ADJOINT(E)  ADMINISTRATIF(VE),  SECTEURS : AUTEURS - RÉALISATEURS ET ANIMATEURS – PORTE-PAROLES

AGENCE ARTISTIQUE MVA

La date d’entrée en fonction : Dès que possible 

L’agence MVA, œuvrant dans  le domaine de la représentation artistique au Québec  depuis 25 ans, est à la recherche d’un(e) adjoint(e) administratif(ve) pour appuyer le travail des deux avocates responsables des secteurs : Auteurs-réalisateurs et Animateurs-Porte-paroles au sein de l’entreprise.

Tâches principales :

Ses tâches consisteront principalement à assurer le suivi administratif des dossiers clients (traitements des contrats et de la facturation inhérente) et d’assurer la coordination des diverses tâches reliées au bon fonctionnement des secteurs sous sa charge, plus précisément :

  • Traitement des contrats 
    - Scan, archivage électronique, classement des contrats et organisation des dossiers légaux.
    - Envoi des copies signées par courriels aux clients.
    - Coordination de l’envoi et la signature des contrats avec les producteurs lorsque par la poste ou par messager.
    - Envoi de formulaires à remplir pour demande d’événements corporatifs ou de demandes de représentation théâtrales par exemple.
  • Facturation
    - Procéder à l’émission de factures pour nos clients des secteurs visés et assistance dans le suivi proactif des divers dossiers de facturation dans ACCESS pour s’assurer du paiement des factures dues dans un délai raisonnable.
  • Préparation des demandes d’adhésion à des associations d’artistes telles que la SACD, SARTEC, DGC, WGC, ARRQ pour nos réalisateurs/auteurs.
  • Gestion des envois de matériel par Fedex et messager pour faire la promotion du travail de nos artistes.
  • Gestion de la réception et des demandes de rapports de redevances.
  • Coordination des rencontres des auteurs et des réalisateurs avec des producteurs.
  • Mise à jour des agendas des auteurs et réalisateurs.
  • Ouverture de dossier de client (demande de photo, fiche coordonnées, CV, etc.) et ouverture du dossier physique des auteurs et réalisateurs.
  • Demandes des DVD des productions de nos réalisateurs, gestion des stocks.
  • Préparation de la salle de conférence pour les rencontres et accueil des visiteurs.
  • Gestion et commande des fournitures de bureau.
  • Faire les courses pour le bureau au besoin.
  • Scan, photocopie et classement général.

Compétences requises :

  • Expérience de 5 ans à titre d’adjoint(e) administratif(ve) ou dans un poste similaire, idéalement dans le domaine télévisuel ou cinématographique.
  • Excellent sens de  l’organisation,  attention au détail et rigueur professionnelle.
  • Excellente capacité à travailler en équipe et entregent.
  • Aptitude à gérer plusieurs dossiers simultanément et de manière efficace.
  • Bilinguisme (français et anglais) et excellente capacité de communication verbale et écrite en français. 

Les personnes intéressées doivent faire parvenir leur CV via le formulaire avant le 19 février 2016. 

Cette offre d'emploi n'est plus disponible.