Adjoint(e) administratif(ve)

Montréal
Cette offre d'emploi n'est plus disponible.

Inter-Val 1175 est une organisation communautaire qui offre de l’hébergement et des services aux femmes victimes de violences conjugales et/ou familiales, et à leurs enfants. L'organisation est à la recherche d'une adjointe administrative pour rejoindre son équipe dévouée et pleine d'énergie.

Mandat

L’adjointe administrative soutient l’équipe de direction et d’intervention dans la fourniture de services psychosociaux à destination des femmes violentées et leurs enfants, en assumant les tâches administratives et une partie des opérations courantes de l’organisation.

1. Comptabilité, contrôle de gestion et finances

Comptabilité

  • Effectuer le paiement des factures, ainsi que les remboursements
  • Gérer la petite caisse
  • Payer les assurances collectives (vérifier les cotisations pour toutes les employées)
  • Payer le régime de retraite (vérifier les cotisations pour toutes les employées)
  • Reporter les opérations bancaires et les placements dans le logiciel comptable
  • Faire la conciliation bancaire et imprimer les rapports financiers
  • Comptabiliser les dépôts et faire les bordereaux

Gestion budgétaire et financière

  • Assurer, en collaboration avec la directrice, le suivi de la consommation budgétaire de l’organisation
  • Valider le circuit des achats et les seuils d’autorisation de dépenses définis par la direction
  • Opérer un contrôle des dépenses, et notamment celles liées au budget nourriture et aux frais de cuisine
  • Appuyer la direction générale dans la préparation des rapports financiers et des redditions de compte
  • Assurer le suivi des différents comptes de banque et du compte de carte de crédit; faire un suivi de la trésorerie et des liquidités disponibles
  • S’assurer que les procédures et outils administratifs et financiers sont utilisés adéquatement par l’ensemble du personnel.

2. Gestion administrative du personnel

Paie

  • Préparer les données pour le service de paye et en vérifier la validité
  • Vérifier les heures pour chaque employée et orienter les employées dans l’utilisation de la plateforme de gestion des feuilles de temps
  • Payer les heures régulières, heures supplémentaires, vacances, cotisations, etc.
  • Assurer la communication avec l’organisme payeur (Caisse Desjardins)
  • Vérifier les rapports de paie et reporter la paie dans simple comptable

Dossiers du personnel

  • Procéder à l’ouverture des dossiers administratifs des employées nouvellement embauchées
  • Tenir à jour les informations sur chaque employée et procéder aux changements (inscription aux AC, retraite, nouveaux taux horaires, etc.)
  • Orienter les employées dans leurs demandes liées aux aspects administratifs (paie, vacances, cotisations, demandes d’attestations d’emploi etc.

3. Tâches administratives connexes

  • Compléter certains formulaires et demandes de dons, subventions
  • Établir et transmettre les reçus de charité
  • Faire les rapports TPS, TVQ, vérifier les Relevés1, T4, déclaration des salaires CSST, droits d’immatriculation, taxes de la ville, etc.
  • Rédiger et faire la mise en page de différents documents
  • Participer aux réunions d’équipe et en faire les comptes-rendus
  • Préparer les documents préparatoires et les invitations pour l’assemblée générale annuelle
  • Préparer les données pour l’audit
  • Poster et rapporter le courrier
  • Préparer et maintenir à jour certaines listes de noms pour invitations, sollicitations, remerciements, vœux de noël
  • Vérifier la disponibilité des fournitures de bureau et procéder aux achats mensuels
  • Réceptionner et rediriger les appels, répondre à la porte

Formation et expérience

  • DEC ou Baccalauréat en administration ou expérience équivalente ;
  • Niveau de connaissance avancé des outils de type Excel, PowerPoint, Word;
  • Connaissance du logiciel de comptabilité SAGE un grand plus;
  • Connaissance des outils Google Suite - Google sheet, Google doc, Google présentation serait un atout;

Conditions et environnement de travail

  • Rémunération selon la grille salariale (salaire d'entrée 18$/ heure)
  • 35 heures par semaines
  • Stationnement disponible, transport en commun à proximité
  • Repas offerts sur place et autres avantages en nature
  • Assurance santé, régime de retraite

Pour postuler, envoyez un CV et une lettre de présentation avant le 15 juin 2021.

Cette offre d'emploi n'est plus disponible.