Coordonnateur.trice de production sénior, Spectacles

Horaire : Temps plein
Rémunération : Selon expérience
Date d'entrée en poste : Dès que possible
Expérience requise : Minimum 3 à 5 ans
Hybride – Télétravail + bureau de Montréal
Un modèle de travail et des horaires flexibles
Une banque de congés compétitive
Des accès privilégiés à nos événements
Un environnement de travail des plus agréables : déjeuners, collations et cafés offerts.

Sommaire

Sous la responsabilité du Producteur, le.la Coordonnateur.trice de production sénior assure la coordination ainsi que le soutien administratif reliés principalement à la production de comédies musicales et autres spectacles d’envergures (pièces de théâtre, variétés) et ce, dans le respect du cadre budgétaire de chaque production. L’entreprise est présentement en pleine croissance et cherche une personne motivée et passionnée, pour qui la coordination et la gestion de projets n’ont aucun secret, qui pourra faire une réelle différence dans des projets d’envergure sur le territoire régional, national et international.

Principales responsabilités

Offrir un support au Producteur pour tous les aspects de la production des spectacles;
Assister le Producteur avec les différentes tâches reliées à la comptabilité (facturation, codification et classement de factures, gestion des petites caisses et rapports de dépenses/carte de crédit, demandes de paiement, demandes de financement et crédit d’impôts);
Respecter les paramètres budgétaires préalablement établis;
Selon les cas, négocier, rédiger et coordonner la signature des contrats;
Respecter les différentes ententes collectives et préparer les contrats s’y rattachant;
Faire le suivi des contrats, paiements et facturations des équipes;
Assurer les tâches relatives à la fermeture du projet (archivage des dossiers, post-mortem);
Créer ou mettre à jour différents documents de production (échéanciers, calendriers document de présentation, cahier de tournée);
Coordonner les besoins logistiques sur les différentes productions, incluant entre autres la réservation de locaux, la location d’équipement, le transport et l’hébergement;
Effectuer la recherche de fournisseurs et diverses ressources des projets et gérer les demandes de soumission et les achats ;
Gérer les demandes de disponibilités, coordonner et participer aux réunions, brainstorms, répétitions avec les différents intervenants (artistes, concepteurs, auteurs, techniciens, etc.)
Coordonner la logistique des auditions (réception des candidatures, suivis avec les agents et artistes) et les ressources humaines et matérielles nécessaires;
Veiller à l’organisation de la logistique des événements (conférence de presse, première, tapis rouge, séance photo et vidéo)
Assurer une présence, lorsque requise, sur les différentes productions (répétitions, entrée en salle, représentations)
Gérer les demandes de billets de faveurs;
Coordonner et gérer la vente de marchandise promotionnelle, incluant l’inventaire et le suivi des ventes ;
Supporter la planification et l’organisation des voyages et déplacements et préparer les documents nécessaires au besoin (documents de voyage, Visa/B1, Carnet ATA, etc.) ;
Supporter l'équipe marketing dans leurs demandes, notamment en récoltant les informations nécessaires (ex. : programme du spectacle, site internet), en contribuant au besoin, à la création de matériel publicitaire et promotionnel;
Exécuter les demandes ponctuelles du Producteur ou des membres de l’équipe de production des spectacles (directeurs de production, directeurs techniques);
Supporter le Producteur dans le développement des projets;
Autres tâches connexes liées à la fonction.

Compétences recherchées :

Autonomie et fortes habiletés organisationnelles axée sur la gestion de projets;
Souci du détail, rigueur, bonne gestion des priorités et débrouillardise ;
Capacités à mener plusieurs projets simultanément avec initiative, à travailler sous pression et en équipe;
Être autant à l’aise avec l’accomplissement de tâches cléricales/administratives (80% des tâches du poste) que sur le terrain;

Exigences du poste :

3 à 5 ans d'expérience dans un poste de coordination et/ou gestion de projet;
Expérience de travail dans un milieu artistique (spectacle, événementiel, télévision ou production audiovisuel) ou dans environnement similaire, un atout;
Intérêt marqué pour le spectacle vivant, principalement pour le théâtre ou la comédie musicale;
Maîtrise des logiciels de la suite Office, plus spécifiquement Excel et Teams
Maîtrise du français et de l’anglais, autant à l’oral qu’à l’écrit (tu pourrais communiquer régulièrement avec des partenaires anglophones dans ce rôle);
Connaissances des conventions collectives UDA, GUILDE, APASQ, un atout;
Un permis de conduire valide (une voiture un atout).