DESCRIPTION :
Relevant de la codirection générale, l’adjoint de direction administratif est un soutien pour les opérations administratives, financières et communicationnelles de la compagnie. Il joue un rôle clé dans le bon fonctionnement quotidien des 2 Mondes en assurant que les processus administratifs et les communications sont efficaces et bien organisés et contribue à la réussite des objectifs annuels de la codirection générale adoptés en conseil d’administration.
RÉSUMÉ DES FONCTIONS :
Administration et développement
- Assister la codirection dans la gestion quotidienne du bureau et des ressources humaines sur des missions spécifiques à agir à titre de répondant aux côtés du codirecteur général et administratif pour la gestion du bâtiment et répondre aux demandes des locataires si besoin
- Coordonner les rencontres du comité de direction et du comité bâtiment conjoint ainsi que des diverses réunions impliquant la codirection générale.
- Assister aux rencontres et collaborer si nécessaire pour rédiger les PV
- Préparer le budget avec le codirecteur général et administratif et les mises à jour budgétaires pour le CA
- Contrôler les opérations comptables de l’organisme en partenariat avec la firme comptable
- Gérer les factures des fournisseurs, les codifier en vue du traitement comptable et du contrôle par la codirection générale
- Coordonner la production des états financiers vérifiés
- Agir à titre de principal conseiller auprès de la codirection générale sur les questions administratives, contractuelles, légales et financières
- Préparer les contrats de location du LAB2M en collaboration avec le responsable technique et sous la supervision du codirecteur général et administratif
- Contribuer à la préparation des dossiers et rapports de financement public
- Représenter la codirection lors d’évènements/ réunion, s’il y a lieu
- Coordonner la circulation des renseignements à l'interne
- Soutenir la codirection générale dans la supervision de la personne responsable de la technique et des locations
- Rédiger les rapports liés à l’équité salariale interne
- Identifier les sources de financement publiques et privées et préparer les demandes en collaboration avec la codirection et l’adjoint administratif
- Orchestrer et coordonner la démarche de collecte de fonds, en impliquant les membres de l’équipe et du conseil d’administration / Organiser les évènements bénéfices et s’occuper de la logistique de la soirée (billets d’invitation, collecte, commandes, traiteur…)
- Suivi des paiements des cachets de représentations et de répétitions pour les artistes et les concepteurs
- Participation et suivi du comité bâtiment ainsi que mise à jour du budget des fournisseurs et des contrats liés
CONDITIONS :
- Horaire : 30h semaine
- Rémunération : En fonction du profil
- Horaires flexibles avec 2 jours minimum de télétravail / 2 jours minimum sur place
- Environnement de travail convivial / petite équipe
- 5 jours de congés personnels
- 5 jours de maladie
- Être éligible aux programmes d’emploi Québec
Envoyez vos CV à Léa Michaut via le formulaire!
