Coordonnateur aux événements et à la logistique
Créée en 1978 par et pour les professionnels, Financière des professionnels consacre tous ses efforts à répondre aux attentes de ses clients en matière de gestion de patrimoine, en offrant des solutions novatrices et personnalisées, et ce, tout en visant des standards élevés de compétence, d’intégrité et de gouvernance d’entreprise. Les membres de ses associations-actionnaires regroupant les médecins spécialistes, les chirurgiens-dentistes, les notaires, les architectes en pratique privée et les pharmaciens propriétaires. Son offre de service élargie est également disponible aux autres professionnels, dont les besoins en services financiers s’apparentent à ceux de sa clientèle prépondérante.
Vous recherchez un travail dans un milieu professionnel et stimulant? Vous êtes créatif et avez une passion pour le travail d'équipe? Notre gestionnaire souhaite vous rencontrer!
Des défis à la hauteur de vos talents
En tant que Coordonnateur aux événements et à la logistique, le titulaire sera responsable de coordonner les activités des événements corporatifs et de ceux des conseillers de gestion de patrimoine, de même que de soutenir la logistique des congrès auxquels nous participons. Il aura la responsabilité de la gestion de la Boutique d'articles promotionnels interne. Il assurera la gestion budgétaire des événements et sera d’un soutien important dans la gestion du budget pour la vice-présidence, Communications et marketing. Sous la responsabilité de la Spécialiste événements et formation , vous devrez notamment :
- Planifier et coordonner l'ensemble des différentes étapes et outils nécessaires lors de la tenue d'événements corporatifs et de ceux des conseillers en gestion de patrimoine, de même que des formations;
- Soutenir la logistique des activités de développement des affaires, principalement les congrès;
- Identifier des fournisseurs potentiels et négocier les tarifs et les arrangements nécessaires avec les fournisseurs concernés. Participer à la prise de décision. Réviser les contrats et les bons de commande à satisfaction;
- Déterminer les menus, les prix, les besoins en équipement (audiovisuel ou autre), l'aménagement désiré, etc; les intégrer dans la gestion du budget de l'événement;
- Collaborer à la préparation du budget des événements et en assurer le suivi, incluant la préparation et la saisie des factures;
- Gérer quotidiennement les inscriptions du site d'inscription, faire le suivi des paiements auprès des participants inscrits;
- Créer et gérer des fichiers documentés pour chaque événement, des formulaires pour les réunions pré et post-événements (briefs, grilles de suivi, sondages, mise à jour du calendrier interactif, etc);
- Saisir les présences et les données de sondage de rétroaction dans le cadre des événements, afin de faire le rapport événementiel et planifier les rencontres de post-mortem;
- Servir de point de contact pour les conférenciers sur leurs besoins en logistique;
- Communiquer et entretenir des liens avec les associations actionnaires et les partenaires lors d'activités conjointes;
- Assumer la responsabilité de la Boutique d'articles promotionnels interne, incluant les commandes, de même que l'entretien des kiosques;
- Assurer un soutien à la gestion budgétaire du secteur, dont le paiement, la saisie des factures et le suivi des dépenses pour la vice-présidence Communications et marketing (en rapport direct avec la VP Communications et marketing);
- Agir comme personne ressource pour le volet administratif à l'équipe Communications et marketing.
Votre profil :
- Vous possédez un diplôme en gestion d'événements, formation universitaire ou expérience pertinente;
- Vous possédez 2 à 3 années d’expérience en gestion d'événements, incluant la gestion budgétaire;
- Vous possédez de bonnes habilités en communication et appréciez le travail d’équipe;
- Vous faites preuve de rigueur, d’éthique et de professionnalisme;
- Vous êtes autonome et démontrez de solides aptitudes à gérer plusieurs tâches à la fois et à déterminer l’ordre des priorités;
- Vous possédez des habiletés en négociation;
- Vous démontrez du leadership et de la capacité en résolution de problèmes;
- Vous avez de bonnes connaissances des langues française et anglaise parlées et écrites;
- Vous êtes disponible en dehors des heures habituelles de travail et à se déplacer au Québec, à l'occasion, selon les événements et les besoins de l'organisation;
- Vous maitrisez la suite Microsoft Office, dont Word, Excel et PowerPoint.
Pour en savoir davantage sur Financière des professionnels et son évolution, consultez
Veuillez prendre note que le masculin est utilisé sans aucune discrimination et uniquement dans le but d’alléger le texte.
