Description de poste

Dans le présent document, l’emploi du masculin inclut le féminin et vise essentiellement à alléger le texte.

  • Poste permanent à temps plein
  • Zone géographique : Montréal centre-ville
  • Fonction principale : Administration pour équipe de développement (événementiel et collecte de fonds)
  • Organisme à but non lucratif
  • Bilinguisme à l'oral et à l'écrit essentiel 

Sous l’autorité du directeur du développement, le titulaire de ce poste apporte un soutien administratif et opérationnel au service du développement dont une large partie du mandat inclut le service à la clientèle. Il agit comme chef de bureau du directeur du développement dans toutes les phases administratives et opérationnelles se rapportant à lui.

Les responsabilités administratives étant étroitement liées au succès des activités de développement, le titulaire doit démontrer un sens marqué pour l’initiative, faire preuve de leadership, être hautement motivé et disposé à collaborer avec les personnes mentionnées.

Le titulaire doit avoir la capacité de travailler concurremment sur plusieurs dossiers, être en mesure de prioriser ses tâches et avoir un sens de l’organisation aigu. Comme plusieurs des tâches rattachées au poste ont des délais d’exécution courts, le titulaire doit démontrer une flexibilité élevée et doit avoir un horaire qui peut s’adapter aux contraintes du poste.

Responsabilités principales du poste

  • Préparer la correspondance, les présentations, les rapports, les documents afférents aux activités de développement et en effectuer la mise en page; en vérifier l’orthographe et la grammaire;
  • Réaliser la mise à jour des dossiers et des outils administratifs de l’équipe du développement et s’assurer que les procédures soient à jour et enregistrées dans le fichier informatique approprié;
  • Faire les extractions nécessaires pour, entre autres, préparer les listes d’envois;
  • Communiquer avec les participants de comités et de programmes, les commanditaires et les donateurs, et effectuer des suivis avec les clientèles gravitant autour du service du développement;
  • Effectuer le suivi des dons, des commandites, etc. qui ont trait aux activités de collecte de fonds;
  • Inscrire/mettre à jour toute information pertinente dans la base de données;
  • Préparer et maintenir à jour le calendrier des activités de développement;
  • Effectuer un suivi relatif aux demandes de la clientèle externe qui sont adressées au directeur du développement;
  • Coordonner/organiser les voyages d’affaires des membres de l’équipe du développement;
  • Coordonner/participer à l’organisation de certaines activités de l’équipe du développement au besoin;
  • Soutenir l’organisation des activités des comités de bénévoles tels les comités d’événements, etc.;
  • Répondre aux demandes relevant de sa compétence à partir des politiques, des règles, des procédures de gestion et de pratiques en vigueur dans son service (par ex., la réception de dons);
  • Régler certains problèmes relevant de sa compétence et rédiger des projets de réponse; noter les suites à donner et effectuer les suivis requis;
  • Prendre le relais dans la gestion d’activités de développement en cas d’absence d’un membre de l’équipe.

Profil des compétences

Connaissances

  • Diplôme d’études collégiales en secrétariat, bureautique ou techniques administratives (équivalent);
  • Connaissance approfondie de la suite Microsoft Office essentielle et connaissance de la suite Adobe (Illustrator et Photoshop), un atout;
  • Utilisation de la fonction « publipostage » (mail merge) essentielle;
  • Expérience en soutien aux événements, un atout;
  • Bilinguisme tant à l’oral qu’à l’écrit essentiel.
  • Expérience
  • De 5 à 7 ans d’expérience démontrée en secrétariat ou en gestion de bureau, dont un minimum de 2 ans au service d’un cadre supérieur.

Habiletés

  • Autonomie
  • Capacité à travailler sous pression
  • Discrétion / Confidentialité
  • Entregent
  • Gestion des priorités / temps (essentiel)
  • Planification / organisation
  • Rapidité d’exécution / rencontre les délais (essentiel)
  • Rédaction / orthographe

Contact

Veuillez postuler en envoyant votre CV et une lettre de candidature via le formulaire au soin des ressources humaines.

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt, mais seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées. 

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