Durée : poste permanent

Horaire : 40 heures semaine (lundi au vendredi)

Entrée en fonction : mi-juillet 2021

Description du poste

Nous recherchons une personne rigoureuse, polyvalente et motivée qui occupera le poste d’adjoint(e) exécutif(ve), sous la responsabilité directe du Président et de la Directrice Générale de Post-Moderne. Il(elle) sera en charge de veiller à la bonne gestion, à la bonne exécution ainsi qu’au suivi des activités pour lesquelles il(elle) est mandaté(e). Il(Elle) fait preuve d’un sens aigu de l’organisation et de l’autonomie et sait être pro-actif(ve). De par la nature du poste, la personne sera aussi ressource pour l’ensemble des membres de l’équipe et facilitera la communication entre les différents départements.

Principales responsabilités

Gestion de l’agenda et de l’organisation des suivis (appels, courriels, etc.) des deux principaux dirigeants de l’entreprise
Organiser la tenue des rencontres récurrentes (comités de direction, rencontres mensuelles, etc.)
Assister les réunions en rédigeant les comptes-rendus et en assurer le suivi
Tenir à jour et optimiser des systèmes de classement numérique et papier des dossiers et autres documents des deux dirigeants
Effectuer une mise à jour de la base de données clients et une veille stratégique
Organiser, planifier et céduler les voyages ainsi que les déplacements
Appuyer la directrice générale dans la gestion des ressources humaines : rédaction et diffusion des offres d’emplois, classement des CV reçus, accueil et intégration des nouveaux employés, etc.
Participer à l’organisation d’événements : ateliers de formation, activités sociales, célébration des anniversaires, etc.
Rédiger les communiqués internes et l’infolettre destinée aux employés
Composer et transcrire différents textes, lettres, documents, rapports, mémos, etc autant en français qu’en anglais
Réviser la qualité du français et de l’anglais, ainsi que la mise en page des différents documents produits par la direction
Effectuer la relecture des contrats avant signature
Gérer les fournisseurs et les commandes pour les 4 emplacements de l’entreprise
Préparer et concilier les comptes de dépenses de toute l’équipe de direction (6 personnes en tout)
Agir à titre de personne ressource pour toutes demandes concernant le fonctionnement des équipements de bureau (téléphones, photocopieurs, climatisation, éclairage, etc.)

Qualités et compétences requises

Diplôme d’études pertinent
3 à 5 années d’expérience dans un rôle similaire
Intérêt marqué pour le milieu cinématographique et culturel
Excellente maîtrise du français et de l’anglais
Très bonnes aptitudes rédactionnelles
Sens marqué pour la flexibilité, la discrétion et la confidentialité
Facilité à gérer les priorités et faire preuve d’initiative
Excellentes capacités d’adaptation et d’organisation