ADJOINT(E) DE DIRECTION À L’ADMINISTRATION
Superviseur immédiat : Andres Norambuena
Classification : Temps Plein

RÔLE

Le rôle de l’adjointe de direction à l’administration est de fournir un soutien à la direction de l’entreprise, ainsi qu’à d’autres employés.

RESPONSABILITÉS GÉNÉRALES DU POSTE

L’adjointe de direction a pour principales responsabilités de soutenir les divers membres de la direction en ce qui a trait à certaines tâches administratives.

TÂCHES PRINCIPALES

• Organise des déplacements du vice-président
• Gérer la logistique des réunions
• Collabore avec la directrice des opérations
• Gérer des projets spéciaux
• Participe activement à divers projets, événements spéciaux, formations
• Apporter son aide dans la préparation, la vérification, l’édition et le regroupement de matériel de présentation
• Participe à la mise à jour de documents administratifs
• Offre un support à la gestion des dossiers administratives
• Traiter les comptes de dépenses et assurer le suivi du budget
• Effectuer la révision et la correction de documents.   
• Supporter, écrire et réviser les procédures de l’entreprise.  
• Toutes autres tâches de soutien pouvant lui être demandées.

RELATIONS

RELATIONS DE SUPERVISION DIRECTE

• V-President
• La direction

RELATIONS INTERNES (SERVICES, DÉPARTEMENTS)

• New business executive et l’ensemble des employés.

RELATIONS EXTERNES (PARTENAIRES, FOURNISSEURS, ETC.)

• Clients et fournisseurs                                         

QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES REQUISES

PRÉREQUIS *

• Connaissance du domaine de la publicité

FORMATION

• Une formation en administration est un atout.                         

EXPÉRIENCES                                                 

• De l’expérience de 1 an dans un poste similaire est un atout de
• Bilingue : Francais et anglais (oral et écrit)

COMPÉTENCES                                   

Maîtrise d’outils informatiques : maîtriser l’utilisation d’outils informatiques de base 

Aptitudes sociales : adopter une bonne attitude et être en mesure d’interagir avec les différents départements  et la direction.                        

Maîtrise de soi : avoir la capacité de bien gérer la pression.

Autonomie : démontrer une grande capacité à travailler seul durant une longue période de temps et faire preuve d’initiative.

Esprit d’équipe : contribuer au succès de l’équipe en partageant l’information et ses connaissances.                  

Être méticuleux : porter attention à son travail de façon à livrer la qualité adéquate et à répondre aux attentes et aux besoins.                           

Efficacité : faire preuve d’efficacité et de rapidité d’exécution. Être en mesure de s'occuper de plusieurs dossiers différents en même temps.

Organisation : avoir un bon sens de l’organisation et de gestion des priorités.

Professionnalisme : être en mesure d’établir et de préserver une bonne relation avec les employés.

Rédaction :  excellente maîtrise de la langue française.