Coordonnateur(trice) du service à la clientèle

Montréal
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SOMMAIRE

Le coordonnateur offre un support aux Chargés de comptes.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

1-GESTION DE LA DOCUMENTATION EN GÉNÉRALE.

  • En support aux Chargés de comptes, fais le suivi des différents items à recevoir des autres départements aux dates requises (infographie, fontes/gabarits, achats, planification, informatique, prépresse) pour préparer les cahiers de charge préliminaires
  • Fais les amendements et distribue les amendements internes/client et s'assure de la diffusion immédiate de ces modifications.
  • Coordonne l'arrivée des documents en préapprobation (dessin final, carte d'activation, échantillons couleur, épreuves couleurs, etc.) pour les soumettre aux chargés de comptes et/ou aux clients.
  • Obtiens les signatures à l'interne du chargé de compte, du chef de service, du directeur ou du Vice-président des ventes, des cahiers des charges finaux.
  • Procède à l’ouverture des dossiers physiques et informatiques, effectue l’ouverture des projets et débute les formulaires pour l’infographie.
  • Distribue les OK de presses.

2-GESTION DES ENVOIS

  • Effectue et coordonne la préparation et la livraison des billets tests et spécimens et met à jour l’inventaire (voute, entrepôt).
  • Envoi les épreuves couleur et les ¨Kodaks¨ pour tous les clients
  • S’occupe des envois par courrier express et autres aux clients et autres usines.
  • Prépare les cahiers pour l’envoi au client, copie physique avec signature ou crée un PDF avec signature pour l’envoi électronique (selon les besoins des clients).
  • Envoie les listes de validation au client.

3-GESTION DES DOCUMENTS D’EXPÉDITIONS

  • Prépare et distribue les documents d’expédition : commercial invoice, ticket receipt, facture proforma (au besoin) et remplie tout document exigé par le client pour le dédouanement des billets (packing list, delivery docket etc.
  • Avise le client en cas de retards ou tout autre changement.
  • Réponds aux questions des clients sur les expéditions s’il y a lieu, en consultant le site ou en communiquant directement avec le personnel du transporteur.
  • Vérifie les factures d’après le cahier des charges et les approuve et retourne aux finances.

4-METTRE À JOUR LES BASES DE DONNÉES

  • Vérifie régulièrement la base de données AEGIS MAP.
  • Prépare, distribue et tient à jour les différents tableaux internes et/ou clients.
  • Mets à jour les cédules internes qui indiquent où l’on est rendu dans la production du jeu.

5-EXÉCUTE TOUTES AUTRES TÂCHES INHÉRENTES À SA FONCTION.

  • Effectue le classement (dossiers, spécimen, documents, etc.)
  • Effectue le classement de tous les documents d’expéditions et envois dans chaque dossier du jeu.
  • S’occupe de l’archivage des dossiers, spécimens et tout autre document.
  • Mets à jour le fichier d’archives.

QUALIFICATIONS ET EXPÉRIENCE REQUISES

  • DEC en administration, bureautique ou dans un domaine approprié
  • Deux (2) années d’expérience
  • Connaissance de base du domaine de l’imprimerie, représenterait un atout

AUTRES EXIGENCES DU POSTE

  • Bonne connaissance de l’environnement Windows (logiciels Word, Excel et Outlook)
  • Autonomie
  • Minutie
  • Organisation
  • Bilinguisme (écrit)
  • Attitude service
  • Travail d’équipe
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