Sommaire du poste

Sous l’autorité du chef de service, programmation, le titulaire a pour principales responsabilités de voir au bon fonctionnement et à la logistique du bureau d’accréditation, de gérer les dossiers d’hébergement et de seconder le chef de service et son équipe dans la gestion des aspects administratifs de leur travail.

Responsabilités spécifiques

Coordination et logistique

Accueille les artistes et leur équipe au bureau d’accréditation et exécute le protocole d’accueil ;
Assume la responsabilité du bon fonctionnement du bureau d’accréditation, répond aux questions et traite les demandes ;
Supervise et dirige le personnel bénévole affecté à son équipe lors des activités du service ;
Coordonne les activités durant certains événements ;
Embauche et supervise le personnel nécessaire au bon déroulement des activités et animations (mascottes, amuseurs, équipe d’animation, etc.);
Assiste le département dans la production d’événement.

Élaboration des plans d’animation

En collaboration avec son supérieur:
Participe au développement du concept et à l’élaboration des plans d’animations;
Analyse les propositions de nouveaux projets d’animation;
Contribue au renouvellement et à l’amélioration des activités, des animations et de leurs installations.
Établit annuellement la structure de coûts d’opérations et de production des animations quotidiennes;
Établit l’infrastructure requise pour la réalisation des animations : scène, tentes, barrières, chapiteau, électricité, accès au site, sécurité, etc.;
Effectue le démarchage et la sélection de nouveaux talents pour continuellement renouveler les activités d’animation.

Production des activités d’animation

Évalue et planifie tous les besoins requis aux animations quotidiennes (techniques, scéniques, ressources humaines, sécurité, etc.);
Évalue, planifie, embauche et supervise le personnel ou autres intervenants jugés nécessaires (patrouille, bénévoles, etc.) à la réalisation des animations quotidiennes sur le site;
Prépare le calendrier de réalisation des animations et fait le suivi des opérations requises;
Voit à ce que toutes les installations requises soient en place, contrôle la qualité et veille au respect des horaires établis;
Coordonne le démontage et l’entreposage des équipements après les activités - effectue le retour de location aux fournisseurs;
Prépare le bilan financier et les rapports post-mortem des animations;
Assure le lien entre les opérations de la programmation et les besoins des services de l’AVT (finances, Centre des congrès);
Embauche et supervise le personnel nécessaire au bon déroulement des activités et animations (mascottes, amuseurs, équipe d’animation, etc.);

Travail général de bureau

Saisit du texte et met en page des documents, tels que la correspondance d’affaires, des rapports, des tableaux, des graphiques, des documents internes et d’autres documents à partir de notes dictées ou manuscrites ;
Révise divers textes en anglais et en français, en s’assurant d’une présentation et d’une mise en page adéquates ;
Tient à jour le système de classement des documents et dossiers ;
Produit les rapports post-mortem d’activités ;
Aide le département avec la gestion des bons de commande et du budget.