Note : Le masculin est utilisé pour alléger le texte, et ce, sans préjudice pour la forme féminine.

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DESCRIPTION DU POSTE

L’adjoint administratif seconde le directeur administratif.

Sous sa direction, l’adjoint administratif est responsable de l’exécution de la portion cléricale du département d’administration, incluant la tenue de livres, la complétion de rapports gouvernementaux, la rédaction de documents administratifs, la gestion de l’environnement de travail, le classement et l’archivage.

Les fonctions principales et habituelles de cet emploi sont :

RESPONSABILITÉS

A) STUDIO

  • Est responsable du suivi régulier du service de paie et des besoins des employés, relatifs à la paie.
  • Assure avec rigueur, la tenue de livres de l’incorporation.
  • Est responsable du classement des documents et de leur archivage.
  • Procure au directeur administratif les informations financières et les rapports financiers extraits de la base de donnée comptable selon ses besoins et dans les délais demandés.
  • Tient à jour un calendrier de paiements (fournisseurs) et de facturations (clients) en fonction des spécifications du directeur administratif et assure quotidiennement le suivi des comptes clients et des comptes fournisseurs de l’incorporation.
  • Assure la production des formulaires gouvernementaux et des paiements qui y sont rattachés.
  • Assure le relais de l’information avec le vérificateur comptable, les institutions gouvernementales et l’institution financière de l’entreprise.
  • Est responsable du suivi régulier des services publics (énergie, communication, internet, etc.) et des fournisseurs de service privés (système d’alarme, transport, entretien, soutien informatique, etc.)
  • Est responsable du suivi régulier et des achats nécessaires au bon fonctionnement du studio et aux besoins de l’équipe (matériel de bureau, mobilier, café, eau, etc.).
  • Soutien de manière générale, le directeur administratif dans ses besoins en rédaction, gestions des ressources humaines, logiciels, licences, mise en place de nouveaux équipements informatiques ou autres.

B) ÉQUIPE

  • Assiste le directeur des ressources humaines dans les tâches en lien avec la gestion du personnel (Affichage de poste, contrat de travail, horaire d’évaluation, etc.).
  • Voit aux besoins de chaque nouveau membre de l’équipe afin de faciliter leur intégration.
  • En collaboration avec le directeur administratif, assure la gestion de l’environnement de travail et voit au bon fonctionnement du local en général.
  • Assiste le directeur administratif dans la gestion des horaires de vacances et les reprises de temps de l’ensemble du personnel du studio.

C) PROJETS

  • Inscrit les grandes lignes des projets en développement dans le système de gestion de projets. Assiste le directeur administratif dans l’analyse financière initiale des projets et le suivi budgétaire des projets.
  • Rédige les ententes et les contrats négociés par les producteurs avec les fournisseurs externes.
  • Rédige les ententes négociées et contribue à l’embauche des pigistes, sous-traitants et autres intervenants ponctuels des projets.

D) RELATION CLIENT

  • Est responsable d’acheminer les contrats et la facturation aux clients, ainsi que toute spécification qui s’y rapporte exigée des producteurs ou du directeur administratif.
  • Assiste le directeur administratif dans le suivi et le respect de l’échéancier de paiement inscrit aux contrats.
  • Au besoin, contribue aux soumissions et aide les producteurs à finaliser les budgets préliminaires.

EXIGENCES DU POSTE

FORMATION

  • Diplôme d’études collégiales en administration, gestion, comptabilité ou autre domaine pertinent.
  • Diplôme universitaire en gestion, administration ou autre domaine (un atout).

EXPÉRIENCE

  • 2 à 3 ans d’expérience en tant qu’adjoint administratif ou tout autre expérience jugée pertinente dans un poste de gestion, de logistique de bureau ou d’adjoint à la direction.
  • Expérience en gestion dans un domaine créatif, un atout.

HABILETÉS ET CONNAISSANCES REQUISES CONNAISSANCES

Maitrise du logiciel Sage 50 (Simple Comptable) ou l’équivalent
Maitrise avancée du français et de l’anglais, autant à l’oral qu’à l’écrit
Maitrise de la suite MS Office (principalement Excel et Word)
Connaissance en gestion de studio, de bureau ou de production (un atout)

HABILETÉS

  • Excellent sens de l’organisation
  • Souplesse, capable de s’adapter aux changements
  • Sait travailler dans un rôle subordonné
  • Forte capacité de concentration en espace de travail ouvert
  • Minutie et extrême rigueur dans les tâches qui se rapportent aux chiffres
  • Forte autonomie et débrouillardise
  • Recherche activement des solutions aux situations problématiques
  • Capacités démontrées à mener plusieurs projets simultanément, à demeurer efficace sous pression
  • Esprit d’équipe 
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