SOMMAIRE
Le coordonnateur offre un support aux Chargés de comptes.
PRINCIPALES RESPONSABILITÉS
1-GESTION DE LA DOCUMENTATION EN GÉNÉRALE.
- En support aux Chargés de comptes, fais le suivi des différents items à recevoir des autres départements aux dates requises (infographie, fontes/gabarits, achats, planification, informatique, prépresse) pour préparer les cahiers de charge préliminaires
- Fais les amendements et distribue les amendements internes/client et s'assure de la diffusion immédiate de ces modifications.
- Coordonne l'arrivée des documents en préapprobation (dessin final, carte d'activation, échantillons couleur, épreuves couleurs, etc.) pour les soumettre aux chargés de comptes et/ou aux clients.
- Obtiens les signatures à l'interne du chargé de compte, du chef de service, du directeur ou du Vice-président des ventes, des cahiers des charges finaux.
- Procède à l’ouverture des dossiers physiques et informatiques, effectue l’ouverture des projets et débute les formulaires pour l’infographie.
- Distribue les OK de presses.
2-GESTION DES ENVOIS
- Effectue et coordonne la préparation et la livraison des billets tests et spécimens et met à jour l’inventaire (voute, entrepôt).
- Envoi les épreuves couleur et les ¨Kodaks¨ pour tous les clients
- S’occupe des envois par courrier express et autres aux clients et autres usines.
- Prépare les cahiers pour l’envoi au client, copie physique avec signature ou crée un PDF avec signature pour l’envoi électronique (selon les besoins des clients).
- Envoie les listes de validation au client.
3-GESTION DES DOCUMENTS D’EXPÉDITIONS
- Prépare et distribue les documents d’expédition : commercial invoice, ticket receipt, facture proforma (au besoin) et remplie tout document exigé par le client pour le dédouanement des billets (packing list, delivery docket etc.
- Avise le client en cas de retards ou tout autre changement.
- Réponds aux questions des clients sur les expéditions s’il y a lieu, en consultant le site ou en communiquant directement avec le personnel du transporteur.
- Vérifie les factures d’après le cahier des charges et les approuve et retourne aux finances.
4-METTRE À JOUR LES BASES DE DONNÉES
- Vérifie régulièrement la base de données AEGIS MAP.
- Prépare, distribue et tient à jour les différents tableaux internes et/ou clients.
- Mets à jour les cédules internes qui indiquent où l’on est rendu dans la production du jeu.
5-EXÉCUTE TOUTES AUTRES TÂCHES INHÉRENTES À SA FONCTION.
- Effectue le classement (dossiers, spécimen, documents, etc.)
- Effectue le classement de tous les documents d’expéditions et envois dans chaque dossier du jeu.
- S’occupe de l’archivage des dossiers, spécimens et tout autre document.
- Mets à jour le fichier d’archives.
QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE REQUISES
- DEC en administration, bureautique ou dans un domaine approprié
- Deux (2) années d’expérience
- Connaissance de base du domaine de l’imprimerie, représenterait un atout
AUTRES EXIGENCES DU POSTE
- Bonne connaissance de l’environnement Windows (logiciels Word, Excel et Outlook)
- Autonomie
- Minutie
- Organisation
- Bilinguisme (écrit)
- Attitude service
- Travail d’équipe