Adjoint(e) exécutif(ve) – Bureau du syndic et des enquêtes et Comité d’inspection professionnelle

Montréal

Tâches et responsabilités :

En appui aux syndics du Bureau du syndic et des enquêtes et aux inspecteurs et membres du Comité d’inspection professionnelle, l’adjoint(e) assure l’exécution des tâches et responsabilités administratives, relevant de sa fonction, soit notamment :

Bureau du syndic et des enquêtes :

  • Répondre aux appels téléphoniques et courriels provenant du public et des optométristes en effectuant les recherches au besoin (ex. : question courante de nature déontologique) et les référer aux intervenants pertinents, au besoin.
  • Effectuer l’ouverture et la constitution des dossiers d’enquêtes, analyser les documents reçus et procéder à la demande des pièces manquantes, le cas échéant.
  • S’assurer du bon cheminement des dossiers d’enquêtes, en maintenant à jour les différents calendriers et autres outils et en effectuant les suivis nécessaires.
  • Réviser et effectuer la mise en page de divers documents (ex. : lettre, projet de plainte disciplinaire, rapport d’enquête, etc.) à partir de lettre type.
  • Préparer des présentations PowerPoint, à l’occasion.

Comité d’inspection professionnelle :

  • Coordonner les suivis concernant les appels et les procédures liées à l’inspection professionnelle.
  • Produire, réviser et mettre en page divers documents concernant les inspections professionnelles (ex. : avis d’inspection, dossier d’inspection, formulaire, lettre de recommandations et suivi) à partir de lettre type et de procès-verbaux.
  • Planifier et préparer la documentation requise pour la tenue des réunions et auditions du comité d’inspection professionnelle (ex. : avis de convocation, ordre du jour, dossiers d’inspection, etc.).

Autres tâches :

  • Effectuer la saisie et la mise à jour des différentes bases de données en vue de produire divers rapports ou statistiques.
  • Appliquer les normes de conservation et procéder à l’élagage ainsi qu’à la destruction des dossiers.
  • Effectuer toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions.

Exigences et qualifications :

  • Diplôme d’études collégiales en techniques de bureautique ou dans une discipline jugée équivalente;
  • Minimum de 3 à 5 années d’expérience de travail pertinente;
  • Excellente connaissance de la langue française parlée et écrite;
  • Très bonne connaissance de la langue anglaise parlée et écrite;
  • Excellente maîtrise des outils bureautiques usuels de la Suite MS Office;
  • Aptitudes démontrées à se familiariser rapidement avec divers outils technologiques, au niveau de la bureautique et de la réseautique particulièrement (pour la base de données, la gestion de sites Web, etc.);
  • Expérience au sein d’un ordre professionnel, dans le domaine de la santé ou dans le domaine juridique, un atout;
  • Expérience en service à la clientèle ou similaire, un atout.

Habiletés professionnelles

  • Capacité à interagir dans un contexte conflictuel;
  • Excellente capacité à communiquer verbalement et par écrit avec clarté;
  • Sens de la rigueur, de l’organisation et un souci de respect des échéanciers;
  • Professionnalisme et discrétion afin de traiter l’information confidentielle dont l’Ordre est responsable;
  • Haut niveau d’autonomie, de débrouillardise et bonne capacité d’adaptation;
  • Faire preuve d’empathie et de bonne écoute;
  • Bon esprit d’équipe et des habiletés relationnelles qui favorisent la collaboration.

Lieu et conditions de travail :

L’Ordre des optométristes du Québec est un ordre professionnel ayant pour principale mission d’assurer la protection du public, en garantissant à la population la compétence, le savoir et le professionnalisme des optométristes.

Cette mission est réalisée en s’assurant du respect des règles applicables à la pratique de l’optométrie au Québec, par les optométristes ainsi que par les autres intervenants concernés. La réalisation de cette mission est aussi assurée par le biais de différents processus et mécanismes, soit notamment au niveau de l’admission à l’exercice, de la réglementation, de l’inspection professionnelle, de la formation continue, de la discipline et de la répression de l’exercice illégal et de l’usurpation de titre.

Conditions offertes :

  • Poste permanent de 35 heures/semaine (8h30 à 16h30).
  • Salaire concurrentiel, établi selon la formation et l’expérience, conformément à la politique de l’Ordre des optométristes du Québec ;
  • Gamme complète d’avantages sociaux (prime d’assurances collectives payée par l’employeur, cotisation REER, etc.);
  • Fermeture des bureaux 8 jours (congés payés) à la période des fêtes et horaire estival sur 4 jours ½ ;
  • Politique de télétravail en place;
  • Bureaux facilement accessibles par transport en commun (métro Berri-UQAM); 
  • Entrée en fonction : selon les étapes de déconfinement, possiblement en juin 2021.

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