Spafax est à la recherche d’une personne proactive, compétente et enthousiaste pour occuper le poste bilingue d’administrateur/administratrice de bureau. Il s’agit d’un emploi à temps plein. La perle rare aura la responsabilité d’organiser et de faciliter la vie d’une formidable équipe de création à notre bureau du quartier Plateau-Mont-Royal. Capable d’avoir une vue d’ensemble et de dégager les priorités, elle n’hésitera pas à mettre la main à la pâte.

Responsabilités:

  • bâtir de solides relations de travail avec collègues et clients;
  • gérer tous les problèmes du bureau avec brio;
  • accueillir visiteurs et clients;
  • gérer la réception en répondant aux questions d’ordre général par téléphone et par courriel;
  • planifier des événements au bureau et à l’extérieur pour les employés et les clients;
  • traduire les communications inter-bureaux de l’anglais au français;
  • organiser les conférences téléphoniques, programmer et coordonner les réunions;
  • organiser et tenir à jour les systèmes de classement; commander les fournitures de bureau et de cuisine;
  • trier, enregistrer et poster le courrier et les magazines et gérer diverses listes d’expédition;
  • assurer d’autres tâches administratives générales et assister les membres de l’équipe au besoin.

Qualifications:

  • autonomie, attitude orientée vers les résultats, fiabilité et ponctualité;
  • excellente aptitude à la communication orale et écrite, bilingue français-anglais;
  • deux à quatre ans d’expérience et/ou formation théorique en administration;
  • grandes capacités en organisation et en gestion des échéanciers;
  • Aptitude à accomplir plusieurs tâches de front et à travailler de manière autonome dans diverses fonctions;
  • esprit positif et détermination, sens impeccable du service à la clientèle;
  • maîtrise parfaite de l’environnement Mac, de la suite Office de Microsoft et d’Internet (celle de la suite Creative d’Adobe, un atout);

Si vous vous reconnaissez dans ce profil, merci de faire parvenir votre CV et une lettre de présentation.

Spafax

Nous sommes une agence internationale de marketing de contenus, chef de file dans la création de contenu visant à rapprocher les marques de leur clientèle. Contrairement à de nombreux acteurs dans le domaine du marketing de contenu, nous générons aussi des revenus pour nos clients grâce à des partenariats et à la vente de publicité à des parties tierces dans les plateformes que nous créons. En fait, nous avons réussi à générer de cette façon plus de 300 millions de dollars depuis 10 ans.

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Required experience:

  • Office Administration: 2 years

Location: Montreal.

We’re looking for a proactive, competent and enthusiastic multitasker to join us as a fully bilingual Office Administrator. This is a full-time position. You will be in charge of organizing and facilitating the lives of a fantastic team of Creatives in our hip Plateau office. We are looking for someone who sees what job needs to be done and isn’t afraid to get their feet wet.

Responsibilities:

  • Strong communication, interpersonal and problem solving skills
  • Build strong professional relationships with coworkers and clients
  • Handle all office problems with panache
  • Meet and greet visitors and clients
  • Reception: Answer general queries by telephone and email
  • Plan on-site and off-site events for employees and clients
  • Translate inter-office communications from English to French
  • Set up conference calls, schedule and coordinate meetings
  • Organize and maintain inventory systems; order office and kitchen supplies
  • Sort, log, and post mail and magazines and manage various mailing lists
  • Perform other general administrative duties and assist staff upon request

Qualifications:

  • Goal-oriented self-starter; reliable and punctual
  • Superior verbal and written communication skills; must be bilingual in French and English
  • 2-4 years experience and/or formal training in administration
  • Excellent organizational and time management skills
  • Ability to multitask and to work independently at a variety of functions
  • Positive, can-do attitude and superb customer service skills
  • Expert knowledge of Mac, Microsoft Office Suite, and Internet (Adobe Creative Suite would be an asset)

If you believe that you are the right candidate for this position, please send us your CV and cover letter.

About Spafax

We are a global content marketing agency, a leader in creating content that helps brands connect with consumers, as well as a leader in the provision of in-flight entertainment for airlines around the world. Some of the platforms we create are familiar: magazines, websites, digital products, video, apps. Some of the platforms we curate are also familiar: in-flight movies and audio. We also are a major sales agency selling advertising into the media we produce. We also offer PR services. Some of our activities, however, are less familiar: events, samplings, branded spaces, and brand in hand experiences.

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