Coordonnateur(trice) senior aux événements et aux activités de financement

Québec
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Description

Sous l’autorité de la Direction générale, la personne est responsable des événements et des activités de financement de la Fondation IUCPQ. Elle s’assure d’optimiser les résultats en posant des actions stratégiques afin de permettre le développement des événements et de préserver le lien avec les partenaires, les donateurs et les bénévoles. Cette personne sera appelée à jouer un rôle clé dans la transmission et le bon maintien des événements tout en assurant la marque et les valeurs de l’organisme. Elle aura pour mandat, au même titre que les autres employés, de voir à l’augmentation des revenus de la Fondation.

Principales responsabilités

  • Mettre en œuvre les deux événements phares de la Fondation (Soirée Au cœur de vos passions et le Cyclo-Défi IUCPQ) en établissant des échéanciers précis qui permettront l’atteinte des objectifs;
  • Superviser l’ensemble des activités de financement;
  • Contribuer à la recherche de commandites pour assurer le succès financier des événements;
  • Superviser la personne en charge des événements de collecte de fonds de tiers partis.

Fonctions spécifiques

En collaboration avec la Direction générale :

  • Recruter les bénévoles du comité organisateur;
  • Élaborer les objectifs financiers;
  • Assurer un suivi rigoureux du budget;
  • Coordonner les activités de sollicitation des événements de la Fondation, gérer les réservations, la facturation et le suivi des paiements;
  • Participer à l’identification des partenaires potentiels;
  • Analyser la rentabilité des activités et développer des stratégies pour les bonifier.

En collaboration avec la coordonnatrice aux communications et au marketing :

  • Établir des stratégies de communication et de promotion des événements;
  • Rédiger les plans de partenariat, les outils de communication, les lettres de sollicitation et de remerciements;
  • Mettre à jour le contenu du site Internet en lien avec les événements.

En collaboration avec le secteur de l’administration et des finances :

  • Assurer le volet administratif (facturation et perception) des événements;
  • Gérer les inscriptions aux événements.

Comités organisateurs

  • Coordonner et animer les rencontres des comités organisateurs;
  • Rédiger les comptes rendus de rencontres;
  • Soutenir les membres du comité dans leurs sollicitations.

Partenariats

  • Effectuer des approches, des relances et des suivis;
  • Faire approuver les visuels et s’assurer du respect de la visibilité proposée;
  • Bâtir les rapports de visibilité et les acheminer aux partenaires.

Production d’événement

  • Assurer la mise en place, la coordination, le développement et le suivi des événements‐bénéfice et des activités tierces de la Fondation;
  • Assurer le volet logistique des événements;
  • Établir un scénario précis, coordonner les suivis et assurer les relations avec tous les intervenants et participants;
  • Orchestrer la production de tous les outils de communication des événements (programme, publicités, panneaux de remerciements, vinyles, etc.);
  • Négocier et rédiger les ententes avec les fournisseurs de biens et services et effectuer les achats requis;
  • Assurer un service client impeccable et répondre aux demandes des participants;
  • Recruter et superviser les bénévoles pour chacun des événements;
  • Préparer divers documents de présentation, d’information et de correspondance;
  • Produire le bilan des événements et en assurer le suivi;
  • Effectuer toutes autres tâches reliées aux événements.

Exigences

  • Diplôme universitaire dans une discipline appropriée ou toute expérience professionnelle équivalente;
  • Minimum de 7 ans d’expérience dans le domaine de la gestion des événements;
  • Connaissances de la philanthropie;
  • Excellente qualité du français (oral et écrit), anglais (atout);
  • Maîtrise de la suite Office;
  • Connaissance du logiciel ProDon et Logilys (atout);
  • Disposition à travailler le soir et les fins de semaine lors de réunions et d’événements;
  • Permis de conduire valide

Compétences

  • Capacité à travailler sous pression
  • Habiletés en relations interpersonnelles
  • Autonomie, leadership et initiative
  • Souci du détail et respect des délais
  • Sens de l’organisation et des priorités
  • Esprit d’analyse et de synthèse
  • Habiletés pour la communication écrite et verbale
  • Aptitudes pour le service à la clientèle
  • Jugement, rigueur, intégrité et doigté
  • Rapidité d’exécution

Conditions de travail concurrentielles

  • Poste permanent (35 h/semaine);
  • Salaire à discuter selon expérience;
  • Assurances collectives et REER

Date d’entrée en fonction : le plus rapidement possible.

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