Que diriez-vous de vous joindre à une équipe motivée et accueillante?

Nous recherchons un ou une adjoint(e) administratif(tive) qui souhaite réaliser de nouveaux défis et travailler dans un environnement stimulant dans le Vieux Montréal.

Description du poste

Sous la supervision de la Directrice de l’administration, l’adjoint(e) administratif(tive) aura pour principales responsabilités :

Réception

Accueillir les visiteurs
Répondre au téléphone et acheminer les appels (environ 50-75 par semaine)
Aider à la planification et la préparation des réunions, des rendez-vous, des réservations et des arrangements en vue des déplacements professionnels
S’occuper du courrier interne et externe et être responsable des envois de colis par messager
Être responsable des équipements et fournitures de bureau (voir à l’inventaire et en effectuer les commandes de réapprovisionnement)
Placer les appels de services (réparations, etc.)
S’assurer de la propreté générale du bureau

Administration

Agir comme support administratif (conciliations bancaire et de la carte de crédit, comptes payables, suivi des comptes à recevoir, mise à jour de chiffriers Excel, classement, télécopies, numérisations, photocopies, etc.)
Saisir et/ou compiler des données et produire différents rapports, tableaux, analyse et documentations
Préparer des contrats
Gérer l’agenda de la Présidente
Effectuer toutes autres tâches connexes

Location temporaire

Gérer les appels de location pour un de nos clients
Produire les documents légaux (baux, ententes, etc.)
Gérer et organiser les locations durant l’année
Faire les status hebdomadaires (Directrice de comptes et client)
Faire de la prospection pour les « Pop up »

Habiletés

Service à la clientèle impeccable
Autonome et responsable
Esprit d’initiative et polyvalence
Grand sens de l'organisation et de la gestion des priorités
Souci du détail et rigueur
Habileté à travailler sur différents dossiers en même temps
Personne structurée, méticuleuse
Capacité à travailler en équipe

Qualifications

Diplôme en comptabilité et gestion ou équivalent
Bilinguisme - tant à l’oral qu’à l’écrit
Expérience en service à la clientèle
Expérience pertinente en agence de publicité ou secteur connexe (un atout)

Compétences techniques

Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office
Connaissance du logiciel Sage 50
Connaissance de l’environnement MAC (un atout)
Connaissance de FileMaker (un atout)

Poste à temps plein

Début : 31 juillet 2017

Contact : Julie Massicotte
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