Inter-Val 1175 est une organisation communautaire qui offre de l’hébergement et des services aux femmes victimes de violences conjugales et/ou familiales, et à leurs enfants. L'organisation est à la recherche d'une adjointe administrative pour rejoindre son équipe dévouée et pleine d'énergie.
Mandat
L’adjointe administrative soutient l’équipe de direction et d’intervention dans la fourniture de services psychosociaux à destination des femmes violentées et leurs enfants, en assumant les tâches administratives et une partie des opérations courantes de l’organisation.
1. Comptabilité, contrôle de gestion et finances
Comptabilité
- Effectuer le paiement des factures, ainsi que les remboursements
- Gérer la petite caisse
- Payer les assurances collectives (vérifier les cotisations pour toutes les employées)
- Payer le régime de retraite (vérifier les cotisations pour toutes les employées)
- Reporter les opérations bancaires et les placements dans le logiciel comptable
- Faire la conciliation bancaire et imprimer les rapports financiers
- Comptabiliser les dépôts et faire les bordereaux
Gestion budgétaire et financière
- Assurer, en collaboration avec la directrice, le suivi de la consommation budgétaire de l’organisation
- Valider le circuit des achats et les seuils d’autorisation de dépenses définis par la direction
- Opérer un contrôle des dépenses, et notamment celles liées au budget nourriture et aux frais de cuisine
- Appuyer la direction générale dans la préparation des rapports financiers et des redditions de compte
- Assurer le suivi des différents comptes de banque et du compte de carte de crédit; faire un suivi de la trésorerie et des liquidités disponibles
- S’assurer que les procédures et outils administratifs et financiers sont utilisés adéquatement par l’ensemble du personnel.
2. Gestion administrative du personnel
Paie
- Préparer les données pour le service de paye et en vérifier la validité
- Vérifier les heures pour chaque employée et orienter les employées dans l’utilisation de la plateforme de gestion des feuilles de temps
- Payer les heures régulières, heures supplémentaires, vacances, cotisations, etc.
- Assurer la communication avec l’organisme payeur (Caisse Desjardins)
- Vérifier les rapports de paie et reporter la paie dans simple comptable
Dossiers du personnel
- Procéder à l’ouverture des dossiers administratifs des employées nouvellement embauchées
- Tenir à jour les informations sur chaque employée et procéder aux changements (inscription aux AC, retraite, nouveaux taux horaires, etc.)
- Orienter les employées dans leurs demandes liées aux aspects administratifs (paie, vacances, cotisations, demandes d’attestations d’emploi etc.
3. Tâches administratives connexes
- Compléter certains formulaires et demandes de dons, subventions
- Établir et transmettre les reçus de charité
- Faire les rapports TPS, TVQ, vérifier les Relevés1, T4, déclaration des salaires CSST, droits d’immatriculation, taxes de la ville, etc.
- Rédiger et faire la mise en page de différents documents
- Participer aux réunions d’équipe et en faire les comptes-rendus
- Préparer les documents préparatoires et les invitations pour l’assemblée générale annuelle
- Préparer les données pour l’audit
- Poster et rapporter le courrier
- Préparer et maintenir à jour certaines listes de noms pour invitations, sollicitations, remerciements, vœux de noël
- Vérifier la disponibilité des fournitures de bureau et procéder aux achats mensuels
- Réceptionner et rediriger les appels, répondre à la porte
Formation et expérience
- DEC ou Baccalauréat en administration ou expérience équivalente ;
- Niveau de connaissance avancé des outils de type Excel, PowerPoint, Word;
- Connaissance du logiciel de comptabilité SAGE un grand plus;
- Connaissance des outils Google Suite - Google sheet, Google doc, Google présentation serait un atout;
Conditions et environnement de travail
- Rémunération selon la grille salariale (salaire d'entrée 18$/ heure)
- 35 heures par semaines
- Stationnement disponible, transport en commun à proximité
- Repas offerts sur place et autres avantages en nature
- Assurance santé, régime de retraite
Pour postuler, envoyez un CV et une lettre de présentation avant le 15 juin 2021.
