Coordonnateur(trice), Affaires publiques - Temporaire

Montréal

Nous sommes une société de la couronne résolument tournée vers l’avenir. Nous avons développé un plan de modernisation qui, d’ici à 2025, soutiendra notre ambition de transformer le parcours des Canadiens en créant des façons plus sensées de voyager parce nous souhaitons qu’ils retrouvent le plaisir de voyager et qu’ils contribuent ainsi au développement d’un avenir meilleur sur le plan économique, social et environnemental. Pour y arriver, nous misons sur notre force vive : nos employés. La qualité de l’expérience qu’ils offrent jour après jour à nos clients est ce qui nous distingue dans l’industrie du transport.

Vous êtes une personne organisée, attentionnée et rigoureuse et vous avez envie de vous joindre à une équipe composée de gens authentiques et engagés.

Relevant du Directeur affaires publiques et relations gouvernementales, le Coordonnateur aux affaires publiques soutient l’équipe des communications externes dans la planification, le bon déploiement et l’organisation d’une variété d’initiatives corporatives.

Responsabilités :

  • Coordonner le contenu et apporter son soutien à la rédaction, à la révision, à la traduction et à la distribution des outils de communications externes (ex. communiqués, lettres d’opinion, mises en candidatures, rapports, présentations, discours, Q&R, invitations, notes de breffage, site web corporatif, médias sociaux, etc.);
  • Coordonner la production de documents internes pour l’équipe (ex. agendas et comptes-rendus des rencontres, cahier d’enjeux, superviser le calendrier des tâches de l’équipe des communications externes);
  • Soutenir l’équipe des affaires publiques dans le déploiement des plans de communication et d’engagement des parties prenantes en coordonnant les ressources et les étapes nécessaires à l’organisation d’événements. Apporter son soutien aux différentes activités de relations publiques (ex. la logistique, l’audiovisuel, la production, la liste des invités, l’hébergement, le traiteur, le décor, l’infographie, photographie & vidéo, la production, l’installation des lieux, la recherche de fournisseurs ou de sous-contractants, production de scénarios et de registre des médias);
  • Soutenir les activités de veille médiatique;
  • Soutenir la gestion de la boîte média en triant et évaluant (s’il y a lieu) les demandes de sollicitation, de partenariats, de tournages et de voyage pour les médias et coordonner les activités qui s’y rattachent (logistique, contrat, respect des règles de sécurité, suivi auprès des équipes internes y compris avec l’équipe de gestions des actifs);
  • Participer aux évaluations et aux post-mortem et proposer des améliorations pour de futurs projets de communications.

Exigences :

  • Un diplôme universitaire en communication, en relations publiques, en journalisme ou tout autre domaine connexe et deux années d’expérience pertinente;
  • Une excellente maîtrise de l’anglais et du français, tant à l’oral qu’à l’écrit;
  • Une personne attentionnée et rigoureuse, avec un sens de l’organisation et des habiletés en gestion de projet;
  • Une agilité et une capacité d’adaptation afin de travailler dans un environnement qui évolue continuellement;
  • Une capacité à prendre des initiatives;
  • Une bonne connaissance des logiciels de la suite MS Office;
  • Une bonne connaissance des outils de veille médiatique;
  • Une bonne connaissance d’outils de gestions des relations avec les clients (GRC);
  • Une disponibilité à travailler en soirée et la fin de semaine pour des activités ou des urgences, lorsque requis;
  • Capacité à gérer de multiples tâches et priorités dans des échéanciers serrés dans un environnement dynamique où les activités se déroulent à un rythme rapide.

Compétences:

  • Une capacité à gérer plusieurs priorités simultanément et à bien réagir à la pression;
  • Un excellent jugement, un esprit d’analyse, de synthèse, de relations interpersonnelles et de communication;
  • Une attitude axée sur le partenariat et le travail d'équipe;
  • De l’initiative, de l’autonomie, de la curiosité, de la créativité et de la flexibilité;
  • De la minutie et de la rigueur;
  • Excellentes compétences organisationnelles pour gérer des besoins multiples et simultanés, établir des priorités, gérer le stress et allouer du temps efficacement pour respecter des délais serrés.

Les avantages à travailler pour VIA Rail:

  • Un milieu de travail qui favorise la santé et le bien-être de tous nos employés;
  • Un large éventail d’avantages en matière de santé et de bien-être pour vous et votre famille, y compris un accès illimité à un service de télémédecine.

VIA Rail remercie tous les candidats et toutes les candidates de leur intérêt, mais seules les personnes dont la candidature sera retenue seront convoquées à une entrevue. VIA Rail souscrit au principe d'équité en emploi et offre des chances d'emploi égales à tous. VIA Rail est un employeur ami des militaires

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Coordinator, Public Affairs - Temporary

We are a resolutely forward-thinking Crown corporation. We have developed a rebuild plan that extends through 2025 to support us in our mission of transforming Canadians’ journeys by creating smarter ways to travel. We want Canadians to rediscover the joy of travelling and, in doing so, help build a better economic, social and environmental future. To get there, we are relying on the lifeblood of our company: our employees. The quality of the customer experience they deliver day after day sets us apart in the transportation industry.

You are an organized, precise and detail-oriented person and want to join a team of genuine and committed people.

Reporting to the Director, Public Affairs and Government Relations, the Coordinator, Public Affairs supports the external communications team in planning, deploying and organizing a variety of corporate initiatives.

Responsibilities :

  • Coordinate content and support the production, editing, translation and distribution of external communications tools (e.g., press releases, op-eds, nominations, reports, presentations, speeches, Q&As, invitations, briefing notes, corporate website, social media, etc.);
  • Coordinate the production of internal documents for the team (e.g., meeting agendas and minutes, issues documents, oversee the external communications team’s work schedule);
  • Help the Public Affairs team deploy communications and stakeholder mobilization plans by coordinating the resources and steps required to organize events. Support various public relations activities (e.g., logistics, AV, production, guest lists, accommodations, catering, decor, infographics, photography and video, set up, identification of suppliers and subcontractors and production of scripts and media registers);
  • Support media monitoring activities;
  • Support management of the media box by screening and reviewing (if needed) solicitations and requests for partnerships, shoots and travel for media, and coordinating related activities (logistics, contracts, safety compliance and follow-up with internal teams, including the Capital Assets Management team);
  • Participate in reviews and post-mortems and propose improvements for future communications projects.

Requirements :

  • University degree in communications, public relations, journalism or any other related field and 2 years of relevant experience;
  • Excellent spoken and written proficiency in English and French;
  • Attention to detail and precision, organizational skills and an aptitude for project management;
  • Agility and ability to adapt in a constantly evolving environment;
  • Sense of initiative;
  • Strong knowledge of MS Office suite software;
  • Strong knowledge of media monitoring tools;
  • Strong knowledge of customer relationship management (CRM) tools;
  • Ability to work evenings and weekends for events or emergencies, as required;
  • Ability to manage multiple tasks and priorities with tight deadlines in a fast-paced, dynamic environment.

Competencies:

  • Ability to manage multiple priorities at the same time and remain calm under pressure;
  • Excellent judgment, aptitude for analysis, synthesis, interpersonal relationships and communication;
  • Sense of partnership and team spirit;
  • Initiative, independence, curiosity, creativity and flexibility;
  • Attention to detail and precision;
  • Excellent organizational skills to manage multiple simultaneous demands, set priorities, manage stress and allocate time effectively to meet tight deadlines.

The advantages of working for VIA Rail:

  • A workplace who fosters health and well-being for all our employees.
  • A wide range of health and wellness benefits for you and your family, including an unlimited access to a telemedicine service.

VIA Rail thanks all applicants for their interest, however only those selected for an interview will be contacted. VIA Rail is an employment-equity employer and encourages all qualified candidates to apply. VIA Rail Canada is proud to be a military friendly employer

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