Sous la responsabilité de la chef d’équipe du département, le/la chargé(e) de projet devra faire preuve d’intégrité et de responsabilité, en plus d’avoir la capacité de maintenir d’excellentes relations avec les clients et les fournisseurs ainsi qu’avec ses collègues. Les principales tâches du chargé(e) de projet consistent à :

Être l’agent relationnel avec le client et agir en rôle-conseil ;
Coordonner l’équipe projet ;
Établir les calendriers de réalisation ;
Élaborer et mettre à jour les budgets d’événements ;
Prendre en charge les négociations avec les fournisseurs ;
Coordonner le volet commandites ;
Préparer les déroulements détaillés des événements ;
Planifier et exécuter toutes les tâches logistiques telles que : Assignation et mise en place des espaces, Besoins audio‐visuels incluant le design des présentations Powerpoint, Sélection de menus, Signalisation
Coordonner le design créatif qui inclut entre autres l’image de marque de l’événement, les présentations et la thématique ;
Créer et planifier le programme social de la réunion, les visites touristiques/techniques et les événements sociaux tel que demandé par le client ;
Gérer les besoins des VIPs ;
Coordonner le processus d’inscription, de transport et d’hébergement, gérer la communication et les besoins logistiques des conférenciers ;
Effectuer la réconciliation financière et la facturation de l’événement ;
Concevoir les sondages et préparer les rapports post‐mortem ;
Exécuter toute autre tâche, au besoin.

Exigences

BAC en tourisme/gestion hotellière ou en administration ou en communications ;
Excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit ;
Expérience de 5 à 10 ans en gestion de congrès et/ou d’événements ;
Savoir planifier ;
Être extrêmement organisé.e et structuré.e et être capable d’établir les priorités dans la gestion du travail;
Capacité à gérer plusieurs projets à la fois et comportant des échéanciers serrés ;
Minutie, exactitude, rigueur ;
Autonomie et capacité à travailler en équipe ;
Efficacité, créativité et intégrité ;
Sens du service à la clientèle très développé ;
Disponibilité en dehors des heures normales de travail (soirs et fins de semaine) lors des congrès ;
Être disposé à se déplacer lors des événements.

Autres conditions

Congés fériés octroyés plus élevés que ceux prévus par la commission sur les normes du travail;
Horaire d’été;
Fermeture des bureaux lors du congé des Fêtes;
Programme d'assurances collectives.