Type de poste: Permanent

Horaire : Temps plein (37.5h/semaine)

Mode: Hybride, proportion à déterminer avec le superviseur. La période d’intégration initiale de 2 semaines sera en présentiel à 100%.

Rôle
Sous la supervision du Directeur, Expérience Client, le ou la Responsable de l’administration aide à transformer et à traduire les activités opérationnelles en sources de revenus pour l’organisation. Organisée, minutieuse et autonome, cette personne assure le relais entre l’équipe de comptabilité et les équipes opérationnelles. Ce joueur ou cette joueuse-clé se sert de son excellent sens des communications et de sa maitrise de notre outil interne (Intranet) pour faire les suivis, identifier les informations manquantes, traquer et réconcilier les écarts, et s’assurer que les conditions de facturation prévues aux devis et contrats soient suivies en temps utile.

Responsabilités

Effectuer le traitement et l’assignation des devis pour l’ensemble des départements;
En collaboration avec la Directrice adjointe, Expérience client, le Directeur de production et la Coordonnatrice de production, être à l’affût des façons d’améliorer l’efficacité opérationnelle ou de réduire des irritants;
En collaboration avec l’équipe de comptabilité, s’occuper de la gestion et préparation de la facturation des contrats récurrents pour divers départements: hébergement, Marketing Web, plans de maintenance en production, comptes Abrizo, etc;
Assurer le relais entre les différents départements concernés et le département de comptabilité pour l’ensemble des questions de facturation;
Ouvrir des banques d’heures et des billets dans notre outil interne (Intranet);
Assurer le suivi des tâches internes et la gestion des informations dans l’intranet;
Générer des rapports nécessaires à la bonne facturation de l’entreprise;
Aller chercher et réconcilier l’information nécessaire auprès de différents intervenants (Gestionnaires de comptes, Chargés de projets, Coordonnatrice de production, Comptabilité, Service client) afin de procéder au traitement et à la catégorisation des devis et contrats;
Adapter au besoin des documents et modèles de développement d’affaires;
Assister l’équipe XC dans les communications clients;
Signaler aux bons responsables internes (Leads, GC, Directeur, Directrice adjointe) l’opportunité de renouveler certaines banques d’heures, si constatée dans le cadre de ses autres fonctions;
Au besoin et en appui à la responsable, assurer le suivi des dépenses médias pour le département de Marketing Web.

Formation
Diplôme d’études collégiales ou expérience équivalente

Expérience

Deux à trois ans d’expérience pertinente
Atout : Expérience acquise dans une PME, une startup, une agence, ou un autre milieu à rythme soutenu

Compétences techniques
Excellente connaissance de la Suite Microsoft Office

Compétences générales

Sens développé de l’organisation et des priorités
Excellente capacité de communication et de collaboration avec des équipes variées
Minutie et attention aux détails
Autonomie, débrouillardise, approche intrapreneuriale
Sens du service client
Volonté et capacité d’apprendre à maîtriser un nouvel outil (Intranet)

Avantages offerts

Bureaux bien aménagés et bien situés au cœur de la Petite-Italie à Montréal
Collations santé et café à volonté, douche sur place pour permettre de concilier exercice et journée de travail
Programme d’aide aux employés
Avantages sociaux après la période d’essai mutuelle : REER, assurances vie, invalidité, médicale et dentaire, compte de soins de santé, contribution à la passe de transport en commun ou au stationnement
Ambiance conviviale et occasions de socialisation (5 à 7 chaque jeudi, club de course, sorties thématiques, fêtes, etc.)
Approche collaborative de croissance et de développement professionnel