ADJOINT.E ADMINISTRATIF.TIVE - SUCCÈS CLIENTS

DÉTAIL DU POSTE: 
Vous êtes une personne polyvalent.e et rigoureux.se ? Vous aimez apporter votre aide aux équipes avec qui vous travaillez ? Super ! Nous sommes à la recherche d’un ou d’une adjoint.e administratif.tive pour apporter un soutien administratif à nos équipes et assurer le bon fonctionnement du bureau. 

L’adjoint.e administratif.tive appuie l’ensemble de nos gestionnaires dans leurs différentes tâches tant administratives que techniques liées aux projets en cours et à venir. Il/elle sait communiquer de façon claire et efficace avec nos diverses clientèles et réalise également un suivi de qualité avec elles. 

L’adjoint.e administratif.tive est une personne organisée qui s’assure que ses missions soient réalisées avec un haut niveau de précision et de rigueur.

L’adjoint.e administratif.tive travaille sous la responsabilité du Directeur des opérations.

LES PRINCIPAUX MANDATS ET RESPONSABILITÉS:

Gestion administrative des projets :

• Agir comme point de contact principal avec auprès de nos clients et experts
• Effectuer une gestion efficiente du service à la clientèle pour l’ensemble de nos projets
• Mettre à jour des bases de données clients (CRM)
• Transmettre des informations essentielles aux différentes équipes et superviseurs
• Assurer la gestion des contrats de service pour plusieurs projets
• Développer et mettre à jour les systèmes administratifs pour les rendre plus efficaces
• Maintenir un système efficace de classement et d’archivage informatique et manuel
• Préparer et effectuer le suivi de la facturation
• Organiser et planifier les rencontres 
• Effectuer la rédaction des procès-verbaux ainsi que tous les écrits utiles à la direction générale et des opérations
• Assurer un contrôle et un suivi rigoureux des échéances des différents rapports, documentations, contrats, et autres tout au long de l’année
• Supporter l’équipe des communications afin d’effectuer des démarches de prospection
• Faire part au directeur des opérations et/ou à la directrice générale de toutes anomalies détectées
• Apporter un soutien technique et administratif à l’ensemble des équipes
• Effectuer toutes autres tâches connexes afin d’assurer la continuité des services

QUALIFICATIONS ET EXIGENCES:

• Diplôme d’études en administration et/ou bureautique ou expérience équivalente
• Expérience confirmée d’un minimum de 3 ans dans un poste de soutien administratif ou service à la clientèle
• Excellente connaissance et habiletés avec les outils informatiques de la suite G suite et/ou Microsoft (calculs, prise de notes, présentation)
• Excellente habiletés de communication orale et écrite principalement en français, mais également en anglais
• Bonne connaissance des systèmes et des procédures de gestion de bureau
• Excellente compétence en gestion du temps et capacité à prioriser le travail
• Souci du détail et un grand sens des responsabilités et de l’organisation
• Rapidité d’apprentissage et facilité d’adaptation à de nouvelles façons de faire
• Expérience au sein d’un organisme à but non lucratif ou une petite entreprise (un atout)

APTITUDES PROFESSIONNELLES: 

• Aisance relationnelle
• Proactivité, autonomie et sens de l’initiative
• Rigueur 
• Polyvalence
• Jugement et discrétion
• Esprit d’analyse et de synthèse 

CE QUE NOUS AVONS À OFFRIR:
Faire partie de l’équipe de l’Institut TA c’est intégrer une organisation moderne et dynamique. C’est aussi travailler dans un milieu collaboratif, évolutif et surtout bienveillant. Car oui, le bien-être et l’épanouissement de nos employés sont notre priorité. L’une des raisons pour lesquelles l’Institut TA a su se démarquer et se faire une place dans le milieu de l’éducation au cours des 20 dernières années est la valorisation de nos talents. Nous avons fait de l’Institut un lieu où la voix de tous est entendue afin de faire écho à celles qui en ont besoin. 

Alors, ça vous interpelle?

Nous vous invitons à nous faire parvenir votre curriculum vitae ainsi qu’une lettre de motivation. Veuillez prendre note que nous communiquerons uniquement avec les candidats convoqués en entrevue.

* Le masculin est utilisé sans aucune discrimination et dans le seul but d’alléger le texte.

CONDITIONS D’EMPLOI ET BÉNÉFICES

• Poste permanent à temps plein de 35 heures par semaine
• Salaire: Entre 42,500$ et 55,000$ dépendamment de l’expérience
• Régime d’assurance collective: avantages vie, médical et dentaire, après 3 mois à l’emploi incluant un accès illimité à un service de télémédecine pour vous et votre famille
• Remboursement de certaines dépenses de déplacements 
• Travail en mode hybride: présence requise au bureau ou dans des événements 1-2 fois par semaine et au besoin
• Horaire flexible
• ​​Horaire d’été en juillet et août avec possibilité de finir à 12h 
• 3 semaines de vacances par an
• 10 jours de congés de maladie par année payés
• Fermé entre Noël et le jour de l’An (jours payés)