Poste permanent, temps plein

Rôle

Sous l’autorité du Directeur, opérations, le/la chargé(e) de projets agit en tant que responsable au sein de l’équipe et veille à la réalisation efficace du/des projet(s) qui lui sont assignés en maximisant l’utilisation des ressources internes et coordonnant les ressources externes liées à Avalanche Prod et/ou au projet dont la personne est titulaire. Par la mise en œuvre de ses aptitudes techniques et théoriques ainsi que son expérience des meilleures pratiques, le/la chargé(e) de projet chapeaute et supervise chacune des étapes de réalisations déterminées en fonctions des ressources disponibles.

Le ou la chargé(e) de projet est responsable de la livraison des projets en respectant les budgets et les échéanciers tout en s’arrimant aux objectifs définis par la direction.

Ce rôle demande une grande capacité pour l’établissement et la gestion de relations interpersonnelles, un bilinguisme solide (français et anglais) écrit et oral, une attitude positive envers ses collègues ainsi qu’une bonne maîtrise du mode solution.

Tâches

Gestion tactique de projets, au quotidien

Agis à titre de personne-clé (« production déléguée ») avec la direction pour le suivi des projets sous sa responsabilité, supervise et s’assure du bon déroulement de l’exécution de tous les aspects des projets sous sa responsabilité;
Estime les ressources et les participants nécessaires pour atteindre les objectifs des projets;
Élabore et tiens le(s) budget(s) et l’échéancier annuel des livrables et les fait respecter par le reste de l’équipe;
Négocie, rédige et assure au besoin le suivi des ententes avec certains fournisseurs;
Utilise toutes les ressources mises à sa disposition pour livrer les projets, travaille en étroite collaboration avec les différents départements de l’entreprise, notamment marketing et communications, comptabilité, alliances corporatives, administration, programmation, subventions, etc.;
Délègue les tâches et les responsabilités au personnel approprié et superviser les pigistes et stagiaires (Production, logistique, programmation, etc.) incluant faire les suivis et la formation;
Gère les réunions de production et retraites stratégiques (agir à titre de modérateur, préparation de l’ordre du jour, procès verbaux, appeler les réunions au besoin);
Utilise les outils de gestion en vigueur dans la compagnie et mets à jour la documentation pertinente;
Coordonne et assure le suivi en application des ententes avec les partenaires, subventionnaires et commanditaires (activation, pavoisement, gestion des VIPs et promotions spéciales, etc.);
Participe au processus de recrutement pour combler les postes saisonniers;
Construis, développe et cultive de bonnes relations d'affaires indispensables à la réussite du projet;
Définis et gère, sur une base continue, les besoins du/des projet(s) avec les membres de l'équipe et les autres parties prenantes;
Communique rapidement et efficacement les livrables aux membres de l'équipe et aux parties prenantes d’une façon claire;

Profil et exigences

Diplôme universitaire dans le domaine de la gestion d’événements et/ou formation en administration
Expérience solide dans un poste similaire (minimum 2 années);
Capacité et expérience concrète à respecter un budget (obligatoire);
Bilinguisme français/anglais à l’oral et à l’écrit;
Grande autonomie, débrouillardise, initiative, créativité et minutie;
Grand sens de l’organisation et des priorités;
Flexibilité et disponibilité au niveau des horaires de travail près et pendant les dates des événements;
Être à l’aise de travailler sous pression avec délais serrés et près des dates des événements;
Intérêt marqué pour le domaine de la musique et expérience pertinente dans le monde du spectacle un atout majeur;
Connaissance et maîtrise nécessaire des logiciels Word, Excel, Mac mail, I-Cal – Google docs/calendars (G suite). De plus connaissance de Filemaker Pro, Marcato, Cyberimpact et Weezevent, un atout.