Nature du travail :

Le rôle principal de l’adjoint est de servir de support administratif et exécutif au vice-président et producteur de la compagnie, Daniel Senneville. Le travail de coordination consiste principalement à effectuer des opérations administratives et logistiques, en lien avec la tournée de spectacle et le management des artistes, ainsi qu’à établir les tâches administratives par ordre de priorité.

Qualités essentielles :

Le candidat sélectionné offre un soutien administratif de haut niveau et il est à l’aise de travailler avec des gens de tous les milieux (artistes, gérants, contractants, diffuseurs, etc.), ainsi qu’avec les billetteries, les clients et les fournisseurs.

L’adjoint-coordonnateur devra avoir une bonne méthode de travail, de la structure et de la discipline, ainsi qu’un sens aiguisé de l’organisation, de la planification et de la gestion des priorités. La confidentialité, la diplomatie et le tact sont essentiels dans l’exécution de toutes les tâches. De bonnes connaissances en informatique, de l’autonomie et de la débrouillardise sont également requises.

Champs d’intérêt :

Rédaction, communication et aimer être un point d’information.
Saisie, vérification et entrée de données, classement.
Milieu du spectacle, de l’humour et du divertissement.
Mélange de télétravail et de présence au bureau.

Prérequis :

Bonne connaissance de la suite Microsoft Office (Outlook, Excel, Word, Google agenda)
Parfaite maîtrise de la langue française, parlé et écrit.
Bonne connaissance des réseaux sociaux.
Études collégiales en bureautique.
Habileté à gérer plusieurs dossiers en même temps.
Expérience dans le milieu de l’humour un atout.

Fonctions principales :

L’adjoint-coordonnateur exerce l'ensemble des fonctions suivantes :

préparation et suivi budgétaire, gestion des données financières de tournée, gestion des factures reçues/émises et des paiements, saisie de données dans le système comptable.
révision et relecture de la correspondance, des présentations, des brochures, des publications, des rapports et autres documents connexes.
rédaction de procès-verbaux de réunions;
préparation des infolettres et gestion du site web et des réseaux sociaux des artistes et de la compagnie;
gestion de l’agenda du producteur et des artistes (confirmation d’entrevues, de tournages, d’événements, etc.);
commande des fournitures de bureau et des objets promotionnels des artistes, et en tenir l'inventaire;
communication et coordination à l'interne et avec d'autres services et organismes;
gestion des demandes de renseignements reçues par téléphone et courrier électronique en les redirigeant vers le gérant ou la personne compétente;
établir et tenir des systèmes de classement de dossiers papiers et informatisés (archivage);
gestion des documents administratifs de tournée (contrats UDA, ADISQ, SODEC, crédits d’impôt, etc);
organiser la logistique de tournée et effectuer les réservations nécessaires pour les artistes et le producteur (transport, hébergement, etc.)
compilation, s'il y a lieu, de données, de statistiques et autres renseignements afin d'appuyer les activités de recherche;
assurer le service à la clientèle au besoin;
toutes autres tâches connexes.

*le masculin est employé uniquement dans le but de faciliter la rédaction et la lecture