RESPONSABILITÉS DU POSTE

  • Fournir un soutien administratif en s’occupant d’un large éventail de documents pour le compte du service Affaires juridiques et secrétariat général et en en assurant la tenue, et collaborer aux recherches d’ordre courant ou à d’autres activités semblables afin de répondre aux besoins et aux objectifs du service
  • Apporter son soutien relativement à l’établissement des priorités et du déroulement du travail et aider à la préparation et à la distribution des rapports, de la documentation destinée au conseil d’administration, des communications et des présentations en se chargeant de la correction d’épreuves, de l’édition et de la mise en forme des documents conformément aux normes établies tout en assurant le contrôle de la qualité et en respectant les échéances critiques
  • Participer à la préparation du budget et contrôler les rapports de fin de mois se rapportant au budget d’exploitation du service afin d’assurer leur exactitude, régler les divergences avec le service de la Finance et préparer une analyse des écarts
  • Coordonner la logistique des réunions du conseil d’administration et réserver les installations et le matériel audiovisuel requis, et coordonner les conférences téléphoniques mensuelles, les itinéraires, les déplacements, etc. de l’équipe tout en tenant à jour l’emploi du temps quotidien
  • Contribuer à l’administration efficiente des activités courantes du service en codant toutes les factures et les rapports de dépenses, en actualisant les documents, en compilant les statistiques, en dépouillant le courrier et en fournissant des services de soutien administratif aux autres membres du service
  • Contribuer à tenir à jour la liste des contacts de la direction avec les cadres de direction et les administrateurs de BDC, les clients internes ou externes et/ou les visiteurs tels que les dirigeants d’entreprises internationales ou nationales et les représentants politiques et de ministères
  • Agir comme éditeur/trice du site des Services juridiques en assurant l’exactitude de l’information, et mettre à jour le site suivant les besoins tout en respectant les normes établies
  • Tenir un système de classement et une base de données des dossiers efficients, à jour et efficaces

ÉDUCATION ET EXPÉRIENCE

  • Diplôme ou certificat d’adjoint/e administratif/ve juridique, ou expérience équivalente
  • Au moins deux (2) ans d’expérience pertinente, de préférence dans un service juridique

APTITUDES ET HABILETÉS

  • Connaissance des concepts, de la terminologie et des procédures juridiques
  • Excellente connaissance de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), de Microsoft Access et d’autres systèmes informatiques et logiciels
  • Connaissance de Sharepoint et/ou Diligent serait un atout
  • Excellentes compétences en administration et excellent sens de l’organisation pour assurer la gestion des dossiers juridiques
  • Capacité supérieure en matière de gestion du temps / d’établissement des priorités
  • Orientation service à la clientèle
  • Excellentes aptitudes en communication à l’écrit et à l’oral
  • Esprit d’initiative et discrétion
  • Capacité à travailler de manière autonome et sous pression
  • Esprit d’équipe
  • Bilinguisme, un atout

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RESPONSIBILITIES OF THE POSITION

  • Provide administrative support by attending to and maintaining a wide variety of documentation for the Legal Services and Corporate Secretariat and assist in routine research or similar activities in order to meet department needs and objectives
  • Provide support in establishing priorities and workflow and assist with the preparation and distribution of reports, Board books, communications and presentations by proofreading, editing and formatting documents in accordance with established standards ensuring quality control and respecting critical deadlines
  • Participate in the preparation of the budget and monitor month-ends reports for the department’s operating budget to ensure accuracy, resolve discrepancies with the Finance department and prepare analysis of variances
  • Coordinate logistics for Board meetings and reserve the necessary facilities and audio-visual equipment as well as coordinating the monthly team conference calls, itineraries, trips, etc. while maintaining the daily agenda updated
  • Assist in the efficient administration of the department’s day-to-day operation by coding all invoices, expense reports, updating documents, compiling statistics, opening mail and providing administrative support services to other members of the department
  • Assist in keeping current the management’s lists of contacts with Bank executive officers, internal or external clients, and/ or visitors such as international or national executives, government departments and political representatives
  • Act as publisher of the Legal Services site and ensure accuracy of information and update site accordingly while adhering to established standards
  • Maintain efficient, up-to-date and effective filing system and database of files

EDUCATION AND EXPERIENCE

  • Legal Administrative Assistant Diploma or Certification, or equivalent experience
  • At least two  years of relevant experience, preferably in a legal department

SKILLS AND KNOWLEDGE

  • Knowledge of legal concepts, terminology and procedures
  • Excellent knowledge of Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint), Microsoft Access and other computer systems and software
  • Knowledge of Sharepoint and/or Diligent would be an asset
  • Excellent administrative and organizational skills to manage legal files
  • Superior time-management / priority -setting skills
  • Customer service focus
  • Excellent written and communication skills
  • Initiative and discretion
  • Ability to work independently and under pressure
  • Team player
  • Bilingualism would be an asset
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