Adjoint(e) exécutif(ve) à la Mairesse

Westmount
Cette offre d'emploi n'est plus disponible.

Catégorie : Cadre

Statut : Temporaire

Numéro du concours :1041 – 2021 A

Groupe de traitement :12 – 54 834 $ à 68 542 $

Unité administrative : Bureau du directeur général

Nature de l’emploi

Sous la responsabilité de la Mairesse, la personne titulaire fournit l’assistance technique et administrative reliée à la gestion des dossiers corporatifs du service. Dans ce contexte, elle doit effectuer diverses tâches administratives et de gestion des dossiers afin d’assurer efficacement le fonctionnement du bureau. De plus, elle gère l’agenda et pourvoit une interface communicative avec le public, les groupes communautaires, les médias et les instances gouvernementales.

Principales responsabilités

  1. Reçoit, filtre, loge et transmet les appels téléphoniques, analyse la demande, recueille l’information en vue de fournir la réponse ou réfère le demandeur à la personne appropriée ;
  2. Analyse les dossiers et les documents en fonction des urgences, fait la distribution, exerce un suivi sur les échéances et effectue les rappels nécessaires auprès des personnes concernées ;
  3. Fixe ou déplace les rendez-vous de sa supérieure en tenant compte des priorités, lui rappelle les dates des réunions, prépare la documentation requise et fait les arrangements relatifs à son déplacement ;
  4. S’assure que les agendas et les préparations relatives au Conseil de Ville et au comité général soient faits et coordonne avec les autres services, le montage des documents nécessaires à ces comités ;
  5. Prépare mensuellement les horaires pour les comités du Conseil et de l’agglomération ;
  6. Effectue la préparation matérielle des réunions, conférences, séances d’information, s’enquiert des sujets à mettre à l’ordre du jour et procède aux convocations. Assiste à des réunions, prend note des délibérations et rédige les comptes rendus.

Conditions d’admissibilité

Formation

  • Détenir un diplôme d’études collégiales en techniques administratives ;
  • Avoir terminé une année d’université en administration est considéré comme un atout.

Expérience

  • Avoir un minimum de cinq (5) années d’expérience permettant au titulaire de se familiariser avec les responsabilités de la fonction.

Profil de l’emploi

Connaissances

  • du travail général de bureau ;
  • des divers logiciels informatiques ;
  • des deux langues (français, anglais) parlées et écrites.

Habiletés ou aptitudes 

  • à faire preuve d’initiative, de tact, de courtoisie et de jugement ;
  • à organiser son travail en fonction des échéanciers ;
  • à exécuter des travaux d’écriture ;
  • à rédiger des rapports et de la correspondance clairs et concis ;
  • sens très poussé du service à la clientèle ;
  • à percevoir des détails et à relever des erreurs dans les textes ;
  • à communiquer clairement et précisément ;
  • à guider et orienter le travail d’employés ;
  • à travailler avec de l’équipement usuel de bureau.
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