NATURE DU TRAVAIL
Le rôle principal et habituel de la personne salariée de ce titre d'emploi consiste à assurer la coordination d'un ensemble de travaux administratifs liés au déroulement des activités de son secteur. Elle peut également être affectée à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie.
RESPONSABILITÉS
Plus spécifiquement, la personne titulaire :
- accueille la clientèle et répond aux premières demandes concernant l’organisation d’un événement au Parc olympique;
- assiste la direction et l’équipe du développement des affaires et de la programmation dans différentes tâches administratives;
- répond aux différentes demandes de renseignements (internes et externes);
- agit comme personne-ressource en s'assurant d'avoir une connaissance générale des dossiers et des sites du Parc olympique en effectuant le rappel des échéances, si nécessaire;
- participe à tout projet relié à ses compétences qui lui est confié;
- remplit des formulaires, divers documents administratifs et tient à jour un système de documentation et de fichiers (CRM, Air table ou autre);
- saisit tout genre de textes, recherche et fournit des renseignements relatifs à son secteur d'activités; prépare, compile et vérifie des données;
- au besoin, organise les réunions, convoque les personnes participantes et prépare les dossiers nécessaires; prend part à des réunions et en rédige les compte-rendu;
- enregistre des transactions financières, contractuelles et administratives liées à ses activités dans les systèmes appropriés et en vérifie l’exactitude; fait le suivi avec les départements concernés tel que ressources-matérielles, finances et affaires juridiques;
- utilise les systèmes mis en place pour effectuer des réquisitions, des dépôts et produire divers rapports de gestion;
- voit au respect des normes et des procédures;
- ouvre et distribue le courrier postal et électronique et les autres documents reçus et coordonne la circulation des renseignements aux personnes concernées;
- participe au processus de préparation budgétaire et aux comptes de dépenses avec son supérieur, en fait le suivi et le contrôle;
- au besoin, accomplit toute autre tâche connexe.
QUALIFICATIONS, EXIGENCES, CONDITIONS PARTICULIÈRES ET APTITUDES REQUISES
- détenir un diplôme d'études professionnels (DEP) dans la discipline appropriée;
- détenir plus d’un an d'expérience pertinente reliée aux attributions de l’emploi;
- maîtrise de la langue française, dont de très bonnes aptitudes en rédaction;
- maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office;
- intérêt accru pour le domaine événementiel;
- bonne gestion du stress;
- bonne connaissance de la langue anglaise;
- maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office;
- grand sens de l’organisation;
- souci de la discrétion et de la confidentialité.
PROFIL D’EMPLOI
Échelle Salariale : Classe 6 / 18,70 $ à 27,44 $ heure (34 034 $ à 49 940 $) selon l’expérience pertinente (10 échelons)
Horaire :35 heures par semaine
Statut :Régulier
Catégorie : Bureaux syndiqués
Unité administrative :Développement commercial
CONDITIONS DE TRAVAIL PARTICULIÈRES
Vacances annuelles :4 semaines par année. Pour la première année, les vacances s'accumulent à raison de 1 2/3 jour ouvrable de vacances payées par mois complet de service continu
Congés fériés :13 jours fériés et chômés
Congé mobile :Une journée par année
Congés maladie :Crédit de 5,25 heures par mois travaillé jusqu'à un maximum de 63 heures pour la période allant du 1er juillet au 30 juin
Régime d’assurances collectives :Comprend une assurance vie, une assurance salaire, les soins de la santé et les soins dentaires le tout conformément à la police en vigueur. La couverture peut être individuelle ou familiale
Régime de retraite :Régime de retraite des employés de la fonction publique
Centre sportif :Gratuit pour les employés du Parc olympique et les membres de leur famille immédiate
Stationnement :Tarif préférentiel pour les employés
POUR POSTULER
IMPORTANT : Faites parvenir votre curriculum vitae par courriel ainsi que vos diplômes en spécifiant le numéro du concours R-21-49 via le formulaire.