People and Culture Manager / Gestionnaire du personnel et de la culture organisationnelle

Montréal
Cette offre d'emploi n'est plus disponible.

Position Summary: Reporting to the COO, this position is responsible for maintaining a highly responsive, highly accountable and service oriented, confidential people management approach. 

Core Responsibilities: The role is also responsible for the smooth, safe, and efficient office management and facilities maintenance.

Talent Acquisition/Recruiting

  • Develop creative and effective recruiting strategies to attract diverse people with lived experience while always integrating diversity and inclusion into recruiting efforts.
  • Manage employment postings and hiring efforts including screening calls prior to interviews while ensuring consistency in hiring processes.
  • Oversee and maintain the onboarding process, develop proper tools, ensure they are used efficiently and support hiring managers to successfully on-board their new hire.
  • Participate in developing compelling job postings/organizational materials to help potential candidates understand the Foundation, its history, culture, values, vision, and impact.
  • Manage and maintain job descriptions.

Benefits Management//Policies/Labour Relations

  • Assist in benefit plan design, selection of vendors and overall structure of designated benefits offered. Ensure vendors are meeting contractual service level requirements and performance guarantees. Conduct Request for Proposal (RFP) process when required.
  • Coordinate and monitor the administration of all compensation and benefit programs.
  • Conduct annual benefits and salary benchmarking research.
  • Manage the regular pay equity compliance exercise.
  • Manage approved leaves, secondments, sabbaticals and related policies.
  • Maintain Employee Handbook and ensure policies are reviewed regularly. Participate in policy drafting and staff training while staying abreast of progressive policy trends.
  • Review and update Foundation time-off/time in lieu policies and procedures to ensure they are administered in compliance. 
  • Ensure legislation requirements for Quebec (and in provinces with remote staff) are in place and polices are current and updated. Advise COO on reducing legal risks and ensuring regulatory compliance.
  • Counsel management and resolve employee relations issues in the day-to-day. Participate in employee investigations and ensure appropriate outcomes and follow-up.
  • Ensure employees are adhering to the Foundation Code of Conduct and where necessary initiating training/knowledge sharing sessions to educate/refresh everyone on ethical practices and ways of operating professionally within the workplace.
  • Communicate any payroll related changes to the Finance team in a timely manner. Work with COO and Director of Finance to process annual salary letters. 
  • Maintain confidential staff files.

Professional Development/Recognition Programs

  • Coordinate and administer the Performance Management Program which includes identifying and developing key employees to meet management objectives. Partner with leaders to identify success for critical roles and build development plans to ensure candidate readiness.
  • Develop and track organizational and Individual Training objectives and investments.
  • Contribute to the development and implementation of non-monetary recognition and appreciation methods.
  • Maintain the annual Appreciation Review process.

Culture/Team Building

  • Identify and diagnose people and organizational issues, and partner with the COO to implement solutions.
  • Implement staff engagement survey.
  • Assess culture and develop action plans to ensure a positive and engaging workplace. Connect with our employees to understand how to build organizational capability and engagement.
  • Chair internal Committee related to Culture and Wellness. Manage wellness programs, events, and activities with the goal of improving the physical and mental health of employees using preventive means.
  • Help develop organizational HR values and ensure they are visible in our policies and procedures.

Systems

  • Draft and maintain a Talent Management Dashboard including metrics on recruiting, succession, retention, diversity, equity and inclusion and progress on talent objectives. Measure against sector benchmarks with the aim to be a best in class purpose driven employer. 
  • Create regular presentations and reports on metrics, such as turnover rates, retention rates, disability rosters, staff demographics and more.
  • Implement people and culture related technology transformation. 

Facilities & Office Management:

  • Manage the health, safety and security of the office space including building and office access as well as seating charts.
  • Develop a regular cleaning and maintenance schedule and maintain relationships with vendors.
  • Maintain regular contact with the landlord; communicate relevant information to staff.
  • Ensure correspondence is controlled and distributed, filing systems are designed, maintained, and archived regularly. 

Prepare shipping documents and arranges for courier services for Office Management related purposes.

  • Monitor and maintain office supplies inventory, ensure supplies are replenished within budget and in line with sustainable development goals.
  • Maintain a thorough inventory of all art pieces including regular evaluation updates. Ensure proper insurance policies are in place.
  • Prepare office management budget for approval. 

Position Requirements and Relevant Experience:

  • Bachelor’s degree in Human Resources 
  • 5-7 years of relevant Human Resources experience. Benefits experience required. 
  • Knowledge of the principles of human resources, labor law, labor relations, health and safety, compensation and benefits, diversity, equity and inclusion, talent acquisition and development
  • Experience in handling investigations and employee relations issues
  • Experience and passion for building a values-driven culture
  • Fluent in French/English
  • Member of CHRP/CRHA an asset

Professional Skills and Attributes:

  • Excellent communication, interpersonal and adaptability skills
  • High-level of discretion and handling of confidential information
  • Demonstrate integrity and a flawless sense of ethics
  • Demonstrated ability to lead and execute assigned projects
  • Strong analytical and problem-solving skills
  • Passion for talent development and training with a desire to bring out the best in others
  • Excellent organizational, time management, and project management
  • Commitment to continuous process improvement
  • Demonstrates behaviors in line with Foundation values and mission.

How to apply:  Please send an updated CV and letter of intent to People and culture manager

Due date for applications is: September  24, 2021

Description du poste : Sous la responsabilité de la cheffe ou du chef des opérations, la personne retenue devra adopter une approche de gestion centrée sur les personnes, qui soit hautement adaptée et responsable, axée sur le service et respectant la confidentialité. 

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Principales responsabilités : La personne retenue sera également responsable d’assurer la gestion du bureau et l’entretien des installations de manière ordonnée, sécuritaire et efficace. 

Recrutement et embauche de gens de talent 

  • Élaborer des stratégies de recrutement créatives et efficaces pour attirer diverses personnes qui ont une expérience concrète tout en intégrant la diversité et l’inclusion aux efforts de recrutement. 
  • Gérer l’affichage des emplois et les activités d’embauche, par exemple en filtrant les appels avant les entrevues tout en veillant à l’uniformité dans les processus d’embauche. 
  • Superviser et gérer le processus d’accueil et d’intégration, concevoir des outils adéquats et s’assurer qu’ils sont utilisés efficacement ainsi qu’aider les gestionnaires responsables de l’embauche à bien accueillir et intégrer le nouveau personnel. 
  • Participer à l’élaboration d’offres d’emploi et de matériel organisationnel attrayants afin d’aider les candidates et les candidats potentiels à bien comprendre la Fondation, son histoire, sa culture, ses valeurs, sa vision et son impact. 
  • Gérer et tenir à jour les descriptions d’emploi. 

Gestion des avantages sociaux, politiques et relations de travail 

  • Participer à la conception de régimes d’avantages sociaux, à la sélection des fournisseurs et à l’établissement de sa structure générale. Veiller à ce que les fournisseurs respectent les exigences contractuelles, tant au niveau du service que des rendements. Appliquer le processus de demande de propositions lorsque nécessaire. 
  • Coordonner et surveiller l’administration des programmes de rémunération et d’avantages sociaux. 
  • Effectuer annuellement des recherches d’analyse comparative concernant les avantages sociaux et les salaires. 
  • Gérer l’examen régulier de la conformité sur le plan de l’équité salariale. 
  • Gérer l’approbation des congés, des détachements et des congés sabbatiques ainsi que les politiques connexes. 
  • Tenir à jour le Guide du personnel et veiller à ce que les politiques soient examinées régulièrement. Participer à l’élaboration des politiques et à la formation du personnel tout en se tenant au courant des tendances politiques novatrices. 
  • Examiner et mettre à jour les politiques et les procédures concernant les congés et les congés compensatoires à la Fondation pour en assurer la conformité. 
  • S’assurer que les exigences prévues par la loi au Québec (et dans les provinces où se trouve du personnel en télétravail) sont respectées et que les politiques sont actuelles et mises à jour. Conseiller la cheffe ou le chef des opérations concernant la réduction des risques juridiques et le respect de la conformité en matière de réglementation. 
  • Conseiller la direction et résoudre les problèmes ayant trait aux relations de travail au quotidien. Participer aux enquêtes concernant le personnel et s’assurer que les résultats et le suivi sont adéquats. 
  • Veiller à ce que le personnel respecte le code de conduite de la Fondation et organiser au besoin des séances de formation ou de partage des connaissances pour former le personnel et mettre à jour les connaissances du personnel concernant les pratiques éthiques et les manières d’agir professionnellement sur le lieu de travail. 
  • Communiquer tout changement concernant la paie à l’équipe de finance le plus rapidement possible. Collaborer avec la cheffe ou le chef des opérations pour traiter les lettres annuelles concernant le salaire. 
  • Tenir à jour les dossiers confidentiels du personnel. 

Programmes de perfectionnement et de reconnaissance professionnels 

  • Coordonner et gérer le programme de gestion de la performance, notamment en cernant du personnel clé et en l’aidant à se perfectionner afin d’atteindre des objectifs de gestion. Établir des partenariats avec des leaders pour définir la réussite en ce qui a trait aux rôles essentiels et élaborer des plans de perfectionnement afin d’assurer la préparation des candidates et des candidats. 
  • Définir les investissements et les objectifs de formation sur le plan organisationnel et individuel ainsi qu’en effectuer le suivi. 
  • Contribuer à l’élaboration et à la mise en œuvre des méthodes de reconnaissance et d’appréciation non monétaires. 
  • Assurer le processus annuel d’appréciation du personnel. 

Culture et consolidation d’équipe 

  • Cerner et analyser les problèmes liés au personnel et à l’organisation ainsi que collaborer avec la cheffe ou le chef des opérations pour mettre en œuvre des solutions. 
  • Mener une enquête sur la participation du personnel. 
  • Évaluer la culture et élaborer des plans d’action pour créer un milieu de travail positif et stimulant. Être à l’écoute du personnel pour comprendre comment renforcer la mobilisation et les capacités organisationnelles. 
  • Présider le comité interne lié à la culture et au bien-être. Gérer les activités, les évènements et les programmes liés au bien-être dans l’objectif d’améliorer la santé physique et mentale du personnel grâce à des moyens préventifs. 
  • Contribuer à la définition des valeurs de l’organisation en matière de RH et veiller à ce qu’elles soient mises en évidence dans les politiques et les procédures. 

Systèmes 

  • Élaborer et tenir à jour un tableau de bord pour la gestion des talents qui comprend des mesures en ce qui concerne le recrutement, la relève, la rétention du personnel, la diversité, l’équité et l’inclusion ainsi que des mesures du progrès en ce qui concerne les objectifs en matière de talents. Faire des comparaisons avec les indices de référence du secteur afin que l’organisation puisse devenir le meilleur employeur axé sur les objectifs dans sa catégorie. 
  • Créer régulièrement des présentations et des rapports sur des mesures, comme sur les taux de roulement, les taux de rétention du personnel, le personnel en situation de handicap et les données démographiques, etc.. 
  • Mettre en œuvre des transformations technologiques axées sur les personnes et la culture organisationnelle. 

Gestion des installations et de bureau 

  • S’occuper de la santé et de la sécurité, notamment en ce qui a trait aux locaux, y compris gérer l’accès aux immeubles et aux bureaux ainsi que les plans de répartition des emplacements de travail. 
  • Élaborer un horaire régulier de nettoyage et d’entretien ainsi qu’entretenir les relations avec les fournisseurs. 
  • Communiquer régulièrement avec les gestionnaires de l’immeuble; transmettre les renseignements pertinents au personnel. 
  • Veiller au suivi de la correspondance et à la distribution connexe. Veiller à la conception des systèmes de classement ainsi qu’à la mise à jour et à l’archivage connexes. 

Préparer les documents à expédier et organiser les services de messagerie à des fins de gestion de bureau. 

  • Effectuer le suivi et la gestion des stocks de fournitures de bureau, et veiller à l’approvisionnement connexe dans le respect du budget et des objectifs de développement durable. 
  • Dresser un inventaire complet des œuvres d’art, et procéder régulièrement à leur évaluation. Veiller à ce que les polices d’assurance adéquates soient en vigueur.
  • Préparer le budget de gestion de bureau en vue de son approbation. 

Exigences du poste et expérience pertinente : 

  • Baccalauréat en ressources humaines. 
  • De cinq à sept ans d’expérience pertinente en ressources humaines. Expérience requise concernant les avantages sociaux. 
  • Connaissance des principes de ressources humaines, du droit du travail, des relations de travail, de la santé et sécurité, de la rémunération, des avantages sociaux, de la diversité, de l’équité, de l’inclusion ainsi que de l’acquisition et du développement de talents. 
  • Expérience en gestion d’enquêtes et de problèmes liés aux relations de travail. 
  • Expérience et passion en création d’une culture axée sur les valeurs. 
  • Maîtrise du français et de l’anglais. 

Être membre de l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés (CRHA) est un atout. 

Compétences et attributs professionnels :

  • Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles ainsi que capacité d’adaptation. 
  • Grande capacité de faire preuve de discrétion et de traiter des renseignements confidentiels. 
  • Capacité de faire preuve d’intégrité et d’un sens de l’éthique irréprochable. 
  • Capacité manifeste de diriger et de réaliser les projets assignés. 
  • Excellentes compétences en analyse et en résolution de problèmes. 
  • Passion pour le développement des talents et la formation ainsi que désir de faire ressortir le meilleur chez les autres. 
  • Excellentes compétences en organisation, en gestion du temps et en gestion de projets. 
  • Volonté de toujours améliorer les processus. 
  • Comportements en accord avec les valeurs et la mission de la Fondation.            

Pour postuler : Veuillez envoyer une lettre de motivation accompagnée d'un curriculum vitae à gestionnaire du personnel et de la culture organisationnelle

  • Date limite de dépôt des candidatures : 24 septembre 2021
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