Coordonnateur(trice), Événements

Montréal

Le titulaire du poste doit être disponible pour effectuer des heures supplémentaires et des déplacements pour répondre aux fonctions et aux responsabilités du poste.

Rôle dans l’organisation

Le titulaire du poste prend en charge ou participe à la réalisation des événements de l’Ordre et apporte un soutien logistique aux activités à grand déploiement des regroupements CPA. Il coordonne les communications liées aux événements, la production du matériel et gère les inscriptions. Il appuie de façon ponctuelle les différentes équipes internes, notamment auprès de la relève dans la réalisation d’activités. 

Principales responsabilités/activités 

  • Contribue à la logistique des événements statutaires : coordonne la production du matériel, les signatures de contrat, l’application des programmes de visibilité des partenaires, les relations avec les membres, les lauréats et les fournisseurs ainsi que tout autre élément en lien avec l’événement;  
  • Gère le processus d’inscription, le contrôle de qualité des listes, supervise l’accueil aux événements, effectue les évaluations postévénements et la facturation;
  • Planifie, organise et coordonne des activités du continuum d’engagement, dont le Déjeuner des membres à vie, le Dîner du Cercle des présidents et les Événements Privilèges; 
  • Élabore, en collaboration avec les vice-présidences concernées, les plans de communications liés aux événements et est en charge de leur activation. En ce sens, participe à la rédaction du matériel, coordonne la traduction, effectue la relecture d’épreuve, voit à la mise en ligne ainsi qu’à la diffusion de l’information sur les différentes plateformes de communication;  
  • Assure la logistique événementielle des remises de permis, soirées CPA à l’honneur ou tout autre événement à grand déploiement des regroupements CPA : thématique, plan de communication, diffusion, inscription, rédaction du cahier de charge, et agit en étroite collaboration avec les équipes bénévoles; 
  • Participe ou prend en charge des projets spéciaux et demandes ponctuelles provenant d’équipes internes. Agit comme intermédiaire entre le représentant commercial sur le terrain et le client interne tout au long du processus d’événement; 
  • Coordonne l’émission des permis, des parchemins honorifiques et des trophées, s’assure du maintien des listes en collaboration avec les directions concernées, effectue le suivi de l’impression, le contrôle de qualité ainsi que l’insertion dans les coffrets souvenir, leur envoi ou distribution dans les événements; 
  • Assure la coordination et l’intégration des contenus de capsules électroniques de son équipe. Effectue le montage et la validation des envois, les tests d’assurance-qualité, le bon affichage multiplateformes, le processus d’approbation, l’envoi final et la surveillance des données afférentes; 
  • S’assure que les procédures générales liées à la logistique de chacun des événements soient mises à jour, documentées et révisées, s’assure également de la qualité de la base de données ainsi que de l’efficacité des outils disponibles permettant la réussite des activités et la satisfaction des clientèles visées.

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