Adjoint(e) administratif(ve)

Montréal

Statut : Employé(e), temps plein

Principales tâches et responsabilités au quotidien:

Volet production:

  • Coordonne les activités administratives des productions en cours et fait le pont entre la production, la comptabilité et le financement public (subventions)
  • Réceptionne les bons de commandes et les factures et s’assure que toutes les informations requises y figurent, y compris et surtout, les signatures d’autorisation des dépenses.
  • Fait l’entrée des données au budget de chacune des productions, selon la procédure établie, tient les productrices au courant de l’évolution des dépenses et les informe de toute situation qui pourrait occasionner des dépassements de coûts
  • Peut être appelé à passer des commandes à certains fournisseurs et à en négocier les coûts
  • S’assure que les fournisseurs respectent les commandes, voit à la bonne marche de la livraison dans les temps requis et veille à ce que les marchandises soient acheminées au bon endroit. 
  • Prépare et fait le suivi des petites caisses en informant la comptabilité dans les délais requis à la sortie des sommes demandées selon la procédure établie
  • Peut être appelé à faire les demandes de permis (Ville de Mtl, Alcool, etc…)
  • Liste les achats d’équipements fait pour les productions et s’assure de récupérer chaque élément à la fin des événements pour les envoyer en stockage à l’entrepôt

Volet financement public:

Parachèvements:

  • Entrée de données dans les formulaires et documents excel 
  • Compilation de factures et preuves de paiements
  • Compilation des autres documents demandés par le bailleur de fonds
  • Rapport de fin de projets (après les festivals)

Demandes de subventions:

  • Remplissage des formulaires en ligne
  • Compilation de documents nécessaires à la demande
  • Pré-rédaction

Note : Cette liste de tâche est non-exhaustive. Toutes tâches connexes peuvent s’ajouter sur demande raisonnable des personnes en charge.

L’Employé(e) devra travailler sous la supervision des productrices déléguées, de la directrice du financement public et du contrôleur financier. Elle doit assurer le suivi des coûts de l’ensemble des projets, de l’étape du développement jusqu’à la fermeture des demandes de subventions .

Lors de l’événement, il/elle s’assure de maintenir un suivi journalier des dépenses et des revenus pour en faciliter la consultation et ainsi assurer une prise de décisions éclairée. C’est aussi une personne ressource pour les questions administratives de base provenant des employés (en collaboration avec les productrices déléguées).

Envoyez votre curriculum vitae accompagné d’une courte lettre d’intérêt.

Prise de poste : Dès que possible.
Remarque : Nous ne communiquerons qu’avec les candidat(e)s retenu(e)s pour une entrevue. Veuillez ne pas vous présenter en personne, nous appeler ou nous transmettre une copie papier de votre curriculum vitae.

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