Adjoint(e) exécutif(ve)

Montréal

La mission de Propulsion Québec, la grappe des transports électriques et intelligents, est de mobiliser tous les acteurs de la filière autour de projets concertés ayant pour objectif de faire reconnaître le Québec parmi les leaders du développement et de l’implantation des modes de transport terrestre favorisant les transports intelligents et électriques.

SOMMAIRE DE L’EMPLOI

Sous la supervision de la présidente-directrice générale, et en étroite collaboration avec l’équipe, ainsi qu’avec les organisations de l’écosystème, l’adjoint-e exécutif-ve a pour principale mission de soutenir la PDG dans l’organisation de son temps et de ses rencontres.

RESPONSABILITÉS

Les responsabilités du poste d’ajoint-e exécutif-ve comprennent les tâches liées à l’organisation de l’agenda, mais également des missions complémentaires détaillées ci-dessous : 

  • Répondre aux demandes de rencontres entrantes avec la PDG et assurer la coordination avec les membres de l’équipe s’ils sont invités ;
  • Planifier les rencontres ou événements de la PDG en veillant à ce qu’elle ait en amont tous les éléments nécessaires à  sa préparation : ordre du jour, Q&A, allocution, etc. ;
  • Gérer des correspondances officielles : rédiger, faire valider et envoyer des courriels de correspondance comme des invitations ministérielles et en assurer le suivi ;
  • Être garant de la signature de la PDG : signer tous les documents avec l’accord de la PDG : lettres d’appui, correspondance, etc. ;
  • Créer les rapports de dépenses de la PDG et des deux VP et les faire valider par les administrateurs ;
  • Créer les rapports de cartes de crédit de l’organisation et les faire valider par les administrateurs ;
  • Registre des lobbyistes : s’assurer chaque semaine de la conformité des éléments figurant sur le registre des lobbyistes  ;
  • CE, CA et AGA : préparer et participer aux Comités exécutifs, Conseils d’administrations et aux Assemblées générales annuelles avec la PDG  incluant lesinvitations, les présentations, les mises à jour des données, larédaction des PV, et  les mises à jour nécessaires sur les documents concernant la gouvernance après chaque CA ;
  • Organiser et coordonner les voyages et déplacements professionnels de la PDG (hôtels, avion, réunion, etc.) ;
  •  Répondre efficacement aux demandes de renseignements par téléphone (numéro général de l’organisation) et par courrier électronique (adresse générique de l’organisation) ;
  • Accueillir les visiteurs et les diriger vers les personnes sollicitées (lorsque le contexte sanitaire le permettra).

QUALIFICATIONS

  • DEC en administration, ou domaine connexe ;
  • Trois à cinq années d’expérience dans le domaine de l’administration et de l’assistance à des instances de direction ;
  • Avoir déjà travaillé en lien direct avec des membres de la haute direction d’une organisation ;
  • Excellentes capacités rédactionnelles en français et bonne connaissance de l’anglais ;
  • Excellente connaissance des outils bureautiques (PowerPoint, Word, Excel, Dropbox, Acrobat Pro, Gmail).

COMPÉTENCES LIÉES À L’EMPLOI

  • Capacité à exécuter plusieurs tâches simultanément et rapidement ;
  • Capacité à comprendre les enjeux des rencontres et leur priorité ;
  • Capacité à travailler sous pression dans le contexte d’une organisation en émergence ; 
  • Capacité à faire preuve de prévoyance ;
  • Bienveillance, polyvalence, autonomie, flexibilité, esprit d’équipe, attitude positive, dynamisme ;
  • Souci du détail.

CONDITIONS

  • Date d’entrée en fonction : Dès que possible ; 
  • Statut : poste à temps plein ;
  • Lieu de travail : télétravail en contexte de pandémie COVID-19 ;
  • Autres avantages : assurances et régime d’épargne retraite collectifs.

Veuillez faire parvenir une lettre de présentation et un curriculum vitae dans un seul document PDF via le formulaire.

Postulez maintenant à cette offre

À propos de vous
Obligatoire

Votre CV
Obligatoire
Petit conseil : les employeurs ont une préférence pour le format .pdf.

Formats acceptés : pdf, doc, docx, txt, rtf max. 5 Mo
Candidature vidéo Nouveau !
Recommandé
Propulsion Québec vous offre la possibilité de vous démarquer en répondant à des questions vidéos. Créez-vous un compte Grenier, ou connectez-vous pour pouvoir vous présenter en vidéo.
Mot d’introduction
Recommandé

Lettre et portfolio
Optionnel
Petit conseil : Envoyez une lettre de présentation personnalisée à votre potentiel employeur

Formats acceptés : pdf, doc, docx, txt, rtf max. 5 Mo

Formats acceptés : pdf, doc, docx max. 50 Mo
Téléphone
Optionnel