PIXIStudio recherche actuellement un coordonnateur administratif pour compléter son équipe. Le candidat idéal est une perle rare qui contribuera au succès de notre entreprise par son énergie, son dynamisme et son orientation client. Il est curieux, créatif, débrouillard et autonome, il a le sens de l'organisation et le souci du détail et comprend l’importance de son rôle pour l’organisation.

Une journée typique au studio :

Apporter une aide et une collaboration de premier plan à l’équipe de direction dans ses activités courantes;
Prendre soin de l’équipe de production;
Assurer (et optimiser) la logistique entourant le bon fonctionnement du studio;
Assurer certaines tâches liées à la gestion financière de l’entreprise;
Assurer certaines tâches liées à la gestion des RH;
Assurer certaines tâches liées aux Communications;
Contribuer à la visibilité de l’entreprise et soutenir le développement des affaires;
Plusieurs autres tâches connexes.

Responsabilités administratives :

Prendre en charge toute activité administrative nécessaire au bon fonctionnement du studio et au bonheur de l’équipe;
Répondre avec aisance aux demandes de renseignements téléphoniques et diriger les appels entrants; jouer le rôle de service à la clientèle de première ligne;
Accueillir les visiteurs –clients et fournisseurs- de manière courtoise et chaleureuse (incluant la préparation des cafés/breuvages) et assurer le confort des visiteurs en préparant les espaces de réunion adéquatement;
Coordonner la logistique des réunions, lunch, déplacements professionnels de la direction et/ou des employés;
Participer à l’amélioration continue de nos processus de travail;
Communiquer des informations d’ordre général à l’équipe;
Assister la direction dans la recherche d’informations clés pouvant soutenir la prise de décision
Organiser la réception, la distribution et le classement des documents / du courrier en observant les procédures établies
Assurer la disponibilité du matériel nécessaire au fonctionnement du studio : maintien des inventaires et commande de fournitures, préparation et expédition des envois postaux et colis, etc…)
Rédiger, traduire, corriger et/ou mettre en page divers documents.

Soutien à la gestion financière :

Assister la direction dans la préparation et le traitement de la paye;
Préparer les dossiers pour le comptable en fin de mois et en fin d’année;
Faire le suivi des factures et des comptes à recevoir;
Valider et faire approuver les comptes fournisseurs et assurer leur paiement;
Classer les documents financiers en respect des procédures établies;
Maintenir les renseignements financiers à jour pour la production de rapports;
Gérer la petite caisse.

Soutien aux ressources humaines :

Participer en collaboration avec la direction à la conception et à la mise à jour des divers outils de gestion des ressources humaines (manuel employés, profils de poste, etc.);
Assurer la tenue des registres de congés, vacances, formations, etc.
Assister la direction dans la gestion du programme d’assurances collectives de l’entreprise;
Assister la direction dans le processus de recrutement et de gestion des candidatures spontanées;
Mettre à jour et maintenir les dossiers des employés;
Gérer les rapports mensuels des dépenses de l’équipe de direction / des employés;
Assurer le lien avec les organismes gouvernementaux (subventions Emploi Québec, etc.);
Collaborer à l’organisation d’évènements internes ou pour les clients;
Répondre aux demandes provenant des employés.

Soutien au bonheur de l’équipe et implication sociale :

Être positif, dynamique et de bonne humeur (!);
Être à l’écoute des besoins de l’équipe et identifier les initiatives favorisant le bonheur au travail;
Identifier, proposer et mettre en place des initiatives directement liées à une ambiance de travail positive;
Animer le Club social et coordonner la logistique des activités sociales et des anniversaires;
Identifier, proposer et mettre en place des initiatives et activités en lien avec les activités de l’entreprise permettant de redonner à la société;

Profil recherché :

Minimum de trois ans d'expérience pertinente;
Formation et/ou expérience en administration / comptabilité / RH;
Maîtrise de la suite Microsoft Office et aptitudes rédactionnelles;
Bilinguisme : excellente connaissance du français et très bonne connaissance de l’anglais (à l’oral comme à l’écrit);

Qualités recherchées :

Dynamisme et positivité;
Bienveillance, qui se soucie des autres;
Facilité à communiquer avec tact et courtoisie;
Honnêteté, intégrité et discrétion dans le traitement d’informations confidentielles;
Capacité à résoudre des problèmes tout en prenant plaisir à le faire;
Capacité à gérer et à prioriser plusieurs tâches et projets à la fois;
Autonomie, sens de l'organisation et sens de l’initiative;
Orientation « rentabilité », sens des responsabilités, jugement;
Sourire, énergie positive, polyvalence, proactivité et ponctualité sont indispensables!

Nous t’offrons :

Un salaire compétitif
Un programme d’assurances collectives intéressant
Un environnement de travail stimulant et un équipement à la fine pointe
Un programme de participation aux profits
Un horaire relativement flexible de 35 heures par semaine
Des défis professionnels stimulants
Des projets et défis créatifs
Une équipe de feu sans diva
La possibilité de grandir dans une entreprise en pleine croissance, référence dans le domaine
Un club social actif qui a ton bonheur et ta santé à cœur : sorties, activités, célébrations et plus encore

** Envoie ton cv et ta lettre de présentation, via le formulaire.

Seuls les candidats sélectionnés seront convoqués pour une première entrevue.

Merci de ne pas nous contacter par téléphone.