbaux ainsi que tous les écrits utiles à la direction générale et des opérations.
  • Responsabilité de la production de tous les types de rapports (Rapports, par bailleur de fonds, rapport annuel, etc.)
  • Assurer le contrôle sur les échéances des différents rapports, documentations, contrats, etc. tout au long de l’année
  • Faire part au directeur des opérations et/ou à la directrice générale de toutes anomalies détectées
  • Participer aux rencontres de direction et soutenir la direction dans l'atteinte de ses objectifs. 

Gestion financière (25% du temps):

  • Gestion des budgets par projets
  • Mise à jour des matrices de projets et assurer une veille proactive de chacun et présentation de l’avancement des projets
  • Voir à développer des outils ou une méthode de travail efficace pour suivre tous les livrables et cibles (KPI) utiles à la rédaction de rapports ou autres lorsque demandés
  • Gestion des flux de trésorerie
  • Suivi des revenus et dépenses par projet
  • Suivi des comptes payables et recevables
  • Suivi des honoraires des employés par projets (Feuille de temps, vacances, congés, etc.)
  • Gestion de la comptabilité en impartition
  • Paie, tenue de livre, audit, états financiers

Gestion des ressources humaines, matérielles et informatiques (25%):

Ressources humaines

  • Gestion des offres d’emploi et rédiger les contrats des consultants et assurer un lien d’affaires avec chacun d’entre eux
  • Accueil des nouveaux employés et voir à une intégration harmonieuse dans l’équipe
  • Organiser le perfectionnement des employés et suivre le développement professionnel de chacun
  • Organiser les événements rassembleurs pour nos rencontres d’équipe (social, réunion, formation, team building, etc.)
  • Gestion et communication auprès de l’équipe sur les questions d’avantages sociaux (programmes d’assurances, vacances, congés, etc.)

Matérielles:

  • Gestion des besoins du bureau (physique et télétravail), fournisseurs TI, etc.

Informatiques:

  • Gestion des accès aux différents logiciels Gsuite et assister les employés dans leurs demandes informatiques (commandes de matériel et autres)

PROFIL RECHERCHÉ:

  • Grade universitaire de 1er cycle dans un champ d’études approprié (administration, finances et/ou ressources humaines) ou études collégiales en bureautique.
  • Un minimum de 3 à 5 ans d’expérience en bureautique, comptabilité opérationnelle, ressources humaines et/ou en gestion de projets
  • Polyvalence, rigueur, souci du détail et un grand sens des responsabilités et de l’organisation
  • Proactivité, autonomie, initiative, excellente gestion du temps
  • Jugement, esprit d’analyse et de synthèse 
  • Capacité de travailler sous pression avec des échéanciers serrés
  • Rapidité d’apprentissage et facilité d’adaptation à de nouvelles façons de faire
  • Excellente connaissance et habiletés avec les outils informatiques de la suite G suite et/ou Microsoft (calculs, prise de notes, présentation)
  • Bonne habiletés de communication orale et écrite principalement en français, mais également en anglais
  • Expérience des logiciels comptables Quickbooks, Plooto, DEXT, et autres (un atout)
  • Expérience au sein d’un organisme à but non lucratif ou une petite entreprise (un atout)

*Si le poste vous intéresse, nous vous invitons à nous faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation au plus tard le 8 décembre 2021. Veuillez prendre note que nous communiquerons uniquement avec les candidats convoqués en entrevue.

* Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.

CONDITIONS D’EMPLOI ET BÉNÉFICES

  • Poste permanent à temps plein de 35 heures par semaine.
  • Éligible au programme d’avantages sociaux: avantages vie, médical et dentaire, après 3 mois à l’emploi
  • Horaire flexible
  • travail en mode hybride: essentiellement en télétravail, présence au bureau requise 1 fois par semaine au 1940 Henri-Bourassa Est, Montréal, QC, H2B 1S2
  • Salaire: Entre 47,500$ et 60,000$ dépendamment de l’expérience
  • 3 semaines de vacances dès la première année
  • 6 jours de congés de maladie par année payés
  • Fermé entre Noël et le jour de l’An (jours payés)

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