Adjoint.e exécutif.ve à la direction générale -
KO Média/KO Éditions et Groupe KO
Avec un profil, proactif, dynamique et orgnanisé, l’A.E supportera 2 membres de la haute direction soit :
Sophie Banford, Directrice générale - KO Média/KO Éditions
Stéphane Rochon, Président du conseil – Groupe KO, et Chef de la stratégie numérique
Grâce à son travail en matière de gestion des agendas, suivi des livrables, de communication et de documentation, l’A.E. facilite le travail des 2 dirigeants. Il/Elle joue le rôle d'interface clé entre son service et les divers interlocuteurs de celle-ci.
- Assurer la gestion de l’agenda des 2 gestionnaires
- Coordonner les réunions et voir à la préparation des documents requis aux rencontres;
- Avoir une bonne connaissance des projets en cours, effectuer les suivis nécessaires et assurer le respect des échéanciers auprès des intervenants.
- Élaborer et effectuer la mise en page de lettres, rapports, tableaux et présentations
- Rédiger et traduire divers documents (courriels, sell sheet pour les ventes, etc…).
- Contribuer à la préparation des dossiers de présentation
- Participer à la coordination de projets spéciaux.
- Effectuer des recherches d’information et préparer les résultats de cette recherche pour consultation.
- Répondre aux demandes des rédactrices en chef des différents magazines
- Assumer toutes autres tâches administratives reliées à la fonction.
- Gérer la facturation, Coordonner la signature des contrats et ententes légales
- Être la personne resource pour les gens de l’équipe et assurer la gestion quotidienne des besoins du bureau
Ce poste requiert de la rigueur et un grand sens de l’organisation.
Idéalement, la personne a une aisance rédactionnelle, de synthèse et une bonne orthographe. Le poste demande de la patience et de la concentration. La personne devrait être proactive, mais aussi faire preuve de réactivité, être en mesure de gérer des urgences, s’adapter aux divers interlocuteurs, assurer le reporting d’informations et respecter le devoir de réserve.
Compétences et qualifications
- Diplôme d’études universitaires ou collégiale
- Détenir une expérience significative dans un rôle de support administratif auprès de la haute direction;
- Bilinguisme parfait autant à l’oral qu’à l’écrit, plus particulièrement au niveau de la grammaire française et anglaise;
- Avoir une très bonne connaissance des logiciels de la suite Microsoft Office;
- Faire preuve de proactivité, de discrétion et dynamisme;
- Être structurée, organisée et avoir un bon sens des priorité
- Avoir le souci du détail.
