Rôle 

Nous sommes à la recherche d’un(e) adjoint(e) exécutive pour seconder un de nos associés principaux. La personne recherchée possède des habiletés interpersonnelles et linguistiques, des aptitudes de gestion et une flexibilité forte développée, de même qu’une attitude positive et empreinte de professionnalisme.

Tâches

  • Gérer l’agenda, le courrier, les courriels et les appels;
  • Organiser la logistique des réunions;
  • Coordonner tous les préparatifs de voyage ainsi que les rencontres tenues à l'extérieur du bureau (itinéraires, avions, hôtels, véhicules, etc.);
  • Gestion et suivi de différentes demandes ou dossiers, notamment relié à la haute direction et de l'équipe de stratégie globale;
  • Traitement de documents confidentiels;
  • Traitement des feuilles de temps et comptes de dépenses;
  • Conception et mise en page de divers documents tels mémos, lettres et présentations;
  • Assurer le suivi et la complétion de certains projets spéciaux;
  • Préparer l’ordre du jour des rencontres et prendre les minutes au besoin;
  • Effectuer des tâches reliées à la vie personnelle des associés tel que;
    • Coordination de voyage;
    • Paiement de factures;
  • Supporter les associés au développement de certaines activités tels que :
    • Développement d’affaire,
    • Nouveau outils de gestions,
    • Structure organisationnelle,
    • Etc.

Compétences

  • Expérience de 2 à 4 ans dans un poste similaire;
  • Habileté à monter des présentations PowerPoint ;
  • Bonne maîtrise du logiciel keynote;
  • Maîtrise parfaite du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit;
  • DEC en techniques de bureautique, ou expérience équivalente.

Exigences

  • Excellente capacité organisationnelle;
  • Bonne capacité de gérer plusieurs tâches/demandes à la fois;
  • Autonomie;
  • Flexibilité;
  • Discrétion;
  • Empathie;
  • Résistance au stress;
  • Dynamisme;
  • Professionnalisme;
  • Diplomatie.

Tasks

  • Manage schedules, emails, and calls;
  • Organize meeting logistics;
  • Coordinate travel preparations and meetings held outside the office (itineraries, flights, hotels, transportation, etc.);
  • Manage and follow up on various requests and files;
  • Handle confidential information;
  • Submit timesheets and expense accounts;
  • Write and format various documents such as memos, letters, and presentations;
  • Follow up on and finalize certain special projects;
  • Prepare the order of the day and take meeting minutes;
  • Carry out tasks related to partners’ personal lives, such as:
  • Travel coordination
  • Invoice payment

Professional skills

  • 2 to 4 years of experience in a similar position;
  • Ability to create PowerPoint presentations;
  • Knowledge of Keynote;
  • Perfectly fluent in French and English, both spoken and written;
  • DEC in Office Technology, or equivalent experience.

Requirements

  • Excellent organizational skills;
  • Ability to manage numerous tasks/requests at once;
  • Autonomy;
  • Flexibility;
  • Discretion;
  • Empathy;
  • Resistance to stress;
  • Dynamism;
  • Attention to detail.
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