Description de l'entreprise:
Notre société gère et exécute à grande échelle des événements promotionnels et des équipes de représentants, de démonstrateurs et d’agents promotionnels dans toutes les grandes villes canadiennes (Montréal, Québec, Toronto, Ottawa, Calgary, Edmonton, Vancouver, etc) en plus de superviser l'exécution de campagnes expérientielles diverses pour clients et partenaires.

Nous sommes à la recherche d'un(e) candidat(e) qui a la capacité de travailler au sein d’une équipe dévouée, qui est motivé(e) à relever des défis de taille et peut travailler sous pression et sait gérer le stress, peut gérer plusieurs dossiers à la fois, a la capacité de déterminer les priorités et qui s’engagera au plus haut niveau d'excellence dans un environnement exigeant et toujours évolutif.

Ce poste requiert une personne ayant d'excellentes aptitudes créatives, administratives, de comptabilité (de base), de résolution de problèmes et qui adhère au principe du dépassement de soi.

But du poste:
La personne en poste a pour fonction de veiller à l’exécution efficace et en temps opportun des activités du bureau ainsi que de tous les projets promotionnels ou événementiels de l’équipe de façon à faciliter les opérations de l’agence. La titulaire travaille sous la supervision du directeur général ou de la directrice générale, ou des superviseurs désignés par le comité de direction.

Se charger des fonctions de soutien administratif et de coordination événementielle, c’est-à-dire:
• Fournir du soutien au personnel (téléphone, messagerie vocale, télécopieur, courriel, site Web et médias sociaux, commande de fournitures de bureau, classement, préparation des envois de courrier, etc.);
• Élaborer des systèmes administratifs et des protocoles concernant, entre autres, l’exploitation et la mise à jour de la base de données, les systèmes de commande ou de courrier de sortie;
• Soutenir l’équipe RH dans le recrutement d’équipes promotionnelles canadiennes;
• Tenir à jour les organigrammes et base de données RH;
• Traduire des documents simples, de façon ponctuelle;
• Faire l’entrée des données pertinentes aux bulletins de paie;
• Aide générale à la comptabilité (récupération des factures fournisseurs, entrées de journal, création de tableaux et données Excel, etc).
• Préparer et vérifier divers formulaires contenant des renseignements reliés au registre de paie;
• Fournir les renseignements au personnel qui s’interroge relativement aux montants de paye ou rediriger la question à l’employé qui est en mesure de fournir l’information demandée;
• Collaborer avec la direction dans le développement des équipes promotionnelles et événementielles;
• Assurer un rôle de leadership et donner l’exemple sur le terrain (si requis);
• Prendre en charge les exigences relatives au recrutement d’équipes, gestion des équipes événementielles, installations, technologie, équipement et toutes demandes connexes;
• Assurer la communication entre les fournisseurs, les organisateurs d'événements, les clients ou agences et les intervenants internes relativement à tous les aspects de l'exploitation stratégique des activités promotionnelles;
• Exécuter d’autres projets donnés à la demande du Comité de direction.

Qualités & aptitudes requises:
• Parfaitement bilingue, anglais et français (à l'oral et à l'écrit).
• Excellentes compétences en informatique : traitement de texte, gestion de bases de données (Google Docs), et logiciels d’affichage de pages Web, suite Office et de communication électronique
• Connaissances en comptabilité (de base) avec Simple Comptable, Acomba ou autre
• Excellent sens de l’organisation; capacité à gérer simultanément plusieurs tâches et à établir des priorités
• Excellente aptitude à travailler en équipe
• Excellentes aptitudes à coordonner de petits projets événementiels sous sa responsabilité
• Expérience et connaissance en marketing événementiel, en communication, en planification d’événement ou en recrutement et gestion d’ambassadeurs de marque.
• Excellentes capacités pour la planification stratégique et organisationnelle, la résolution de problèmes, la gestion de projet et le suivi de production
• Compréhension exceptionnelle des échéanciers et du désir de livrer des équipes et services de qualité.
• Excellente connaissance grammaticale et une capacité à générer des correspondances écrites de haute qualité.
• Capacité exceptionnelle de s'adapter efficacement à un environnement de travail exigeant et variable, de traiter de nombreuses tâches à la fois, de gérer des budgets, d'équilibrer les demandes continues, de prioriser les projets et de respecter les échéanciers.
• Présentation soignée.

Expérience requise:
• Formation postsecondaire complétée obligatoire (minimum Cégep, idéalement Université) en marketing, administration, gestion, communication, comptabilité ou autre domaine pertinent
• 2+ ans dans un poste administratif
• 2+ ans d’expérience reconnue à un poste de gestion d’événement ou d’activité promotionnelle.

Nous faire parvenir votre c.v. et une lettre de présentation avec le code ADCJR.