Fonctions :

Sous l’autorité de la direction administrative, la personne au poste de coordonnateur.trice des programmes et projets spéciaux a comme principale tâche l’organisation annuelle de l’Audition nationale, de la Finale nationale, du Tremplin et du Concert gala, l’élaboration des programmes pédagogiques et artistiques de même que des activités connexes. Elle a l’occasion de travailler en collaboration avec la direction générale et artistique afin de l’assister dans l’ensemble des mandats relatifs aux opérations artistiques. Elle compte sur la collaboration de l’adjoint.e aux programmes qui l’assiste, notamment en ce qui concerne tous les aspects en lien avec les candidats.

Selon les mandats qui lui sont confiés, elle est en contact avec différentes clientèles du CMC, plus particulièrement les bénévoles, les membres des jurys, les professeurs et les candidats. Elle participe à la formation des jurys, à l’élaboration du répertoire musical des épreuves ainsi qu’à l’élaboration et à la mise à jour des règlements des différents volets. Elle agit comme principal interlocuteur auprès des sections bénévoles ainsi que de certains fournisseurs et partenaires en lien avec les opérations artistiques.

Elle s'acquitte plus particulièrement des fonctions suivantes :

Planification et coordination des programmes

Participe à l’élaboration et à la planification des différents programmes du CMC, notamment des différents volets du Concours, à court, à moyen et à long termes, et veille à leur mise en œuvre selon le plan stratégique et les priorités déterminées par la dga;
Participe à l’actualisation des contenus (épreuves, répertoire, règlements, projets spéciaux, programmes pédagogiques, etc.) en collaboration avec la dga et le cas échéant, avec les différents comités artistiques;
Supervise les communications entre les candidats et l’organisation afin de répondre aux demandes et/ou aux questions des candidats, des parents et des professeurs, notamment pour toutes les communications relatives aux horaires, aux règlements et au répertoire, en conformité avec les directives et politiques adoptées;
Assiste la dga dans la planification des jurys, l’engagement des juges et les communications avec les membres du jury pour chacune des épreuves.
Procède à la cueillette de toutes les informations nécessaires à la préparation des contrats des juges selon les critères définis par la direction administrative. Planifie les itinéraires, les indemnités quotidiennes, les réservations d’hôtels et les transports ainsi que les rencontres, incluant l’ensemble de la documentation requise.
Coordonne tous les aspects logistiques, en étroite collaboration avec les sections dans chacune des régions, les salles, les équipes techniques et les différents fournisseurs pour chacun des volets du Concours;
Coordonne la préparation des différents horaires destinés aux participants, aux membres du jury, au.x responsable.s de tournée, aux équipes techniques, aux collaborateurs, au public, etc., pour chacun des volets du Concours;
Coordonne le travail du.de la ou des responsable.s de tournée lors de l’Audition nationale ainsi que des régisseurs de scène lors de la Finale nationale, du Tremplin et du Concert gala;
En collaboration avec la personne responsable des communications, coordonne la production des outils de communication pour les programmes et les différents volets du Concours ainsi que la mise à jour du site Web;
En collaboration avec la dga et selon les budgets, assiste le jury et coordonne les opérations sur place lors de la tenue des épreuves du Concours, plus particulièrement lors de la Finale nationale et du Tremplin; pour ce faire, elle peut être appelée à voyager à travers le Canada;
Selon les politiques en vigueur, elle assiste la dga dans l’attribution des prix et bourses puis assure le suivi avec les lauréats; elle agit également comme personne-ressource auprès des partenaires artistiques offrant un prix lors des épreuves (stage, concert, mentorat, etc.) ou dans le cadre de programmes de formation.
Pourra être appelée à collaborer à la création de nouveau programmes de formation.

Administration

Collabore avec la direction administrative à l’élaboration des budgets relatifs à la tenue des différents volets du Concours et assure la mise en œuvre des projets selon les enveloppes approuvées par celle-ci;
Veille à l’application des politiques liées aux différents frais en vigueur pour chacune des éditions du Concours (inscriptions, modifications de répertoire, annulations, blessures sérieuses, frais supplémentaires, etc.), et fournit tous les rapports requis par la direction administrative;
Coordonne la saisie de données, la mise à jour et le développement de chacune des banques de données en lien avec les besoins de l’organisation, la gestion des inscriptions et la liste des contacts du CMC;

De plus, la personne à ce poste devra exécuter toute autre tâche connexe selon les priorités identifiées par la direction générale et artistique.

Exigences

Baccalauréat en musique et expérience démontrée d’au moins trois ans dans un poste de coordination d’événement et/ou de chef de projet;
Bilinguisme (anglais et français) à l’écrit et à l’oral;
Fortes habiletés organisationnelles et capacité à établir des priorités ainsi qu’à respecter des échéances;
Excellentes capacités relationnelles, sens aigu du service à la clientèle, connaissance du milieu bénévole, discernement, diplomatie, discrétion et gestion du stress;
Habileté à créer un lien de confiance, rigueur, débrouillardise, dynamisme et souci du détail;
Excellentes habiletés en rédaction, incluant la grammaire, l’orthographe et la révision;
Habiletés informatiques : bases de données FileMaker Pro; excellente connaissance de la suite Microsoft Office (principalement Excel), capacité à maîtriser rapidement l’utilisation de nouveaux logiciels;
Être disponible pour travailler selon des horaires atypiques, notamment lors de la tenue des épreuves;
Ponctualité et sens des responsabilités.

Compétences

Capacité à gérer ses priorités, faire preuve d’assurance, de débrouillardise, de rapidité et d’initiative;
Capacité à livrer efficacement des résultats, à mener plusieurs projets de front et souci du détail.

Conditions

Poste à temps plein
Trois semaines de vacances annuellement, auxquelles s’ajoute une remise en temps durant le temps des fêtes et à la période estivale (4 jours à Noël et 4 vendredis l’été)
Entrée en fonction octobre 2021

Les personnes intéressées par ce poste doivent faire parvenir leur curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation au plus tard le 11 octobre 2021 à 17 h à l’attention de Jacques Vecerina, directeur administratif, via le formulaire.

Seules les personnes retenues en entrevue seront contactées.