Description de l'entreprise

Notre société gère et exécute à grande échelle des événements promotionnels et des équipes de représentants, de démonstrateurs culinaires et d’agents promotionnels dans toutes les grandes villes canadiennes et américaines en plus de superviser l'exécution de campagnes expérientielles diverses pour clients et partenaires.

Nous sommes à la recherche d'un(e) candidat(e) qui a la capacité de travailler au sein d’une équipe dévouée, qui est motivé(e) à relever des défis de taille et peut travailler sous pression et sait gérer le stress, peut s’épanouir avec un horaire irrégulier, peut gérer plusieurs dossiers à la fois, a la capacité de déterminer les priorités et qui s’engagera au plus haut niveau d'excellence dans un environnement exigeant et toujours évolutif.

Ce poste requiert une personne ayant d'excellentes aptitudes administratives, de comptabilité (de base), de résolution de problèmes et qui adhère au principe du dépassement de soi.

But du poste

La personne en poste a pour fonction de veiller à la récupération, la classification, la codification et à la vérification des documents administratifs, des reçus de dépenses en magasin, des livraisons, de l’inventaire pour la division de L’Expérience en magasin de l’agence. Elle veillera aussi à l’exécution efficace et en temps opportun des activités du bureau ainsi que d’offrir un support administratif au reste de l’équipe de façon à faciliter les opérations événementielles. La titulaire travaille sous la supervision du directeur général ou des superviseurs désignés par le comité de direction.

Se charger des fonctions de soutien administratif et de coordination événementielle, c’est-à-dire :

Fournir du soutien au personnel (téléphone, messagerie vocale, télécopieur, courriel, commande de fournitures de bureau, classement, préparation des envois de courrier, etc.);
Élaborer des systèmes administratifs et des protocoles concernant, entre autres, l’exploitation et la mise à jour de la base de données, les systèmes de commande ou de courrier de sortie;
Tenir à jour les organigrammes et base de données RH;
Traduire des documents simples, de façon ponctuelle;
Faire l’entrée des données pertinentes aux bulletins de paie;
Aide générale à la comptabilité (récupération des factures fournisseurs, entrées de journal, création de tableaux et données Excel, vérification des taxes selon les provinces, etc).
Préparer et vérifier divers formulaires contenant des renseignements reliés au registre de paie;
Assurer la communication entre les fournisseurs, les organisateurs d'événements, les clients ou agences et les intervenants internes relativement à tous les aspects de l'exploitation en magasin;
Exécuter d’autres projets donnés à la demande du Comité de direction

Qualités & Aptitudes Requises

Parfaitement bilingue (Ang/Fr) ou même anglophone de naissance (à l'oral et à l'écrit).
Excellentes compétences en informatique : traitement de texte, gestion de bases de données (Google Docs), suite Office (Excel particulièrement) et de communication électronique
Connaissances en comptabilité (de base) avec Simple Comptable, Acomba ou autre
Excellent sens de l’organisation; capacité à gérer simultanément plusieurs tâches et à établir des priorités
Excellente aptitude à travailler en équipe
Excellente connaissance grammaticale et une capacité à générer des correspondances écrites de haute qualité.
Présentation soignée

Expérience requise :

Formation postsecondaire complétée obligatoire (Minimum Cegep, Idéalement Université) en marketing, administration, gestion, communication, comptabilité ou autre domaine pertinent
Au moins 3 ans d’expérience de travail général en sol québécois / canadien
2+ ans dans un poste administratif

Nous faire parvenir votre cv et une lettre de présentation avec le code AD_DM.