Adjoint(e) administratif(ve) / Réceptionniste

Montréal
Cette offre d'emploi n'est plus disponible.

(Poste temporaire 6 mois avec possibilité de prolongation)

Le poste

Relevant de l’Analyste Finances, Ressources humaines et Administration, la personne titulaire de ce poste voit à tout ce qui a trait à la réception, par l’accueil des visiteurs de la Fondation et la coordination des diverses formes de communications et du courrier. Elle assure la bonne gestion de l’inventaire de fournitures et de certains espaces dédiés. Elle travaille en étroite collaboration avec toutes les équipes internes de la Fondation et offre un soutien diversifié à ceux-ci.

Les principales tâches et responsabilités

Réception

  • Accueille les visiteurs et les donateurs;
  • Reçoit et achemine les communications (téléphones, télécopies, courriels, etc.);
  • Coordonne la réception des colis/messagers (incluant la gestion de la timbreuse) et en fait la distribution;
  • Contribue, par son attitude, à créer un climat favorable au travail d’équipe.

Administration

  • Gère et fait de la tenue d’agendas, lorsque requis;
  • Administre l’inventaire des fournitures de bureau et autres;
  • Assure la gestion des espaces tels que la cuisine, les salles de réunion, la réception, etc.;
  • Effectue toute tâche reliée au support du département administratif, selon les besoins et consignes de la Direction.

Opérations

  • Saisie les dons in memoriam et ordonnances de cours;
  • Voit à la gestion des dons en nature;
  • Offre un soutien divers, au besoin.

Les exigences du poste

  • Diplôme en bureautique, secrétariat ou l’équivalent;
  • Minimum de 3 à 5 ans d’expérience dans une fonction similaire;
  • Excellente maîtrise de la communication, écrite et orale, en français;
  • Bonne connaissance de la communication, écrite et orale, en anglais;
  • Bonne connaissance de la suite Microsoft Office;
  • Connaissance de Raiser’s Edge, un atout;
  • Connaissance du domaine des organismes à but non lucratif, un atout.

Compétences recherchées

  • Attitude naturelle à assurer le service à la clientèle ;
  • Sens de l’organisation, autonomie, rigueur et confidentialité;
  • Esprit d’initiative, attitude positive et capacité à travailler en équipe.

Conditions d’emploi

  • Poste temporaire 6 mois avec possibilité de prolongation;
  • Rémunération concurrentielle.

Date d’entrée en poste

  • Dès que possible

Pour poser votre candidature, veuillez nous faire parvenir par courriel, avant le 28 janvier 2019, une lettre de présentation accompagnée de votre curriculum vitae via le formulaire.


* L’utilisation du genre masculin dans le texte n’a d’autres fins que d’en faciliter la lecture. De fait, la Fondation CHU Sainte-Justine souscrit au principe d’égalité en emploi.

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