Renseignements de base :

• Titre du poste : Coordonnateur(trice) – Logistique
• Service: Logistique, Production
• Festivals: Montréal en lumière, Francos de Montréal, Festival International de Jazz de Montréal
• Contrat : Début novembre à mi-Juillet

Raison d’être du poste

Sous la responsabilité de la gestionnaire de production logistique, le ou la coordonnateur(trice) - Logistique agit comme personne-ressource auprès de l’équipe et des différents partenaires, assure la coordination de certains dossiers du département et soutient la gestionnaire dans les activités de planification, d’organisation et de gestion des ressources humaines.

Le titulaire du poste est également responsable du développement et du maintien des pratiques écoresponsables du département production, de la gestion du dossier des accréditations ainsi que de la supervision des ressources qui y sont affectées durant la saison estivale. Il contribue activement à l’amélioration continue des outils, des processus et des méthodes de travail du service.

Responsabilités

Soutien à la gestion du département

• Agir comme répondant(e) du service logistique en l’absence de la gestionnaire, tant auprès des équipes internes que des partenaires externes.
• Assister la gestionnaire dans la planification et le suivi des opérations du département.
• Soutien au dépôt des cahiers des charges.
• Effectuer la relecture et la validation des documents, procédures et outils du service.
• Collaborer à l’amélioration continue des processus, des outils et de la documentation du département.

Ressources humaines

• Coordonner le processus de recrutement des équipes logistiques terrain
• Participer aux entrevues, aux recommandations d’embauche et à l’accueil des nouveaux employés terrain.
• Assurer le suivi administratif lié aux embauches.
• Participer à la planification et à la validation des horaires des équipes terrain dans le système.

Accréditations

• Agir comme responsable du dossier des accréditations de Montréal en Lumière.
• Planifier et coordonner la préparation annuelle des outils nécessaires au service :
• Superviser le ou la superviseur.e aux accréditations.
• Veiller à l’amélioration continue des outils et des processus du service.

Développement durable

• Coordonner la planification et la mise en œuvre des actions écoresponsables des événements extérieurs.
• Collaborer avec les différents départements afin d’assurer l’application des mesures sur le site extérieur.
• Produire les bilans environnementaux et coordonner les démarches de certification et de reconnaissance.
• Préparation du dossier de calcul des GES pour MEL et FIJM 2027.
• Effectuer les demandes de soumissions et de services auprès des différents fournisseurs en lien avec les besoins en écoresponsabilité et assurer les suivis jusqu’à la confirmation des services.

Autres responsabilités

• Participer aux opérations terrain lors des événements lorsque requis.
• Effectuer toute autre tâche connexe contribuant au bon fonctionnement du service logistique.

Caractéristiques recherchées

• Excellente capacité d’organisation, rigueur et souci du détail.
• Autonomie, initiative et sens des responsabilités.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à établir efficacement les priorités.
• Capacité à travailler sous pression dans un environnement dynamique et en constante évolution.
• Excellentes aptitudes en communication et en travail d’équipe.
• Bon jugement et capacité à prendre des décisions de façon autonome.
• Leadership et capacité à superviser, mobiliser et accompagner des ressources.
• Grande polyvalence et capacité d’adaptation.
• Intérêt pour l’amélioration continue, l’écoresponsabilité et l’optimisation des processus.

Exigences et profil recherchés

• Formation ou expérience pertinente en gestion, administration, logistique, production ou organisation d’événements.
• 2 à 3 ans d’expérience pertinente dans le domaine événementiel ou dans un environnement similaire.
• Expérience en coordination ou en gestion de ressources humaines.
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office et facilité à apprendre de nouveaux outils et systèmes informatiques.
• Grande disponibilité durant les périodes de production et d’événements, incluant certaines soirées et fins de semaine.