Sommaire de l’emploi

À la Direction, Marketing et événements, vous aurez à soutenir administrativement les activités de la Direction et plus particulièrement au Service Marketing par l’utilisation des notions de bureautique dédiées, entre autres, à la communication, à la production et à la gestion de documents, ainsi qu'à la logistique des rencontres. Vous aurez également à assister et soutenir l'équipe dans la planification, la logistique interne et externe, ainsi que la mise en place des campagnes de publicité et activités de promotion pour l’OIIQ. Vous combinerez ces activités courantes en participant notamment à l’élaboration des objectifs à poursuivre, en assumant le leadership des façons de faire et en maximisant leur efficacité.

Responsabilités

Assurer la gestion des communications :

Téléphone : répondre aux appels, prendre les messages, communiquer les informations relevant de sa compétence, filtrer les appels et acheminer les appels à qui de droit.
Courrier électronique : recevoir, répondre à certaines demandes relevant de sa compétence et acheminer les autres demandes ou messages à qui de droit.
Courrier régulier interne et externe. Dépouiller le courrier, répondre à certaines missives relevant de sa compétence et distribuer à qui de droit.

Effectuer la gestion de l'agenda de la chef du Service Marketing :

Prendre, déplacer et confirmer des rendez-vous, réunions, conférences et audiences, assurer le suivi et le respect des échéanciers des dossiers en cours.

Assumer la logistique des activités de secrétariat et de soutien administratif :

Organiser les activités relatives aux rencontres internes/externes (convocation, préparation de documents, envoi de document, réservation de salle et d’équipements pertinents et autres selon les besoins).
Réviser et approuver, de concert avec la chef de service, les déclarations en vue de la paie des employés du Service Marketing.
Assister aux réunions, au besoin.
Préparer, rédiger, à partir de brouillons ou de textes, et voir à la mise en page de toute correspondance, documentation, présentation, formulaire ou autres.
Effectuer la correction d’épreuves en vérifiant la conformité et l’exactitude des documents (orthographe et syntaxe).
Mettre en page des rapports incluant textes, tableaux et graphiques.
Collaborer à la préparation des prévisions budgétaires, tenir et administrer les budgets du Service Marketing.
Préparer et assurer le suivi des demandes de chèques, d’engagements des dépenses, de comptes de dépenses et d’honoraires en fonction des normes et procédures en vigueur.
Procéder et maintenir la classification des dossiers et de la documentation, autant électronique que papier, en fonction du système de gestion documentaire de la direction.
Assister et soutenir l'équipe dans la planification, la logistique interne et externe, ainsi que la mise en place des campagnes de publicité et activités de promotion pour l’OIIQ.
Procéder aux envois massifs de documentation reliés aux événements de sollicitation et de promotion.
Effectuer toute autre tâche connexe.

Responsabilités particulières

Assister la directrice et les membres de son équipe, en l’absence de la secrétaire de direction, dans la réalisation de l’ensemble de leurs activités.
Remplacer la technicienne aux ventes, au besoin, à la vente des publications.

Exigences minimales

Diplôme d’études collégiales en secrétariat ou technique de bureau. Certificat universitaire pertinent à l’emploi, un atout. Chaque année de scolarité manquante peut être compensée par deux (2) années d’expérience pertinentes à l’emploi.
Expérience pertinente d’au moins cinq (5) ans. L’expérience manquante peut être compensée par une scolarité pertinente, supérieure à ce qui est exigé.
Bilinguisme (français et anglais), un atout.
Excellence de l’orthographe, de la grammaire et des habiletés rédactionnelles.
Maîtrise d’une méthode de prise de notes rapide.
Maîtrise élevée de la suite MS Office : Excel avancé, Outlook, PowerPoint et Word avancé principalement et excellente connaissance du PDF et du eCopy pour création de formulaire en ligne, conversion de document, etc.

Compétences et caractéristiques recherchées

Savoir faire face à l’ambiguïté et l’incertitude.
Faire preuve d’autonomie et d’intégrité.
Savoir gérer les priorités, prendre des décisions de qualité et avoir la capacité de gérer plusieurs dossiers simultanément.
Être douée pour les relations interpersonnelles et le travail d’équipe.
Savoir informer et aptitudes à communiquer.