Adjoint(e) administratif(ve)

Montréal

Description du poste

L’ANEL regroupe plus de 110 maisons d’édition de langue française au Québec et au Canada. Sa mission est de soutenir la croissance de l’industrie de l’édition et d’assurer le rayonnement du livre québécois et franco-canadien à l’échelle nationale et internationale. Les maisons d’édition membres de l’Association publient divers types d’ouvrages, du roman au manuel scolaire en passant par l’essai et le livre jeunesse.

Sous la supervision de la directrice générale, la personne titulaire de ce poste effectue diverses tâches administratives (préparation de documents, commandes diverses, gestion de bases de données, facturation, etc.). Elle veille à transmettre de l’information aux membres ainsi qu’à l’ensemble du personnel de l’ANEL. Elle assure également un service de première ligne de l’accueil et de la réception du bureau.

Principales responsabilités

  • Gestion de la boîte de courriels générale et suivi des messages;
  • Gestion et mise à jour des bases de données et du répertoire des membres;
  • Préparation des documents pour les réunions du conseil d’administration, pour l’assemblée générale annuelle et pour le renouvellement des adhésions à l’Association;
  • Rédaction, révision et mise en page de divers documents (appels de participation, formulaires, lettres, rapports, etc.);
  • Suivi des demandes d’admission à l’ANEL et des cotisations;
  • Facturation pour les activités internationales de l’ANEL;
  • Commandes de livres, expédition et facturation pour les projets d’exportation;
  • Ouverture, tri et distribution du courrier;
  • Communication avec certains fournisseurs (internet, recyclage, entretien ménager, etc.);
  • Accueil des visiteurs, réception des appels et acheminement aux personnes concernées, ou prise de messages;
  • Veille au bon fonctionnement de l’équipement téléphonique et informatique (photocopieur, système d’alarme, serveur, etc.);
  • Commande des fournitures et le matériel de bureau;
  • Appui à la responsable du programme de perfectionnement dans l’organisation des activités (compilation des inscriptions, communication auprès des participants, réservation de locaux et d’équipement, etc.).

Compétences et expérience souhaitées

  • Diplôme d'études collégiales ou diplôme d’études professionnelles en bureautique ou l’équivalent;
  • Expérience minimum de 2 ans dans un poste similaire;
  • Excellente communication orale et écrite en français;
  • Excellente maîtrise de la suite MS Office.

Habiletés spécifiques

  • Minutie, autonomie, et diplomatie;
  • Sens des responsabilités et gestion des priorités;
  • Sens de l’organisation et rigueur professionnelle;
  • Aisance à développer de nouvelles procédures pour la gestion des données, le classement, etc.;
  • Excellentes habiletés interpersonnelles.

Ce que nous offrons

  • Semaine de travail de 35 heures par semaine;
  • Petite équipe dynamique et chaleureuse d’une dizaine de personnes;
  • Deux semaines de vacances par année et congé durant la période des fêtes;
  • Vendredi après-midi de congé durant la période estivale.
  • Entrée en poste le 7 juin 2021.

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